คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเรียกคืนและเรียกคืนอีเมลที่ส่งออกใน MS Outlook

เพียงแค่คลิกเดียว คุณสามารถส่งข้อความผ่านอีเมล์ถึงผู้อื่นได้ อย่างไรก็ตาม บางครั้งความรวดเร็วอาจทำให้คุณลำบากใจเมื่อคุณส่งเนื้อหาอีเมลที่ไม่ต้องการโดยไม่ได้ตั้งใจ ส่งอีเมลสำคัญไปยังบุคคลผิด และไม่สามารถแก้ไขหรือดึงข้อมูลเหล่านั้นได้ แต่ไม่ต้องกังวล MS Outlook จะช่วยคุณแก้ไขปัญหานั้นได้ในพริบตา

เงื่อนไขการนำฟีเจอร์เรียกคืนอีเมลไปใช้งานบน Outlook

อีเมลที่ส่งโดยใช้ Microsoft Outlook สามารถลบออกจากกล่องจดหมายของผู้รับหรือแทนที่ด้วยอีเมลใหม่ที่ตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• ทั้งผู้อ่านอีเมลของผู้ส่งและผู้รับจะต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange
• อีเมลที่ต้องการเรียกคืนจะต้องถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลภายในองค์กร/ธุรกิจเดียวกัน และต้องใช้แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป Outlook หรือ Office 365
• ผู้รับไม่ได้เปิดอีเมล์

หากตรงตามข้อกำหนดทั้ง 3 ข้อนี้ ก็สามารถเรียกคืนอีเมลได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

เรียกคืนอีเมลใน Outlook 2016, 2013 และ 2010

หากต้องการเรียกคืนอีเมลที่ส่งโดยใช้ Outlook 2016, 2013 หรือ 2010 คุณต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1:คลิก โฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่งซึ่งอยู่ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง Outlook

อีเมลที่ส่งทั้งหมดจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่ง โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2:เลือกอีเมลที่คุณต้องการเรียกคืนและดับเบิลคลิกเพื่อเปิดในหน้าต่างใหม่

เมื่อเปิด Outlook จะให้ฟังก์ชันต่างๆ มากมาย เช่น การส่งต่อ การตอบกลับ หรือการย้ายอีเมลไปยังอินเทอร์เฟซโดยตรง

ขั้นตอนที่ 3:คลิก ปุ่ม การดำเนินการและเลือกเรียกคืนข้อความนี้จากเมนูแบบเลื่อนลง

หากคุณไม่เห็น ตัวเลือกเรียกคืนข้อความนี้แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้บัญชี Exchange หรือคุณลักษณะการเรียกคืนถูกปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ

ขั้นตอนที่ 4:เลือกหนึ่งในสองวิธีในการถอนเงิน

• ลบสำเนาข้อความนี้ที่ยังไม่ได้อ่าน:ระบบจะเรียกคืนข้อความที่ส่งไป
• ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่:ระบบจะเรียกคืนข้อความที่ส่งและแทนที่ด้วยข้อความใหม่

อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถเรียกคืนอีเมลทั้งหมดได้ ปัจจุบัน MS Outlook มีความสามารถในการเรียกคืนเฉพาะอีเมลที่ผู้รับยังไม่ได้อ่านเท่านั้น ดังนั้น คุณควรตั้งค่าระบบให้แจ้งเตือนคุณในกรณีที่อีเมลถูกเรียกคืนหรือไม่ โดยการทำเครื่องหมายที่ แจ้งให้ฉันทราบหากการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลว สำหรับผู้รับแต่ละราย

ขั้นตอนที่ 5:ยืนยันการเลือกของคุณโดยคลิกตกลง

ขั้นตอนที่ 6:เพื่อให้แน่ใจว่าการเรียกคืนสำเร็จ Outlook จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับผลการเรียกคืนทางอีเมลเสมอ หากคุณได้เปิดใช้งานฟังก์ชั่นที่เกี่ยวข้อง ผู้รับข้อความจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเพิกถอนด้วย

การเรียกคืนล้มเหลว:อีเมลเกี่ยวกับการเรียกคืนที่ล้มเหลวประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้: ผู้รับ หัวเรื่อง เวลา และข้อความการเรียกคืนที่ล้มเหลว

การเรียกคืนที่ประสบความสำเร็จ:อีเมลเกี่ยวกับการเรียกคืนที่ประสบความสำเร็จนั้นยังรวมถึงข้อมูลเดียวกันกับเมื่อการเรียกคืนล้มเหลว ยกเว้นว่าจะมีการแจ้งเตือนว่าอีเมลนั้นได้รับการเรียกคืนสำเร็จแล้ว

อีเมล์จะถูกเรียกคืนสำเร็จแน่นอนหรือไม่?

การที่อีเมลที่ส่งออกไปจะถูกเรียกคืนหรือแทนที่ด้วยอีเมลใหม่ได้หรือไม่นั้นไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดที่ระบุไว้ข้างต้นเท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Outlook ของผู้รับด้วย

กรณีที่ 1: Outlook ของผู้รับมีการเปิดใช้งานคุณลักษณะ "ประมวลผลคำขอประชุมและการตอบกลับคำขอประชุมและการสำรวจความคิดเห็นโดยอัตโนมัติ"

ในกรณีนี้ทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนจะถูกบันทึกไว้ในกล่องจดหมายของผู้รับการเรียกคืนจะสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าข้อความนั้นถูกอ่านแล้วหรือไม่:

• หากผู้รับไม่ได้อ่านอีเมลต้นฉบับ อีเมลดังกล่าวจะถูกแทนที่ด้วยอีเมลแจ้งเตือน ผู้รับยังคงได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณเรียกคืนอีเมลต้นฉบับ
• หากอีเมลถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว คุณจะไม่สามารถเรียกคืนอีเมลนั้นได้อีก และอีเมลนั้นจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ อย่างไรก็ตาม ผู้รับจะยังได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณกำลังพยายามเรียกคืนข้อความนี้

กรณีที่ 2: Outlook ของผู้รับปิดใช้งานคุณลักษณะ "ประมวลผลคำขอประชุมและการตอบกลับคำขอประชุมและการสำรวจความคิดเห็นโดยอัตโนมัติ"

ในกรณีนี้ทั้งอีเมลต้นฉบับและอีเมลเรียกคืนจะถูกบันทึกไว้ในกล่องจดหมายของผู้รับการเรียกคืนจะสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าอีเมลใดถูกเปิดอ่านก่อน:

• หากผู้รับเปิดอีเมลเรียกคืนก่อน อีเมลต้นฉบับจะถูกลบออก ซึ่งหมายความว่าการเรียกคืนสำเร็จแล้ว
• หากผู้รับเปิดอีเมลต้นฉบับก่อน การเรียกคืนจะล้มเหลว

กรณีที่ 3: ผู้รับใช้กฎที่ทำให้อีเมลต้นฉบับถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากกล่องจดหมายเข้า

หากผู้รับตั้งค่ากฎใน Outlook เพื่อให้อีเมลที่คล้ายกันถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกันเสมอ ซึ่งหมายความว่าอีเมลต้นฉบับและอีเมลที่เรียกคืนจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน การเรียกคืนจะล้มเหลว

กรณีที่ 4: ผู้รับใช้กฎแต่ทั้งอีเมลต้นฉบับและอีเมลเรียกคืนถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน

หากผู้รับตั้งค่ากฎใน Outlook ให้จัดเก็บอีเมลทั้งสองฉบับในโฟลเดอร์เดียวกัน ขึ้นอยู่กับว่าอีเมลฉบับใดจะถูกเปิดก่อน

• หากผู้รับเปิดอีเมลเรียกคืนก่อน อีเมลต้นฉบับจะถูกลบออก ซึ่งหมายความว่าการเรียกคืนสำเร็จแล้ว
• หากผู้รับเปิดอีเมลต้นฉบับก่อน การเรียกคืนจะล้มเหลว

Quantrimang.com ได้แนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีการเรียกคืน/เรียกคืนอีเมลที่ส่งใน Outlook มันไม่ซับซ้อนแต่มันขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นๆ มากมาย ไม่ใช่แค่ผู้ส่งเท่านั้น

โปรดลองดูว่ามีปัญหาอะไรหรือไม่ ขอให้โชคดี!

ดูเพิ่มเติม:

• วิธีการสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook 2016 โดยใช้กฎ
• รายการทางลัดของ Outlook 2016 เมื่อทำงานกับ Mail
• สรุปข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการใน Outlook และวิธีแก้ไข