วิธีดูจดหมายทั้งหมดใน Outlook

Microsoft Outlook มีให้บริการใน 2 เวอร์ชัน ได้แก่ MS Outlook 2019 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ MS Office Suite และ Office 365 Outlook ซึ่งเป็นบริการแบบสมัครสมาชิก

บริการทั้งสองมีเวอร์ชันเดสก์ท็อปและเวอร์ชันเว็บ นอกจากนี้ยังอนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชีและตัวเลือกการปรับแต่งอื่น ๆ อีกมากมาย

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีดูอีเมลทั้งหมดจากบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook และเราจะกล่าวถึงวิธีอื่นๆ ในการกรองและค้นหาอีเมลของคุณใน Outlook เพื่อจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

วิธีดูจดหมายทั้งหมดใน Outlook

หากคุณพบปัญหาในการดูจดหมายทั้งหมดใน Outlook อาจเป็นเพียงเรื่องของการจัดระเบียบบานหน้าต่างนำทางของคุณ หากคุณไม่เห็นโฟลเดอร์หรืออีเมลใดๆ ของคุณ นั่นเป็นเพราะพวกเขามีแนวโน้มที่จะย่อเล็กสุด โชคดีที่มันแก้ไขได้ง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือ:

1. คลิกที่แท็บ "ดู" บนแถบเครื่องมือ
   
2. จากนั้นเลือก “บานหน้าต่างโฟลเดอร์”
   
3. หากเลือก “Minimized” ให้เปลี่ยนเป็น “Normal”
   

แค่นั้นแหละ. ตอนนี้ คุณจะสามารถเห็นโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณในขณะที่คุณจัดเรียง

วิธีดูจดหมายทั้งหมดใน Outlook 365

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว MS Outlook 2019 และ Office 365 Outlook มีความแตกต่างบางประการเกี่ยวกับวิธีการซื้อ

ยังมีข้อแตกต่างอื่นๆ อีกประการหนึ่งคือ Outlook 2019 กำหนดให้ผู้ใช้ต้องซื้อการอัปเกรด ในขณะที่ผู้ใช้ Office 365 จะได้รับการอัปเกรดฟรี อย่างไรก็ตาม ในแง่ของไคลเอนต์อีเมล Outlook และฟังก์ชันการทำงาน ทั้งสองจะเหมือนกัน

หากคุณใช้ Outlook สำหรับบัญชีอีเมลหลายบัญชี การค้นหาแต่ละบัญชีแยกกันอาจเป็นงานที่ใช้เวลานาน ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราจะแสดงวิธีการดูจดหมายจากบัญชี Outlook ทั้งหมดในคราวเดียว

1. คลิกที่กล่องขาเข้าของหนึ่งในบัญชี Outlook ของคุณ
   
2. ในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้าจอ ให้ป้อน “โฟลเดอร์: กล่องจดหมาย”
   
3. นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตัวกรองในแผงการนำทางเพื่อกำหนดระยะเวลา
4. ถัดไป ในแถบค้นหา ให้คลิกที่ลูกศรชี้ลงถัดจากตัวเลือก "กล่องจดหมายปัจจุบัน"
   
5. จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก “กล่องจดหมายทั้งหมด”
   

ตอนนี้ คุณจะสามารถดูอีเมลทั้งหมดจากบัญชีกล่องขาเข้าทั้งหมดของคุณพร้อมกันในช่วงเวลาที่คุณกำหนดไว้ ครั้งต่อไปที่คุณต้องการดูจดหมายทั้งหมด คุณจะพบเส้นทางนี้ในตัวเลือก “การค้นหาล่าสุด” บนแผงการนำทาง

วิธีดูจดหมายทั้งหมดใน Outlook บน iPhone

ผู้ใช้ Outlook จะได้รับประโยชน์จากการใช้แอป Outlook ในขณะเดินทาง ใช้งานได้ทั้งกับ อุปกรณ์ iPhoneและAndroidและมีอินเทอร์เฟซที่ยอดเยี่ยมเหมือนกันสำหรับทั้งสองระบบปฏิบัติการ

อย่างไรก็ตาม มันไม่มีตัวเลือกการตั้งค่าทั้งหมดที่มีอยู่ในไคลเอนต์เดสก์ท็อป ดังนั้นคุณต้องปรับการตั้งค่าก่อน อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่สามารถดูจดหมายทั้งหมดในแอป Outlook ได้ อาจเป็นไปได้ว่าจดหมายเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์ “กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส”

Outlook ตั้งค่า "กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส" และ "อื่นๆ" เป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นสองโฟลเดอร์สำหรับจดหมายขาเข้า หากคุณคาดว่าจะมีข้อความแต่ไม่เห็น คุณอาจต้องค้นหา "อื่นๆ" เพื่อตรวจสอบว่ามีข้อความนั้นอยู่หรือไม่ ข่าวดีก็คือคุณสามารถปิดใช้งานคุณลักษณะนี้และมีกล่องจดหมายรวมเพียงกล่องเดียว นี่คือวิธีการ:

1. เปิดแอป Outlook แล้วคลิกตัวเลือก "การตั้งค่า" ที่มุมล่างขวาของหน้าจอ
   
2. เลื่อนลงและค้นหาตัวเลือก "กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส" ซึ่งมีคุณสมบัติสลับอยู่ข้างๆ
   
3. ปิดปุ่มสลับ
   

ตอนนี้คุณจะสามารถดูอีเมลในกล่องจดหมายทั้งหมดได้พร้อมกัน หากคุณเลือกที่จะอนุญาตให้ Outlook กรองข้อความของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือสลับปุ่ม "กล่องจดหมายเข้าที่โฟกัส" กลับเป็นเปิด

วิธีดูจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดใน Outlook

พวกเราส่วนใหญ่ได้รับอีเมลจำนวนมากจนมักจะกองพะเนินเทินทึก ก่อนที่คุณจะรู้ตัว มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากในกล่องจดหมายของคุณ แต่อาจอยู่ในโฟลเดอร์อื่นหรืออยู่ไกลจากรายการมากเกินไป

โชคดีที่มีวิธีดูอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดใน Outlook นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำ:

1. เปิดไคลเอนต์อีเมล Outlook ของคุณและไปที่แผงการนำทาง
2. คลิกที่ "ยังไม่ได้อ่าน" ภายใต้ "ค้นหากล่องจดหมายปัจจุบัน"
   
3. จากนั้น คุณสามารถเปลี่ยนจาก "กล่องจดหมายปัจจุบัน" เป็น "กล่องจดหมายทั้งหมด" ได้อีกครั้ง หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีใน Outlook
   

Outlook จะแสดงเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดจากโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดจากทุกบัญชีอีเมลที่ใช้งานอยู่

วิธีดูรายการจดหมายทั้งหมดใน Outlook

บางทีคุณอาจกำลังค้นหาบางอย่างใน Outlook และดูเหมือนจะไม่พบที่ใดเลย อาจเป็นไปได้ว่าไฟล์นั้นถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่คุณลืมไปหมดแล้ว

Outlook ให้ตัวเลือกแก่คุณในการค้นหาโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อย แต่ยังช่วยให้คุณขยายขอบเขตและใช้ตัวเลือก "รายการ Outlook ทั้งหมด" นี่คือวิธี:

1. ใช้คุณลักษณะ "ตัวกรอง" บนแผงการนำทางเพื่อเพิ่มพารามิเตอร์ที่รู้จักของสิ่งที่คุณกำลังมองหา มีให้เลือกมากมาย เช่น ค้นหาตามหมวดหมู่ ผู้รับ ไฟล์แนบ และอื่นๆ
   
2. จากนั้นที่ด้านบนของแผง ให้สลับจาก "โฟลเดอร์ปัจจุบัน" เป็น "รายการ Outlook ทั้งหมด" จากเมนูแบบเลื่อนลง
   

เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะเห็นโฟลเดอร์ “PersonMetadata” ที่สร้างและใช้งานโดย Outlook Customer Manager (OCM) อย่าตื่นตระหนกกับสิ่งนั้น นี่เป็นบริการที่เลิกใช้แล้วตั้งแต่เดือนมิถุนายนปี 2020 แต่บางครั้ง Outlook ก็ยังแสดงอยู่ นี้มีแนวโน้มที่จะมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

วิธีดูจดหมายที่ส่งทั้งหมดใน Outlook

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถดูอีเมลที่ได้รับทั้งหมดจากบัญชี Outlook ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถดูอีเมลที่ส่ง โดยปกติแล้ว โฟลเดอร์ “Sent Items” จะอยู่ใต้โฟลเดอร์ “Inbox” ในไคลเอนต์อีเมล เว้นแต่คุณจะเปลี่ยนลำดับของโฟลเดอร์

ขออภัย หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชี คุณจะไม่สามารถดูบัญชีทั้งหมดพร้อมกันได้ เช่นเดียวกับอีเมลที่ได้รับ สิ่งที่คุณทำได้คือคลิกที่แต่ละโฟลเดอร์แยกกันและใช้ตัวกรองการค้นหาเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ

วิธีตั้งค่าโฟลเดอร์ "All Mail" ใน Outlook

ถ้าคุณต้องการรวมจดหมายจากหลาย ๆ โฟลเดอร์เป็นโฟลเดอร์เดียว นั่นคือตัวเลือกที่คุณมีใน Outlook วิธีการที่อธิบายด้านล่างนี้ใช้กับทั้ง Outlook 2019 และ Outlook 365 นี่คือสิ่งที่คุณทำ:

1. คลิกที่ตัวเลือก "ค้นหาโฟลเดอร์" ที่บานหน้าต่างด้านซ้ายใน Outlook
2. จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก "โฟลเดอร์ค้นหาใหม่"
3. เลื่อนไปที่ด้านล่างสุดแล้วเลือก "สร้างโฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเอง" แล้วคลิก "เลือก"
4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ใหม่ของคุณ เช่น “จดหมายทั้งหมด”
5. จากนั้นคลิก "เรียกดู" และเลือกโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการให้เป็นส่วนหนึ่งของการค้นหาใหม่
6. เมื่อคุณคลิก “ตกลง” ระบบจะถามว่าคุณต้องการระบุเกณฑ์การค้นหาเพิ่มเติมหรือไม่ และถ้าคุณต้องการดำเนินการต่อเช่นนี้
7. คลิก “ใช่” แล้วคลิก “ตกลง” อีกครั้ง

ตอนนี้คุณจะมีโฟลเดอร์ “All Mail” ที่เก็บอีเมลทั้งหมดของคุณจากทุกโฟลเดอร์ที่คุณเลือก

คำถามที่พบบ่อยเพิ่มเติม

บางทีคุณอาจมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูอีเมลทั้งหมดใน Outlook หวังว่าสิ่งเหล่านี้จะทำให้ภาพสมบูรณ์

ฉันจะแสดงอีเมลทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร

วิธีที่รวดเร็วและตรงไปตรงมาในการแสดงอีเมลทุกฉบับจากทุกโฟลเดอร์ใน Outlook คือการใช้วิธีการที่ระบุไว้ด้านบนและสร้างโฟลเดอร์ "All Mail" แบบกำหนดเอง แต่นั่นจะใช้ได้กับบัญชี Outlook แต่ละบัญชีแยกกันเท่านั้น

ฉันจะดูข้อความทั้งหมดใน Outlook ได้อย่างไร

คุณสามารถดูข้อความที่ได้รับทั้งหมดจากหลายบัญชีใน Outlook เท่านั้น ใช้ไม่ได้กับรายการที่ส่งและโฟลเดอร์อื่นๆ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรองของแผงการนำทางเพื่อระบุผู้ส่ง ว่าอีเมลนั้นยังไม่ได้อ่าน หรือหากมีไฟล์แนบ เป็นต้น

ฝึกฝนประสบการณ์ Outlook ของคุณให้เชี่ยวชาญ

Microsoft Outlook เป็นหนึ่งในไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมและซับซ้อนที่สุด ใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจรายละเอียดทั้งหมดและเรียนรู้วิธีใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

หากคุณเป็นคนประเภทที่ส่งและรับอีเมลจำนวนมาก การกรองสิ่งต่างๆ มักจะหมายถึงการดูอีเมลทั้งหมดและเริ่มต้นจากที่นี่ หวังว่าคุณจะสามารถไปยังส่วนต่างๆ ของ Outlook ได้สำเร็จและไม่วางอีเมลผิดที่อีกต่อไป

คุณจัดระเบียบอีเมล Outlook ของคุณอย่างไร? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง