วิธีการส่งออก Airtable ไปยัง Excel และ Google Sheets

Airtableช่วยให้คุณสามารถสร้างและแชร์ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ได้อย่างง่ายดายส่งออกข้อมูล Airtable ของคุณไปยังGoogle Sheetsหรือ Excelเพื่อเพลิดเพลินไปกับประโยชน์ของแผนภูมิขั้นสูงและการแสดงภาพข้อมูล ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำโดยละเอียด

สิ่งที่ควรทราบก่อนส่งออก Airtable ไปยัง Excel และ Google Sheets

• คุณไม่สามารถส่งออกฐานข้อมูลทั้งหมดได้ — ส่งออกได้เฉพาะตารางเท่านั้นแต่ก็มีทางเลือกอื่น ก่อนที่จะส่งออกข้อมูลของคุณ ให้ปรับแต่งมุมมอง Airtable ที่มีอยู่ของคุณหรือสร้างมุมมองใหม่เพื่อให้สามารถมองเห็นฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในไฟล์ส่งออกได้
• ฟิลด์ไฟล์แนบจะถูกส่งออกเป็น URL ไฟล์แนบสิ่งที่แนบมาใดๆ เช่น รูปภาพ เอกสาร และไฟล์เสียง จะรวมอยู่ในไฟล์ CSV เป็นชื่อไฟล์และ URL URL จะหมดอายุภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง ดังนั้นอย่าลืมดาวน์โหลดไฟล์เหล่านั้นทันทีหลังจากการส่งออกเสร็จสิ้น
• ข้อมูลบางอย่างไม่สามารถส่งออกได้ Airtable ไม่รวมความคิดเห็นในระดับเรกคอร์ด คำอธิบายฟิลด์ คำสั่งฐานข้อมูล และข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในส่วนขยายเท่านั้น Airtable ยังไม่แสดงรหัสสีใดๆ ที่ใช้กับข้อมูลต้นฉบับของคุณ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งทั้งหมดนี้ มาดูสองวิธีในการส่งออกข้อมูลจาก Airtable กัน

วิธีการส่งออก Airtable ไปยัง CSV

ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูลลงใน Excel หรือ Google Sheets คุณต้องส่งออกข้อมูลจาก Airtable ก่อน

1. คลิกขวาที่ชื่อของมุมมองที่คุณต้องการส่งออกจากเมนูมุมมอง
2. คลิกดาวน์โหลด CSV
3. โดยค่าเริ่มต้น ไฟล์ CSV จะถูกเก็บไว้ใน โฟลเดอร์ ดาวน์โหลดของคอมพิวเตอร์ของคุณ

ตอนนี้คุณมีไฟล์ CSV แล้ว ต่อไปนี้เป็นวิธีนำเข้าข้อมูลดังกล่าวไปยัง Excel หรือ Google Sheets

วิธีการส่งออก Airtable ไปยังเว็บแอป Excel

1. คลิกขวาที่ชื่อมุมมองที่คุณต้องการส่งออกจาก เมนู มุมมองและคลิกดาวน์โหลด CSV
2. ไปที่office.com/launch/Excel/
3. ค้นหาไฟล์ CSV ในไฟล์ดาวน์โหลดเริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ของคุณ ลากและวางไฟล์ CSV จากคอมพิวเตอร์ของคุณลงในแอปเว็บ Excel
4. ในหน้าต่างป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกเปลี่ยนตำแหน่งเพื่อระบุโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บไฟล์
5. คลิกอัพโหลด​

เมื่ออัพโหลดไฟล์เสร็จสิ้น ให้คลิกที่ชื่อไฟล์เพื่อเปิด

วิธีการส่งออก Airtable ไปยัง Excel สำหรับเดสก์ท็อป

คลิกขวาที่ชื่อมุมมองที่คุณต้องการส่งออกจาก เมนู มุมมองและคลิกดาวน์โหลด CSV

ค้นหาไฟล์ CSV ในตำแหน่งการดาวน์โหลดเริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกขวาที่ไฟล์ คลิกเปิดโดยและเลือกExcel

วิธีการส่งออก Airtable ไปยัง Google Sheets

1. คลิกขวาที่ชื่อมุมมองที่คุณต้องการส่งออกจาก เมนู มุมมองและคลิกดาวน์โหลด CSV
2. ไปที่sheets.newเพื่อสร้าง Google Sheet ใหม่
3. คลิก   ไฟล์ > นำเข้า
4. คลิกอัปโหลดและอัปโหลด ไฟล์ CSVของคุณ
5. เปลี่ยน ตำแหน่ง การนำเข้าและประเภทตัวคั่นตามความต้องการ
6. คลิก นำ เข้าข้อมูล

ควรกล่าวถึงว่าไม่ว่าคุณจะใช้แอปพลิเคชันสเปรดชีตใดในการเปิดไฟล์ CSV คุณยังต้องจัดเรียงสเปรดชีตของคุณใหม่เล็กน้อย เช่น การห่อหรือการคลายข้อความ การปรับความกว้างของคอลัมน์ เป็นต้น

การใช้ระบบอัตโนมัติ Airtable

หากคุณต้องการส่งออกข้อมูลหลายครั้งหรือส่งออกข้อมูลเดียวกันไปยังสถานที่เดียวกันบ่อยครั้ง คุณจะต้องใช้ระบบอัตโนมัติ Airtable สามารถปรับแต่งระบบอัตโนมัติเพื่อให้ทำงานภายใต้เงื่อนไขเฉพาะได้ ช่วยให้คุณควบคุมได้มากขึ้นว่าข้อมูลของคุณจะถูกส่งออกเมื่อใดและอย่างไร

วิธีดำเนินการมีดังต่อไปนี้ โดยใช้ตารางง่ายๆ ที่แสดงรายชื่อบุคคลที่ทำงานเกี่ยวกับเนื้อหาเดียวกัน

1. คลิก แท็บ การทำงานอัตโนมัติ
2. คลิกสร้างการทำงานอัตโนมัติจากนั้นเพิ่มทริกเกอร์เพื่อเลือกเวลาเริ่มต้น (ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการสร้างหรืออัปเดตระเบียน)
3. เลือกตารางและทริกเกอร์—ตัวเลือกเหล่านี้จะปรากฏขึ้นในเมนูคุณสมบัติ ในกรณีนี้ ให้เลือก ทริกเกอร์ " เมื่อสร้างบันทึก "
4. คลิกเพิ่มตรรกะขั้นสูงหรือการดำเนินการและเลือกสิ่งที่จะเกิดขึ้น ในกรณีนี้ เราต้องการส่งออกข้อมูล Airtable ไปยัง Google Sheets โดยใช้ระบบอัตโนมัติ ดังนั้นเราจะเลื่อนลงมาและเลือกGoogle Sheets > ผนวกแถว ด้วยวิธีนี้ ทุกครั้งที่มีการบันทึกใหม่ ระบบจะเพิ่มบันทึกนั้นเป็นแถวใน Google Sheets
5. ทำตามคำแนะนำโดยขึ้นอยู่กับการดำเนินการ แอปที่คุณเลือก และปริมาณข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก สำหรับตัวอย่างนี้ ต้องเชื่อมต่อบัญชี Google และเลือกแผ่นงานที่จะส่งออก
6. หากคุณส่งออกไปยังชีต คุณจะต้องเลือกสเปรดชีต เวิร์กชีต และแถว (คุณจะต้องตั้งค่าส่วนหัวสำหรับการทำงานนี้โดยไปที่ไฟล์ > พิมพ์ > ส่วนหัวและส่วนท้ายกรอกข้อความว่างในช่องที่ด้านบนของแผ่นงานบนหน้าจอ ซึ่งจะตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดเองสำหรับการทำงานอัตโนมัตินี้)
7. ใช้ ปุ่ม การดำเนินการทดสอบเพื่อเรียกใช้ฟังก์ชันอัตโนมัติด้วยข้อมูลตัวอย่าง หากประสบความสำเร็จ ให้เปิดใช้งานการทำงานอัตโนมัติ
8. ข้อมูลจาก ตาราง Airtable ของคุณ จะซิงค์กับตารางใน Google Sheets