วิธีลบเอกสารทั้งหมดใน Google เอกสาร

การลบไฟล์ใน Google เอกสารไม่ควรเป็นเรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป เรามักพบว่าตัวเองมีไฟล์ รูปภาพ เพลง และข้อมูลมูลค่าหลายปีที่เราไม่ต้องการอีกต่อไป หาก Google เอกสารของคุณเริ่มเต็มเล็กน้อย ทำให้ยากต่อการค้นหาเอกสาร มีวิธีจัดระเบียบและลบเนื้อหาที่ไม่ต้องการ

บางครั้งคุณอาจพบว่าตัวเองกำลังดูรายการไฟล์ทั้งหมดที่คุณไม่ต้องการ ไม่จำเป็น หรือแค่ไม่มีที่ว่างพอ

โดยส่วนตัวแล้ว ไม่ใช่เรื่องแปลกที่รายการ Google เอกสารของฉันจะแสดงไฟล์ที่ไม่มีชื่อจำนวนมาก เอกสารที่ซ้ำกัน และเอกสารที่ใช้ร่วมกันที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป Google ทำให้การบันทึกและแชร์ไฟล์เป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ ซึ่งหลังจากนั้นไม่นาน เอกสารเหล่านั้นจะทำให้ Google ไดรฟ์ของคุณรกรุงรัง ทำให้คุณไม่เป็นระเบียบ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเพิ่มระดับความเครียดของคุณ

ดังนั้นคุณจะลบไฟล์ที่ไม่ต้องการเหล่านี้ได้อย่างไร มีไฟล์ที่ควรค่าแก่การรักษาหรือไม่ และไฟล์ที่คุณเลือกลบหายไปจริงหรือไม่

คุณจะพบว่า Google ไดรฟ์จะมีประโยชน์กับคุณในกระบวนการนี้ ดังนั้นการเรียนรู้การใช้ Google ไดรฟ์ให้ดีจะเป็นประโยชน์กับคุณ

วิธีการลบไฟล์ออกจาก Google Docs

ชื่อเรื่องอาจเขียนว่า 'หลายรายการ' แต่ฉันจะกล่าวถึงวิธีการที่ใช้ในการลบแต่ละไฟล์ด้วย หากต้องการลบไฟล์เดียวออกจากรายการ Google เอกสารของคุณ:

1. ขณะอยู่ใน Google เอกสาร ให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการลบและคลิกซ้ายที่ไอคอนเมนู (ระบุด้วยจุดแนวตั้งสามจุด) สำหรับไฟล์นั้น
   
2. จากตัวเลือกที่มีให้ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือกลบเพื่อลบออกจากรายการของคุณ
   
3. กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของหน้าจอเพื่อระบุว่าไฟล์ถูกย้ายไปที่ถังขยะแล้ว ทางด้านขวาของกล่องโต้ตอบคือตัวเลือกเลิกทำ คลิก เลิกทำหากคุณลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ
   

วิธีลบเอกสารหลายฉบับ

Google เอกสารไม่ได้มีไว้สำหรับจัดระเบียบเอกสารของคุณ คุณไม่สามารถลบไฟล์หลายไฟล์พร้อมกันได้ คุณจะต้องตรงไปที่ Google Drive แทน โชคดีที่คุณสามารถลบเอกสาร Google หลายฉบับออกจาก Google Drive

ดึงรายการไฟล์ที่ปิด

คลิกซ้ายที่ไฟล์ที่คุณต้องการลบ หากเป็นไฟล์เดียวที่คุณต้องการลบ คุณสามารถคลิก ไอคอน ถังขยะที่ด้านซ้ายบนหรือคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกลบจากเมนู

หากต้องการลบหลายไฟล์ หลังจากคลิกซ้ายที่ไฟล์แรก ให้กดปุ่ม CTRLค้างไว้แล้วคลิกซ้ายที่ไฟล์ที่เหลือแต่ละไฟล์ที่คุณต้องการลบ

ทำเช่นนี้ต่อไปจนกว่าไฟล์ทั้งหมดจะถูกเลือก หากไฟล์ที่คุณต้องการลบอยู่ติดกัน คุณสามารถกด แป้น Shift ค้างไว้ หลังจากเลือกไฟล์แรก จากนั้นคลิกไฟล์สุดท้ายในกลุ่มที่คุณต้องการลบ

เมื่อเลือกไฟล์ทั้งหมดแล้ว ให้คลิกขวาที่ไฟล์ใดไฟล์หนึ่งแล้วเลือกRemoveจากเมนูหรือคลิก ไอคอน ถังขยะที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง

ไฟล์ทั้งหมดที่เลือกจะถูกย้ายไปที่ถังขยะ

การเก็บถาวร/การซ่อน Google เอกสารเก่าที่ใช้ร่วมกันและแกลเลอรีเทมเพลต

หากคุณกำลังมองหาการล้างข้อมูลอย่างรวดเร็วใน Google เอกสาร มีวิธีง่ายๆ ในการซ่อนเอกสารที่แชร์กับคุณ บ่อยครั้งที่เราพบว่า Google ไดรฟ์ของเรารกไปด้วยไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งอาจทำให้กลัวที่จะลบทิ้งทั้งหมด

มีตัวเลือกเพียงคลิกเดียวเพื่อล้างลักษณะที่ปรากฏของ Google เอกสารของคุณ ในขณะที่เก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

หากต้องการซ่อนเอกสารที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ ให้ทำดังนี้

คลิกเพื่อเปิดและเลือก "ไม่ได้เป็นเจ้าของโดยฉัน" Google เอกสารของคุณจะแสดงเฉพาะเอกสารที่มีการแบ่งปันกับคุณเท่านั้น

คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อกรองไฟล์ใดๆ ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของออก ทำให้การลบเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปทำได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ หากทำให้คุณสูญเสียรายการเทมเพลตไป คุณสามารถทำได้โดยการเปิดเมนู (ระบุด้วยจุดแนวตั้งสามจุด) ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของคำว่า 'TEMPLATE GALLERY' และเลือกซ่อนเทมเพลต

ลบประวัติการแก้ไขของคุณ

คุณลักษณะหนึ่งของ Google ไดรฟ์คือการแก้ไขเอกสารของคุณจะได้รับการบันทึกโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ หากต้องการดูรายการการแก้ไข คุณสามารถกดCTRL+ALT+SHIFT+Hพร้อมกัน แม้ว่าฟีเจอร์นี้จะมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อหากคุณเคยวางแผนที่จะเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารหรือเพียงแค่ต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คุณอาจไม่ต้องการให้คนอื่นสอดรู้สอดเห็น

ตามค่าเริ่มต้น หลังจาก 30 วัน ประวัติการแก้ไขทั้งหมดจะลบตัวเองโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม การรอคอยนี้อาจนานเกินไปสำหรับบางคน ตัวเลือกเดียวที่เหลืออยู่คือการบังคับให้ Google ไดรฟ์ลบประวัติการแก้ไขโดยสมบูรณ์ในทันที และคุณจะต้องทำสำเนาของเอกสารนั้น

สิ่งที่คุณต้องทำคือ:

1. ลงชื่อเข้าใช้ Google Drive และคลิกขวาที่เอกสารที่มีประวัติการแก้ไขที่คุณต้องการลบ
   
2. เลือก'ทำสำเนา'จากเมนูป๊อปอัป
   
3. เมื่อทำสำเนาแล้ว ให้เลือกลบเอกสารที่เพิ่งคัดลอก (ไม่ใช่สำเนา) หรือเลือกเอกสารแล้วคลิกไอคอนถังขยะที่ด้านบนขวา การดำเนินการนี้จะไม่เพียงลบเอกสาร แต่ยังรวมถึงประวัติการแก้ไขด้วย
   
4. จากนั้น คลิกขวาที่สำเนาของเอกสารที่คุณเพิ่งลบ และเลือกเปลี่ยนชื่อจากเมนูป๊อปอัป เปลี่ยนชื่อเอกสารของคุณเป็น ชื่อเดิมหรือตั้งชื่อใหม่ จากนั้นคลิกตกลง
   
5. หากต้องการยืนยัน ให้เปิดเอกสารแล้วคลิก "ไฟล์" เลือก “ดูประวัติเวอร์ชัน” จากเมนูและดูว่าไม่มีประวัติการแก้ไขเพิ่มเติมสำหรับเอกสาร
   

ล้างถังขยะ (การลบถาวร)

จนถึงตอนนี้ คุณได้นำเฉพาะไฟล์และเอกสารออกจากมุมมองเท่านั้น ในการลบไฟล์อย่างถาวร คุณจะต้องดำดิ่งลงถังขยะเล็กน้อย เมื่อไฟล์ถูกลบอย่างถาวรแล้ว ทุกคนที่คุณแบ่งปันไฟล์ด้วยจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้

กลับไปที่ Google Drive แล้วแตะที่ 'ถังขยะ' จากไอคอนเมนู คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการลบ แล้วแตะ 'ลบถาวร' จดบันทึกตัวเลือก 'กู้คืน' ที่นี่ด้วย หากคุณลบรายการโดยไม่ตั้งใจ คุณสามารถกู้คืนได้จากโฟลเดอร์ถังขยะใน Google ไดรฟ์

โอนสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์

หากคุณมีไฟล์ที่แชร์ (ซึ่งคุณเป็นเจ้าของ) ที่มีความสำคัญต่อไฟล์ที่ถูกแชร์ด้วย คุณสามารถโอนความเป็นเจ้าของให้กับไฟล์เหล่านั้นได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน

ใครก็ตามที่คุณแชร์โฟลเดอร์หรือไฟล์ด้วยสามารถอ้างสิทธิ์ความเป็นเจ้าของได้ หากคุณยินดีจะสละสิทธิ์ หากต้องการให้สิทธิ์ความเป็นเจ้าของไฟล์แก่บุคคลที่แชร์แต่เพียงผู้เดียว:

1. ไปที่ Google Drive แล้วเลือกโฟลเดอร์สำหรับโอนความเป็นเจ้าของ หากคุณต้องการเลือกหลายโฟลเดอร์ ให้กดแป้น CTRLค้างไว้ในขณะที่เลือกแต่ละโฟลเดอร์ หรือกดShift ค้างไว้ หากไฟล์ถูกจัดเรียงติดต่อกัน
   
2. คลิก ไอคอน แบ่งปันที่ด้านบนขวา (ระบุโดยภาพเงาของบุคคลที่มีเครื่องหมาย '+')
   
3. หน้าต่าง "แบ่งปันกับบุคคลและกลุ่ม" จะเปิดขึ้น เลือกชื่อบุคคลที่คุณต้องการให้เป็นเจ้าของ
   
4. ทางด้านขวาของชื่อเจ้าของในอนาคต ให้คลิกไอคอนที่มีลูกศรชี้ลง แล้วเปลี่ยนเป็น "สร้างเจ้าของ"
   
5. กล่องป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง เลือก "ใช่" เพื่อยืนยัน
   
6. คลิกเสร็จสิ้นเพื่อให้การโอนมีผล
   

คุณยังคงแก้ไขโฟลเดอร์ได้แม้ว่าจะโอนความเป็นเจ้าของแล้วก็ตาม เจ้าของใหม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะยกเลิกการเข้าถึงหรือไม่ ตอนนี้คุณสามารถลบโฟลเดอร์ออกจากรายการ Google Drive ของคุณโดยปล่อยให้เจ้าของใหม่ปลอดภัย

File Shredder (ลบไฟล์ทั้งหมด)

หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดให้ดี:

1. ขณะอยู่ใน Google ไดรฟ์ ที่เมนูด้านซ้าย ให้เลือกถังขยะ
   
2. ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ทั้งหมดในรายการเป็นไฟล์ที่คุณต้องการลบออกทั้งหมด
   
3. ที่ส่วนบนของรายการไฟล์ ให้คลิกล้างถังขยะเพื่อลบรายการทั้งหมดในรายการอย่างถาวร