จัดระเบียบหนังสือ LibreOffice ด้วยเอกสารหลักที่เชื่อมโยงกัน

ใช้ไฟล์ LibreOffice Writer หนึ่งไฟล์สำหรับแต่ละบท และใช้เอกสารหลักหนึ่งฉบับเพื่อรวบรวมบทเหล่านั้นเป็นหนังสือบันทึกบทต่างๆ เป็น.odtไฟล์ และบันทึกโครงสร้างหนังสือเป็น.odmไฟล์ เพิ่มไฟล์บทต่างๆ ผ่านทาง Navigator ตามลำดับการอ่าน ใช้รูปแบบหัวเรื่องและรูปแบบหน้ากระดาษที่สอดคล้องกัน จากนั้นแทรกสารบัญในส่วนข้อความและอัปเดตก่อนส่งออก เอกสารหลักจะเก็บลิงก์ไปยังไฟล์บทต่างๆ ดังนั้นควรเก็บโครงการทั้งหมดไว้ด้วยกันและสำรองข้อมูลทุกไฟล์

วางแผนโครงสร้างไฟล์หนังสือก่อนเริ่มเขียน

เอกสารหลัก (Master Document) คือไฟล์ที่ใช้รวมเอกสาร Writer ที่เชื่อมโยงกันเพื่อใช้ในการพิมพ์และส่งออก มีประโยชน์เมื่อหนังสือมีความยาวมากพอที่การแก้ไขบทต่างๆ จะทำได้ง่ายขึ้นหากแยกเป็นไฟล์ต่างหาก หรือเมื่อมีหลายคนทำงานในบทต่างๆ กัน เอกสารหลักไม่ได้รวมข้อความในบทต่างๆ เข้าเป็นเอกสารธรรมดาเพียงฉบับเดียว แต่เอกสารหลักจะเชื่อมโยงกับเอกสารย่อย และไฟล์เหล่านั้นยังคงเป็นอิสระต่อกัน

นี่เป็นการจัดเรียงที่ยืดหยุ่น ไม่ใช่กฎตายตัว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเก็บคำนำไว้เป็นเอกสารย่อยได้ หากคุณคาดว่าจะมีการแก้ไขเหมือนกับบทหนึ่งๆ โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้งานได้จริงอาจมีลักษณะดังนี้:

BookProject/
  Book.odm
  01_FrontMatter.odt
  02_Preface.odt
  03_Chapter1.odt
  04_Chapter2.odt
  99_BackMatter.odt

ใช้ชื่อไฟล์ที่เข้าใจง่ายและเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันตลอดการสร้างหนังสือ เนื่องจากเอกสารหลักเชื่อมโยงกับเอกสารย่อย การย้ายหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ในภายหลังอาจทำให้การเชื่อมโยงเหล่านั้นเสียหายได้ บันทึกสำเนาสำรองก่อนทำการจัดระเบียบใหม่หรือแปลงรูปแบบไฟล์ครั้งใหญ่

สร้างเอกสารหลัก

1. ในโปรแกรม Writer ให้เลือกไฟล์ > สร้างใหม่ > เอกสารต้นแบบ LibreOffice จะเปิดเอกสารต้นแบบใหม่และมุมมอง Navigator ขึ้นมา
2. บันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์โปรเจ็กต์โดยใช้Book.odmนามสกุล . .odmนามสกุลนี้ระบุว่าเป็นเอกสารหลักของ OpenDocument ส่วนไฟล์บทจะใช้นามสกุล.odt.
3. ใช้ช่องป้อนข้อความในตัวนำทางเอกสารหลักสำหรับเนื้อหาที่ควรอยู่ในคอนเทนเนอร์โดยตรง เช่น หน้าปกหรือประกาศลิขสิทธิ์ เพิ่มข้อความสั้นๆ หากคุณต้องการจุดเริ่มต้นสำหรับรูปแบบของเอกสารหลัก

หากคุณได้ร่างเอกสารขนาดใหญ่และแบ่งเอกสารโดยใช้รูปแบบหัวเรื่องที่สอดคล้องกันแล้ว คู่มือสำหรับนักเขียนยังได้ระบุขั้นตอนผ่านทางไฟล์ > ส่ง > สร้างเอกสารหลัก ขั้นตอนการทำงานนี้จะแบ่งเอกสารที่ระดับโครงร่างที่เลือกและสร้างเอกสารย่อย ตรวจสอบไฟล์และลิงก์ที่สร้างขึ้นอย่างละเอียดก่อนนำไปใช้กับต้นฉบับที่มีอยู่แล้ว

เพิ่มบทต่างๆ และควบคุมลำดับของบทเหล่านั้น

1. หากไม่ปรากฏ ให้กด F5เพื่อเปิด Navigator และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอยู่ใน โหมด Master View
2. เลือกรายการข้อความ จากนั้นใช้คำสั่ง แทรก > ไฟล์ใน Navigator หรือคลิกขวาที่ข้อความแล้วเลือกแทรก > ไฟล์.odt เลือก ไฟล์บทที่มีอยู่แล้ว
3. ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับบทอื่นๆ เอกสารย่อยจะถูกแทรกไว้ก่อนรายการที่เลือกอยู่ใน Navigator ดังนั้นโปรดตรวจสอบลำดับขณะที่คุณดำเนินการ หากลำดับไม่ถูกต้อง ให้ลากรายการไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง หรือใช้ปุ่มเลื่อนขึ้นและเลื่อนลง
4. บันทึก.odmไฟล์หลังจากเพิ่มหรือจัดเรียงบทใหม่ ดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารย่อยใน Navigator เมื่อต้องการแก้ไขข้อความ การแก้ไขที่ทำในไฟล์บทแยกต่างหากจะแสดงผลผ่านลิงก์นั้น

สำหรับโครงการขนาดใหญ่ ให้ตั้งชื่อไฟล์แต่ละบทด้วยหมายเลข เช่น03_Chapter1.odtและจัดทำโครงร่างหรือรายการบทแยกต่างหาก ชื่อไฟล์ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ง่าย แต่ลำดับใน Navigator จะเป็นตัวกำหนดลำดับสุดท้ายของหนังสือ อย่าคิดว่าการเรียงลำดับตามตัวอักษรจะเป็นตัวกำหนดลำดับสุดท้ายเสมอไป

รักษาการจัดรูปแบบให้สม่ำเสมอและเพิ่มสารบัญหนังสือ

ควรสร้างไฟล์บทจากเทมเพลต Writer เดียวกันทุกครั้งที่เป็นไปได้ ใช้สไตล์ย่อหน้า เช่นหัวข้อระดับ 1สำหรับชื่อบท และหัวข้อระดับต่ำกว่าสำหรับส่วนต่างๆ แทนการจัดรูปแบบหัวข้อด้วยตัวอักษรขนาดใหญ่หรือตัวหนาเพียงอย่างเดียว สไตล์เหล่านี้ทำให้โครงสร้างเอกสารดูแลรักษาง่ายขึ้น และมีระดับโครงร่างที่สามารถนำไปใช้กับสารบัญได้

ชื่อสไตล์มีความสำคัญในเอกสารหลัก เมื่อเอกสารย่อยต่าง ๆ กำหนดชื่อสไตล์เดียวกันแตกต่างกัน การจัดรูปแบบของเอกสารหลักอาจมีผลบังคับใช้ในมุมมองที่ประกอบขึ้น และไฟล์บทแต่ละไฟล์จะยังคงการจัดรูปแบบของตนเองเมื่อเปิดแยกต่างหาก เทมเพลตที่ใช้ร่วมกันจะช่วยลดความขัดแย้งเหล่านั้น หากหนังสือที่รวมกันแล้วดูแตกต่างจากบทที่แยกต่างหาก ให้ตรวจสอบชื่อสไตล์ที่ตรงกันในไฟล์หลักและไฟล์บทก่อนที่จะทำการแก้ไขด้วยตนเอง

ในการเพิ่มสารบัญ ให้สร้างหรือเลือกส่วนข้อความที่จะให้สารบัญปรากฏ วางเคอร์เซอร์ไว้ที่นั่น แล้วเลือกแทรก > สารบัญและดัชนี > สารบัญ ดัชนี หรือ บรรณานุกรมตั้งค่าประเภทเป็น สารบัญ และยืนยันตัวเลือกต่างๆ โปรแกรม Writer จะสร้างรายการจากรูปแบบย่อหน้าและระดับโครงร่าง ดังนั้น ให้ใช้รูปแบบหัวเรื่องอย่างสม่ำเสมอในแต่ละบทก่อน

แก้ไข ตรวจสอบ และส่งออก

เมื่อคุณแก้ไขบท ให้บันทึกไฟล์บทนั้น กลับไปยังเอกสารต้นฉบับ และใช้ตัวควบคุมการอัปเดตของ Navigator หากเนื้อหาที่เชื่อมโยงหรือดัชนียังไม่ได้รับการอัปเดต หากต้องการอัปเดตสารบัญ ให้คลิกขวาแล้วเลือกอัปเดตดัชนีหรือสารบัญหรือใช้เครื่องมือ > อัปเดต > ดัชนีและตารางทั้งหมดจากนั้นตรวจสอบลำดับบท การแบ่งหน้า ส่วนหัว ส่วนท้าย การกำหนดหมายเลขหน้า และหน้าสารบัญในมุมมองแบบรวม การพิมพ์เอกสารต้นฉบับจะรวมเอกสารย่อยและดัชนีไว้ด้วย ส่งออกเป็น PDF จากเอกสารต้นฉบับเมื่อคุณพร้อมที่จะตรวจสอบหนังสือทั้งเล่ม

• เปิด.odmไฟล์และตรวจสอบว่าทุกบทปรากฏใน Navigator หรือไม่
• ดับเบิ้ลคลิกที่รายการในบทต่างๆ สองสามรายการ แล้วตรวจสอบว่าโปรแกรม Writer เปิด.odtไฟล์ต้นฉบับที่ถูกต้องหรือไม่
• อัปเดตดัชนีและสารบัญ จากนั้นสแกนดูทั้งหน้าเว็บเพื่อหาลิงก์ที่หายไป การเปลี่ยนแปลงรูปแบบที่ไม่คาดคิด และปัญหาเกี่ยวกับการแบ่งหน้า
• ส่งออกไฟล์ PDF สำหรับการตรวจสอบ และเปรียบเทียบลำดับบทและหมายเลขหน้ากับโครงร่างต้นฉบับของคุณ

เอกสารต้นฉบับจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไฟล์บทต่างๆ ยังคงอยู่ในตำแหน่งที่เชื่อมโยงไว้ หากคุณต้องการไฟล์แบบพกพาไฟล์เดียวสำหรับโปรแกรมแก้ไขอื่นหรือขั้นตอนการทำงานด้านการเผยแพร่ ให้ส่งออกหรือสร้างเอกสารข้อความธรรมดาและตรวจสอบผลลัพธ์ เอกสารย่อยสามารถแสดงเป็นส่วนต่างๆ ได้ ดังนั้นอย่าคิดว่าการแปลงจะลบการเชื่อมโยงโครงสร้างทั้งหมด สำหรับขั้นตอนเมนูปัจจุบันโดยละเอียด โปรดดูที่วิธีใช้ LibreOffice สำหรับเอกสารต้นฉบับหน้าวิธีใช้เกี่ยวกับเอกสารย่อยและพฤติกรรมของสไตล์และบทที่ 16 ของคู่มือ Writer Guide 26.2