วิธีเรียงตัวอักษรใน Excel

การค้นหาข้อมูลในสเปรดชีตอาจเป็นฝันร้ายได้หากไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพ โชคดีที่สเปรดชีต Microsoft Excel ช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบและจัดเรียงตัวอักษรตามลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย คุณยังสามารถระบุการเรียงตัวอักษรเป็นแถวหรือคอลัมน์ได้

แม้ว่าการเรียงตามตัวอักษรอาจไม่ทำงานกับข้อมูลบางอย่าง แต่ก็สามารถช่วยปรับปรุงข้อมูลที่มีชื่อ ที่อยู่ และหมวดหมู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

บทความด้านล่างนี้จะกล่าวถึงวิธีการต่างๆ ในการจัดลำดับข้อมูลของคุณใน Excel

การจัดลำดับคอลัมน์ตามตัวอักษรใน Microsoft Excel

คุณสามารถใช้ตัวเลือกการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วใน Excel เพื่อเรียงลำดับข้อมูลของคุณจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปน้อย วิธีนี้ช่วยให้ตารางของคุณยังคงความครอบคลุมและครบถ้วนโดยการย้ายข้อมูลไปยังคอลัมน์ที่เหมาะสม ค้นหาการกำหนดลักษณะการเรียงลำดับด่วนที่อธิบายไว้ด้านล่าง:

1. เปิดสเปรดชีต Microsoft Excel
   
2. เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษร และเลือกส่วนหัวของคอลัมน์นั้น
   
3. ไปที่ Ribbon ที่ด้านบนของหน้าจอแล้วเลือกแท็บสำหรับ "ข้อมูล"
   
4. เลือก “จัดเรียงและกรอง”
   
5. หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก ให้เลือกตัวเลือก “ZA” (Z ถึง A) หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลจากมากไปน้อย ให้เลือกตัวเลือก “AZ” (A ถึง Z)
   

หลังจากขั้นตอนข้างต้น ข้อมูลทั้งหมดใน Spreadsheet ของคุณจะถูกจัดเรียงตามตัวอักษรตามตัวเลือกที่คุณเลือก (จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย)

การจัดลำดับแถวตามตัวอักษรใน Microsoft Excel

ตัวเลือกการจัดเรียงอย่างรวดเร็วทำให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณเป็นคอลัมน์ได้ แต่ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น คุณยังสามารถเรียงลำดับข้อมูลและเรียงตามตัวอักษรเป็นแถวได้ ตัวเลือกนี้ค่อนข้างคล้ายกับขั้นตอนในการจัดเรียงตัวอักษรในคอลัมน์ โดยมีความแตกต่างจากขั้นตอนเพิ่มเติม:

1. เปิดสเปรดชีตของคุณใน Microsoft Excel
2. เลือกตารางที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษร แล้วคลิกทั้งตาราง ไม่รวมส่วนหัวของตาราง
   
3. เลือกแท็บ "ข้อมูล" จาก Ribbon สเปรดชีต
   
4. ไปที่ "จัดเรียงและกรอง" และเลือก "เรียงลำดับ"
   
5. เมื่อคุณอยู่ในหน้าต่าง "เรียงลำดับ" ให้ไปที่ด้านบนของหน้าจอแล้วเลือก "ตัวเลือก"
   
6. คลิก "จัดเรียงจากซ้ายไปขวา" จากนั้นยืนยันการดำเนินการ
   
7. เลือก "สั่งซื้อ" สำหรับตารางแบบเลื่อนลงอื่น จากนั้นคลิกที่ "A ถึง Z" หรือ "Z ถึง A" เพื่อจัดเรียงตัวอักษรของแถวให้สมบูรณ์
   

จัดเรียงข้อมูลของคุณใน Excel ด้วยปุ่มตัวกรอง

บทความนี้ได้สรุปตัวเลือกการจัดเรียงอย่างรวดเร็วสำหรับการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษร อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้วิธีอื่นได้ผ่านปุ่ม "ตัวกรอง" วิธีการกรองให้ความสะดวกสบายมากขึ้น เนื่องจากเป็นการรวมตัวเลือกทั้งหมดเข้าด้วยกันและเพียงรอการยืนยันจากคุณ เร็วกว่ามากและใช้ขั้นตอนน้อยกว่า:

1. เปิดสเปรดชีตไปยังชุดข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษร
2. เลือกส่วนหัวคอลัมน์ของชุดข้อมูลที่จะกรอง
   
3. ไปที่ด้านบนของหน้าจอแล้วเลือกแท็บ "ข้อมูล" และตัวเลือก "ตัวกรอง"
   
4. คุณจะเห็นลูกศรแบบเลื่อนลงเล็กๆ (ที่มุมขวาล่าง) บนส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ที่คุณเลือก
   
5. เลือกลูกศรเหล่านี้สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงอื่น
   
6. เลือกตัวเลือกใดก็ได้ที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษร

การใช้ฟังก์ชัน “SORT” เพื่อจัดลำดับข้อมูลของคุณตามตัวอักษร

มีวิธีเพิ่มเติมในการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษร: โดยใช้ฟังก์ชัน "SORT" วิธีนี้อาจดูยุ่งยากเล็กน้อยในช่วงแรก แต่จะค่อนข้างตรงไปตรงมาเมื่อคุณเข้าใจขั้นตอนต่างๆ แล้ว อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าแต่ละองค์ประกอบหมายถึงอะไรและย่อมาจากอะไรก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ

ฟังก์ชัน “SORT” ประกอบด้วย:

• อาร์เรย์ – ใช้กับช่วงที่คุณต้องการเรียงลำดับ
• sort_index1 – หมายถึงแถวหรือคอลัมน์เฉพาะที่คุณต้องการจัดระเบียบ
• sort_order1 – สิ่งนี้ใช้กับลำดับที่ต้องการซึ่งคุณต้องการเรียงลำดับข้อมูลของคุณ (เช่น ลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย)
• sort_index2 – สิ่งนี้ใช้กับคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดระเบียบโดยการเพิ่มระดับ
• sort_order2 – สิ่งนี้ใช้กับองค์กรการเรียงลำดับสำหรับระดับ 2

เมื่อใช้ฟังก์ชัน SORT สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าส่วนประกอบข้างต้นเป็นทางเลือกทั้งหมด ยกเว้นอาร์เรย์ หากคุณไม่ระบุลำดับการจัดเรียงเฉพาะ คุณสามารถเพิ่มระดับได้มากเท่าที่คุณต้องการ โดยสูงสุดที่ 128 Excel จะเรียงลำดับจากน้อยไปหามากตามค่าเริ่มต้น

คำถามที่พบบ่อย

มีทางลัดในการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรใน Microsoft Excel หรือไม่?

ใช่. หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษร ให้ใช้ทางลัด “Alt + Shift + S” เพื่อเข้าถึงกล่อง “Sort Dialog” เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดระเบียบและลำดับที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล เมื่อขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถยืนยันได้โดยคลิก "ตกลง"

เรารักที่จะ Excel

การพยายามค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องในสเปรดชีตอาจเป็นงานที่น่าหงุดหงิดและใช้เวลานาน โชคดีที่ Microsoft Excel ได้ทำให้ตัวเลือกการเรียงลำดับง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ ตั้งแต่การกรองขั้นพื้นฐานไปจนถึงวิธีการขั้นสูง คุณสามารถเลือกระดับการเรียงลำดับที่ตรงกับความต้องการของคุณได้ และหากคุณรู้สึกอยากผจญภัยเป็นพิเศษหรือต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel คุณสามารถลองใช้วิธี "SORT" ได้ อย่าลืมบันทึกสำเนาไว้ก่อน เผื่อไว้!

วิธีที่คุณชื่นชอบในการจัดเรียงและกรองสเปรดชีตคืออะไร คุณใช้วิธีริบบิ้นที่พยายามแล้วหรือคุณใช้เทคนิคขั้นสูงกว่านี้? บอกเราเกี่ยวกับเรื่องนี้ในส่วนความเห็นด้านล่าง