วิธีเพิ่มรายการแบบหล่นลงใน Excel

Excel มีประโยชน์ในการจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมไว้ในที่เดียว อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อมูลที่จัดเรียงของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้น ความถูกต้องของข้อมูลของคุณจึงอาจได้รับผลกระทบ การแนะนำรายการแบบเลื่อนลงในสเปรดชีต Excel ของคุณช่วยให้คุณลดความซับซ้อนและปรับปรุงการป้อนข้อมูล ลดข้อผิดพลาด และรักษาความสอดคล้องทั่วทั้งสเปรดชีตของคุณ

บทความนี้จะแสดงวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel ทีละขั้นตอนเพื่อให้การป้อนข้อมูลของคุณง่ายขึ้น

การสร้างรายการแบบเลื่อนลง

มีสองวิธีหลักในการสร้างรายการดรอปดาวน์ภายใน Excel: การตรวจสอบข้อมูลและการใช้ตาราง Excel บทความนี้จะแนะนำทั้งสองวิธีเพื่อให้คุณเข้าใจวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลง

การใช้การตรวจสอบข้อมูล

การตรวจสอบข้อมูลเป็นคุณลักษณะภายใน Excel ที่จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดข้อจำกัดว่าจะป้อนข้อมูลใดลงในเซลล์ได้บ้าง การตรวจสอบข้อมูลสามารถใช้เพื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มรายการแบบเลื่อนลง
   
2. ค้นหาและเลือกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel
   
3. ภายในกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล" ให้คลิก "การตรวจสอบข้อมูล" ซึ่งกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
   
4. ในกล่องโต้ตอบนี้ ให้ไปที่แท็บ "การตั้งค่า"
   
5. คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง "อนุญาต" และเลือก "รายการ" เพื่อบอก Excel ว่าคุณต้องการสร้างรายการตัวเลือก
   
6. จากช่อง "แหล่งที่มา" คุณสามารถพิมพ์รายการตัวเลือกได้โดยตรงหรือไฮไลต์เซลล์ที่มีตัวเลือกของคุณ
   
7. เมื่อป้อนตัวเลือกของคุณแล้ว ให้กด "ตกลง" เพื่อใช้การตรวจสอบ
   

พอใช้ Data Validation แล้วคลิกเซลล์ที่เลือก ลูกศรเล็กๆ จะโผล่มา เมื่อคลิกลูกศร คุณจะสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือกจากรายการของคุณได้

ด้วยการใช้วิธีการตรวจสอบข้อมูล คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์แบบง่ายๆ ใน Excel ได้ ในทางกลับกัน หากคุณใช้ชุดข้อมูลที่ซับซ้อนหรือใหญ่กว่า การใช้ตาราง Excel ก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

การปรับแต่งรายการแบบเลื่อนลง

เมื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลงแล้ว คุณสามารถแก้ไขสิ่งนี้ได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น หากรายการของคุณมีผลิตภัณฑ์สำหรับธุรกิจ คุณสามารถแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ผ่านทางรายการแหล่งที่มา หรือคุณสามารถลบออกได้โดยการลบออกจากรายการแหล่งที่มา ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถแก้ไขรายการที่มีอยู่แล้วในรายการหรือระบุข้อจำกัดในการป้อนข้อมูลเพื่อจำกัดข้อมูลเพิ่มเติมที่สามารถเพิ่มได้

การเพิ่ม/การลบรายการในรายการแบบเลื่อนลง

หากคุณต้องการเพิ่มหรือลบตัวเลือกออกจากรายการดรอปดาวน์ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดแผ่นงานด้วยรายการดรอปดาวน์ของคุณ
2. คลิกที่เซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลง
   
3. ไปที่แท็บ "ข้อมูล"
   
4. คลิกที่ “การตรวจสอบข้อมูล”
   
5. ในรายการ "แหล่งที่มา" ของช่องการตรวจสอบข้อมูล ให้เพิ่มรายการใหม่โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค หรือลบรายการที่คุณต้องการลบ
   
6. คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
   

ขณะนี้รายการแบบเลื่อนลงจะรวมรายการใหม่ หรือหากคุณลบรายการแล้ว รายการเหล่านั้นจะไม่ปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงของเวิร์กชีตของคุณอีกต่อไป

การแก้ไขรายการในรายการแบบเลื่อนลง

หากต้องการแก้ไขรายการใด ๆ ในรายการแบบเลื่อนลง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดแผ่นงานที่มีรายการดรอปดาวน์
2. เลือกเซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลง
   
3. ไปที่แท็บ "ข้อมูล"
   
4. ไปที่ "การตรวจสอบข้อมูล"
   
5. ในรายการ "แหล่งที่มา" ของช่องการตรวจสอบข้อมูล ให้แก้ไขรายการตามต้องการ
   
6. คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง รายการที่แก้ไขจะปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง
   

การระบุข้อจำกัดในการป้อนข้อมูล

เพื่อให้ป้อนข้อมูลได้อย่างถูกต้องในรูปแบบที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถกำหนดข้อจำกัดเฉพาะเกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถป้อนได้

ซึ่งอาจรวมถึงรูปแบบหรือความยาวของเซลล์ ตัวอย่างเช่น หากรายการของคุณมีผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย พวกเขาจะต้องป้อนผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง หากพวกเขาไม่ป้อนผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง พวกเขาจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ด้วยการระบุข้อจำกัดในการป้อนข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนข้อความข้อความแสดงข้อผิดพลาดเพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ถูกต้องในรูปแบบที่ถูกต้องได้ สิ่งนี้จะช่วยทั้งประสบการณ์ผู้ใช้และให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ด้านล่างนี้คือรายการวิธีระบุข้อจำกัดในการป้อนข้อมูล:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการใช้การตรวจสอบข้อมูล
   
2. ไปที่แท็บ "ข้อมูล"
   
3. คลิกที่ “การตรวจสอบข้อมูล”
   
4. ในแท็บ "การตั้งค่า" ของช่องการตรวจสอบข้อมูล ให้ป้อนเกณฑ์การตรวจสอบที่คุณต้องการ
   
5. กำหนดค่าเกณฑ์ของคุณตามความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจำกัดการป้อนข้อมูลให้เป็นวันที่ระหว่างช่วงที่ระบุ ให้เลือก "วันที่" เป็นเกณฑ์การตรวจสอบ และเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่คุณต้องการ
   
6. รวมข้อความอินพุตและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหากจำเป็น
   
7. คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกและใช้การตั้งค่าใหม่ของคุณ
   

เมื่อใช้ตัวเลือกเหล่านี้ คุณสามารถปรับรายการแบบเลื่อนลงให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของโครงการของคุณได้

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เมื่อใช้รายการแบบเลื่อนลงของคุณ

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel แล้ว คุณควรเรียนรู้วิธีใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้รับประสิทธิภาพสูงสุดจากข้อมูลของคุณ เคล็ดลับในการใช้รายการแบบเลื่อนลงมีดังนี้

อัปเดตรายการอยู่เสมอ

อัปเดตแผ่นงานของคุณด้วยข้อมูลล่าสุดที่มีอยู่เป็นประจำเพื่อรักษาผลลัพธ์ที่ถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล

ปกป้องแผ่นงานของคุณ

เพิ่มรหัสผ่านลงในแผ่นงานโดยรวมเพื่อหยุดการเปลี่ยนแปลงข้อมูลดรอปดาวน์ของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณยังสามารถล็อกแต่ละเซลล์ได้เพื่อไม่ให้ใครสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่รวมอยู่ในรายการของคุณได้

นอกจากนี้ โดยการคลิกขวาที่แท็บซึ่งมีรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของคุณอยู่ จากนั้นการกด "ซ่อน" จะซ่อนแท็บดังกล่าว ทำให้ผู้ใช้รายอื่นค้นหาและแก้ไขได้ยากขึ้น

ฝึกอบรมผู้ใช้แผ่นงานของคุณ

ให้ผู้ใช้ของคุณทราบถึงวิธีการใช้แผ่นงานของคุณอย่างถูกต้อง เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ได้

การเรียนรู้รายการแบบเลื่อนลงของคุณ

การรวมรายการแบบเลื่อนลงในสเปรดชีตของคุณไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสบการณ์การป้อนข้อมูลของผู้ใช้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนนั้นถูกต้องและอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องเพื่อให้คุณวิเคราะห์ได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากความง่ายในการแก้ไขรายการแบบเลื่อนลง คุณสามารถอัปเดตหรือลบตัวเลือกได้ตามความเหมาะสม ในขณะที่ยังคงการควบคุมระดับสูงผ่านการป้องกันแผ่นงานและการล็อคเซลล์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถแก้ไขรายการแหล่งที่มาได้

ด้วยการใช้ขั้นตอนที่ให้ไว้ในบทความนี้เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ของคุณเองบน Excel คุณสามารถทำให้โครงการส่วนตัวหรือโครงการระดับมืออาชีพของคุณสามารถแก้ไขปัญหาความท้าทายด้านข้อมูลของคุณได้มากขึ้น

คุณเคยใช้เคล็ดลับใดๆ ที่รวมอยู่ในบทความนี้เพื่อช่วยสร้างรายการแบบเลื่อนลงของคุณหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นพวกเขาช่วยคุณได้อย่างไร? แจ้งให้เราทราบในส่วนความเห็นด้านล่าง