วิธีเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีต

เมื่อทำงานกับ Google ชีตร่วมกับผู้ทำงานร่วมกันหลายคน สิ่งสำคัญคือต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถดูข้อมูลใหม่และติดตามข่าวสารล่าสุดได้

การติดตามและจัดการการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตทำได้ค่อนข้างง่าย มีหลายวิธีที่จะทำได้โดยการเปิดใช้งานฟังก์ชันต่างๆ หรือโดยการใช้ส่วนเสริม มาสำรวจกัน

ติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยเปิดใช้งานกฎการแจ้งเตือน

คุณลักษณะเรียบร้อยที่มีอยู่ใน "กฎการแจ้งเตือน" ของ Google ชีตช่วยให้คุณได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารเสมอ เมื่อคุณเปิดใช้งาน คุณจะได้รับอีเมลทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงาน คุณต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนทำการเปลี่ยนแปลง หรือรับข้อมูลสรุปของการแก้ไขทั้งหมด

มาดูวิธีทำกัน:

1. เปิดแผ่นงานที่คุณต้องการแล้วมองหา "เครื่องมือ"
   
2. เลื่อนลงและคลิก "กฎการแจ้งเตือน"
   
3. เลือก “การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้น”
   
4. ถัดไป ภายใต้ “แจ้งเตือนฉันด้วย…” เลือกระหว่างรับอีเมลทันทีหรือรับข้อมูลสรุปรายวัน
   
5. คลิก “บันทึก”
   

ติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยเปิดใช้งานประวัติเวอร์ชัน

อีกวิธีที่มีประโยชน์ในการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตคือการเปิดใช้งาน "ประวัติเวอร์ชัน" ฟังก์ชันนี้จะแสดงภาพรวมของการแก้ไขทั้งหมด พร้อมด้วยรายละเอียด เช่น ใครเป็นผู้แก้ไขและเมื่อใด นี่คือวิธีการ:

1. เปิดแผ่นงานที่คุณต้องการและไปที่ "ไฟล์"
2. จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือก "ประวัติเวอร์ชัน" แล้วคลิก "ดูประวัติเวอร์ชัน"

จะมีแถบด้านขวาของชีตแสดงชื่อบรรณาธิการเป็นสีต่างๆ ตอนนี้ การเปลี่ยนแปลงใหม่ทั้งหมดจะถูกเน้นด้วยสีที่แสดงถึงบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง

ติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วย Sheetgo

มีส่วนเสริมที่เรียกว่าSheetgoที่ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตของคุณได้อย่างง่ายดาย และนำเข้าข้อมูลโดยอัตโนมัติทุกวัน ก่อน อื่นคุณจะต้องติดตั้งส่วนเสริม จากนั้นคุณควรเปิดแผ่นงานที่คุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงรายวันและแผ่นงานที่มีข้อมูลที่จำเป็น วิธีเริ่มใช้ส่วนเสริมมีดังนี้

1. ไปที่ “ส่วนเสริม”
2. จากเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือก "Sheetgo" จากนั้นเลือก "Start"
3. แถบจะเปิดโดยอัตโนมัติทางด้านขวาของแผ่นงาน

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว เรามาดูวิธีนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงานปัจจุบันไปยังแผ่นงานที่คุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลง

1. นำทางไปยังแผ่นงานที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูล
2. คลิกที่ปุ่ม "เริ่มการเชื่อมต่อ" จากนั้นเลือก "นำเข้าข้อมูล"
3. คุณจะสามารถดูแผ่นงานต่างๆ ได้ ดังนั้นให้เลือกแผ่นที่คุณต้องการ
4. เมื่อคุณคลิกที่มัน คุณจะเห็นตัวเลือก “การตั้งค่า”
5. ขยายแท็บ "การตั้งค่า" แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณจะต้องเปิดใช้งาน “ผนวกข้อมูล” เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ ด้วยการทำเช่นนั้น ส่วนเสริมจะเพิ่มข้อมูลโดยอัตโนมัติด้านล่างของข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้านี้ คุณควรทำเครื่องหมายที่ "เปิดใช้งานการจัดรูปแบบการถ่ายโอน" เพื่อให้แผ่นงานทั้งสองของคุณมีลักษณะเหมือนกัน

คุณสามารถเลือกตั้งชื่อการเชื่อมต่อเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตได้ ในส่วน "การอัปเดตอัตโนมัติ" คุณสามารถกำหนดความถี่และเวลาที่ต้องการให้นำเข้าข้อมูลได้ การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้และเลือกความถี่ของการนำเข้าข้อมูลจะช่วยให้คุณได้รับการอัปเดตการเปลี่ยนแปลงทุกวัน

สุดท้ายคลิกที่ "เสร็จสิ้น" เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ ขณะนี้ข้อมูลใหม่จะถูกเพิ่มลงไปใต้ข้อมูลที่มีอยู่ในแต่ละวัน ทุกวันที่คุณเปิดชีต คุณจะได้รับข้อมูลที่สดใหม่ ทำให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้

ส่วนเสริมนี้มีประโยชน์เนื่องจากต้องใช้การเชื่อมต่อเพียงครั้งเดียวเท่านั้น เมื่อสร้างแล้ว คุณจะสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีตได้โดยอัตโนมัติทุกวัน

หมายเหตุ:คุณอาจตัดสินใจปิด "การอัปเดตอัตโนมัติ" หรือเปลี่ยนความถี่ที่คุณต้องการให้นำเข้าข้อมูล โปรดดูหัวข้อด้านบนหากคุณต้องการทำเช่นนั้น

ติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยเปิดใช้งาน “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”

การแสดงภาพการเปลี่ยนแปลงเป็นวิธีง่ายๆ ในการติดตามการแก้ไขทั้งหมด มีตัวเลือกใน Google ชีตให้ทำเช่นนั้น คุณเพียงแค่เปิดใช้งานเท่านั้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

1. เลือกข้อมูลทั้งหมด (เซลล์) ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
2. ไปที่ "รูปแบบ" และค้นหา "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข"
3. ในเมนูแบบเลื่อนลง ใต้ "กฎรูปแบบ" คุณจะเห็น "กฎรูปแบบหาก..."
4. ที่นี่คุณจะต้องเลือก “ไม่ว่างเปล่า”
5. ถัดไป ภายใต้ "รูปแบบการจัดรูปแบบ" คุณสามารถเลือกสีพื้นหลังหรือแบบอักษรของตัวอักษรได้
6. คลิกที่ "เสร็จสิ้น"

สมมติว่าคุณเลือกสีน้ำเงินเป็นสีพื้นหลัง ถ้ามีคนป้อนข้อมูลหรือเปลี่ยนแปลงเซลล์ที่จัดรูปแบบ เซลล์ที่พวกเขาป้อนข้อมูลนั้นจะเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงิน ง่ายอย่างนั้น!

ติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยเปิดใช้งาน “ประวัติเซลล์”

หากคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเซลล์เดียว คุณสามารถทำได้โดยเปิดใช้ตัวเลือก "ประวัติเซลล์" ใหม่ ซึ่งช่วยให้คุณเห็นชื่อของผู้ทำงานร่วมกันที่ทำการเปลี่ยนแปลงและการประทับเวลาของการเปลี่ยนแปลง นี่คือวิธีการ:

1. คลิกขวาที่เซลล์แล้วคลิก "แสดงประวัติการแก้ไข"
2. คุณจะเห็นลูกศรที่คุณสามารถเลื่อนจากซ้ายไปขวาเพื่อดูการแก้ไข

ยินดีด้วย!

ตอนนี้คุณจะไม่มีปัญหาในการเปิดติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google ชีต มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น คุณสามารถเปิดใช้งาน "กฎการแจ้งเตือน" "ประวัติเวอร์ชัน" "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" "ประวัติเซลล์" หรือรับส่วนเสริมเช่น Sheetgo

คุณเคยลองวิธีใดมาก่อนหรือไม่? อันไหนดีที่สุดสำหรับคุณ? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง