ขั้นตอนทีละขั้น: วิธีสร้างห้องประชุมย่อยก่อนเริ่มการประชุม

ลองนึกภาพการเริ่มต้นการประชุมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณด้วยห้องย่อยที่เตรียมไว้แล้ว และผู้เข้าร่วมได้รับการกำหนดอย่างราบรื่น ไม่มีความวุ่นวายระหว่างการประชุม—มีเพียงการสนทนาที่มุ่งเน้นซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วม ไม่ว่าคุณจะเป็นครูที่แบ่งชั้นเรียน ผู้จัดการที่อำนวยความสะดวกในการอบรม หรือหัวหน้าทีมที่กำลังระดมความคิด การเรียนรู้วิธีสร้างห้องย่อยก่อนเริ่มการประชุมจะเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณไปอย่างสิ้นเชิง คู่มือ ทีละขั้นตอนฉบับ นี้ จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการใน Zoom ซึ่งเป็นมาตรฐานทองคำสำหรับฟีเจอร์นี้ โดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ล่าสุดเพื่อการตั้งค่าที่ราบรื่นและไม่ยุ่งยาก มาเริ่มกันเลยและยกระดับการประชุมของคุณ! 👏

เหตุใดจึงต้องจัดเตรียม ห้องย่อยสำหรับการประชุมล่วงหน้า? ประโยชน์ที่ทำให้ทีมต่างๆ กลับมาใช้บริการซ้ำแล้วซ้ำอีก

การเตรียมห้องประชุมย่อยล่วงหน้าช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มปฏิสัมพันธ์ การศึกษาแสดงให้เห็นว่าการสนทนากลุ่มเล็ก ๆ เพิ่มการมีส่วนร่วมได้มากถึง 50% ส่งเสริมให้เกิดความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นและสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น การจัดสรรล่วงหน้าช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างทั่วถึง ไม่ต้องวุ่นวายในนาทีสุดท้าย และช่วยให้คุณปรับแต่งห้องสำหรับหัวข้อหรือบทบาทเฉพาะได้ พร้อมที่จะเปลี่ยนโฉมการประชุมของคุณแล้วหรือยัง? ทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างละเอียด ⭐

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่ม: สิ่งที่คุณต้องมี

• ✅ บัญชี Zoom Pro, Business, Education หรือ Enterprise (บัญชีฟรีมีข้อจำกัด)
• ✅ สิทธิ์ในการเป็นเจ้าภาพหรือผู้ร่วมเป็นเจ้าภาพการประชุม
• ✅ รายชื่อผู้เข้าร่วมพร้อมแล้ว (อัปโหลดผ่านไฟล์ CSV สำหรับกลุ่มใหญ่)
• ✅ เข้าใช้งานพอร์ทัลเว็บของ Zoomได้

เคล็ดลับมือโปร: ทดลองทำในที่ประชุมจำลองก่อนเพื่อสร้างความมั่นใจ ต่อไปนี้คือส่วนสำคัญ: คำแนะนำทีละขั้นตอน ของเรา

ขั้นตอนทีละขั้น : วิธีสร้างห้องย่อยก่อนเริ่มการประชุมใน Zoom

เราจะใช้ระบบนัดหมายออนไลน์ของ Zoom สำหรับการมอบหมายงานล่วงหน้า ซึ่งเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุด ขั้นตอนเหล่านี้สะท้อนถึงอินเทอร์เฟซใหม่ล่าสุด เพื่อให้มั่นใจได้ว่าใช้งานได้กับทุกอุปกรณ์ ไปกันเลย! 👉

1. 1️⃣ กำหนดเวลาหรือแก้ไขการประชุมของคุณ
   เข้าสู่ระบบบัญชี Zoom ของคุณ ผ่านทางพอร์ทัลเว็บ คลิกการประชุม > กำหนดเวลาการประชุมใหม่หรือเลือกการประชุมที่มีอยู่แล้วเพื่อแก้ไข กำหนดวันที่ เวลา และตัวเลือกพื้นฐานของคุณ กดบันทึกเพื่อดำเนินการต่อ
   
2. 2️⃣ เปิดใช้งานห้องย่อยในตัวเลือกการประชุม
   เลื่อนลงไปที่ตัวเลือกการประชุมแล้วเปิดใช้งานห้องย่อยเลือกวิธีการกำหนดกลุ่มย่อย:

   ตัวเลือก	เหมาะสำหรับ	วิธีการทำงาน
   โดยอัตโนมัติ	กลุ่มใหญ่	Zoom จะแบ่งผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติอย่างเท่าเทียมกัน
   ด้วยตนเอง	กลุ่มที่กำหนดเอง	คุณกำหนดชื่อ/อีเมลให้กับห้องต่างๆ
   ไม่มี (เจ้าภาพจะตัดสินใจภายหลัง)	ความยืดหยุ่น	ตั้งห้องระหว่างการประชุมสด

   คลิกบันทึกเพื่อยืนยันการตั้งค่า
3. 3️⃣ สร้างและตั้งชื่อห้องย่อย
   กลับไปที่รายละเอียดการประชุม ค้นหา ส่วน ห้องย่อย (จะปรากฏขึ้นหลังจากเปิดใช้งาน) คลิกเพิ่มเพื่อสร้างห้องย่อย—สูงสุด 50 ห้องต่อการประชุม โดยมีผู้เข้าร่วมสูงสุด 200 คนต่อห้อง ตั้งชื่อห้องย่อยให้สื่อความหมาย เช่น "ทีมอัลฟ่า - ระดมสมอง" หรือ "กลุ่ม 1 - ถาม-ตอบ"
   
4. 4️⃣ กำหนดผู้เข้าร่วมล่วงหน้า
   เลือกกำหนดเพิ่มผู้เข้าร่วมโดยใช้อีเมล ชื่อ หรืออัปโหลดไฟล์ CSV (รูปแบบ: อีเมล ชื่อห้อง) ลากและวางเพื่อสลับผู้เข้าร่วมอย่างรวดเร็ว สำหรับการกำหนดอัตโนมัติ ให้คลิกกำหนดโดยอัตโนมัติหลังจากเพิ่มชื่อแล้ว ตรวจสอบการกำหนด – ไม่อนุญาตให้มีผู้เข้าร่วมซ้ำ!
5. 5️⃣ ตั้งค่าตัวเลือกขั้นสูงและบันทึก
   การปรับแต่ง: เปิดใช้งาน " ย้ายผู้เข้าร่วมทั้งหมดไปยังห้องย่อยโดยอัตโนมัติ " ตั้งเวลา (เช่น 10 นาทีต่อห้อง) หรืออนุญาตให้ผู้เข้าร่วมกลับเข้ามาก่อนเวลา คลิกบันทึกหรืออัปเดตแชร์ลิงก์การประชุมที่อัปเดตแล้ว—การมอบหมายล่วงหน้าจะซิงค์ทันที
6. 6️⃣ เปิดและตั้งค่าห้องย่อยระหว่างการประชุม
   เริ่มการประชุมในฐานะโฮสต์ คลิกห้องย่อย (Breakout Rooms)ในแถบเครื่องมือ > เปิดห้องทั้งหมด (Open All Rooms ) ผู้เข้าร่วมจะเข้าร่วมห้องที่กำหนดโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบสถานะผ่านภาพขนาดย่อ ส่งข้อความ หรือเข้าร่วมห้องด้วยตนเองปิดห้องทั้งหมด (Close All Rooms)เพื่อสรุปผลการประชุมทั้งหมด

แค่นั้นเอง! ห้องประชุมย่อย ของคุณ ก็พร้อมใช้งานก่อนการประชุมจะเริ่มเสียอีก ฝึกฝนสักครั้ง แล้วคุณจะทำได้คล่องแคล่วเอง 😊

เคล็ดลับระดับมืออาชีพสำหรับการจัดประชุมกลุ่มย่อย ที่ยอดเยี่ยม

• 👥 จัดกลุ่มให้สมดุล:ตั้งเป้าให้มีสมาชิก 4-6 คนต่อห้อง เพื่อให้การสนทนาสนุกสนานยิ่งขึ้น
• ⏱️ ใช้ตัวจับเวลา: 5-15 นาทีจะช่วยรักษาระดับพลังงานให้สูงอยู่เสมอ แจ้งเตือน 1 นาทีก่อนปิดทำการ
• 📱 ใช้งาน ได้บนมือถือ:แบบฝึกหัดก่อนเรียนสามารถใช้งานได้บนแอปต่างๆ เช่นกัน—ทดสอบการใช้งานข้ามอุปกรณ์ได้เลย
• 🔒 สิทธิ์การเข้าถึง:ผู้ร่วมดูแลห้องสามารถจัดการห้องได้ แต่ควรจำกัดการเปลี่ยนชื่อเพื่อการควบคุม
• 📊 ติดตามการมีส่วนร่วม:ตรวจสอบรายงานการเข้าร่วมประชุมหลังการประชุม

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขอย่างรวดเร็ว

หากปัญหายังคงอยู่เอกสารสนับสนุน ของ Zoom มีวิธีการแก้ไขปัญหาล่าสุด

ยกระดับการประชุมของคุณวันนี้

การรู้วิธีสร้างห้องย่อยก่อนเริ่มการประชุมไม่ใช่แค่ทักษะ แต่เป็นเคล็ดลับที่จะทำให้การประชุมเสมือนจริงของคุณน่าจดจำยิ่งขึ้น ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้ แล้วคุณจะเห็นการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน มีเคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการประชุมแบบไฮบริดหรือการผสานรวมอย่าง Google Workspace ไหม? แชร์ในช่องแสดงความคิดเห็นด้านล่างได้เลย เรายินดีแบ่งปันเคล็ดลับดีๆ! พร้อมสำหรับสิ่งเพิ่มเติมแล้วหรือยัง? สำรวจเทคนิคขั้นสูงของ Zoom ในครั้งต่อไป ทีมของคุณจะขอบคุณคุณแน่นอน 🎉