วิธีเพิ่ม Gemini เพื่อปรับปรุงประสบการณ์การใช้ Google Sheets ของคุณ

คุณเหนื่อยกับการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างสเปรดชีตและป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือไม่? คุณคงจะดีใจเมื่อรู้ว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการสร้างของ Gemini ร่วมกับGoogle Sheets  เพื่อทำงานอัตโนมัติและปรับปรุงประสบการณ์โดยรวมของคุณได้

สารบัญ

• วิธีการเข้าถึง Gemini ในชีต
• 5 วิธีใช้ Gemini เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Google Sheets
  • 1. ส่งออกการตอบกลับ Gemini ไปยังชีต
  • 2. สร้างเทมเพลตที่กำหนดเองด้วย "ช่วยฉันจัดระเบียบ"
  • 3. สร้างสูตรในชีตโดยใช้ Gemini
  • 4. ใช้ Gemini เพื่อสรุปสเปรดชีตและให้ความช่วยเหลือ
  • 5. เข้าถึงข้อมูลจาก Gmail และ Drive
• Gemini สำหรับ Google Sheets ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร
  • 1. การเริ่มต้นที่ดีในการจัดกิจกรรม
  • 2. การจำแนกและวิเคราะห์ข้อมูล
• ข้อจำกัดของ Gemini สำหรับ Google Sheets

วิธีการเข้าถึง Gemini ในชีต

คุณสามารถใช้ Gemini ได้โดยตรงในแอป Workspace เช่น Gmail, Docs, Drive และ Sheets การผสานรวมนี้ช่วยให้คุณสามารถใช้ Gemini เป็นผู้ช่วยส่วนตัวใน Sheets เพื่อดำเนินการงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างตาราง นอกจากนี้ยังสามารถแนะนำคุณเกี่ยวกับการใช้สูตรของ Sheets ได้ ทำให้คุณประหยัดเวลาสำหรับงานสำคัญอื่นๆ

Gemini มีแผนฟรีที่ให้มีการโต้ตอบกับแชทบอท รวมถึง Gemini Workspace Extensions ภายในอินเทอร์เฟซได้ แต่คุณจะต้องอัปเกรดเป็นแผนพรีเมียมเพื่อเข้าถึงการผสานรวมนี้ในชีตและเครื่องมือพื้นที่ทำงานอื่น ๆ โชคดีที่คุณสามารถทดลองใช้การผสานรวมนี้ได้ฟรีเป็นเวลาหนึ่งเดือน ผ่านแผน Google One AI Premium

Google One คืออะไร และทำไมคุณจึงควรใช้มัน ? บริการพรีเมียมนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงฟีเจอร์ต่างๆ ได้มากมาย รวมถึง Gemini Advanced, แอป Gemini in Workspace (รวมถึง Sheets), พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ 2 TB, ฟีเจอร์แก้ไขรูปภาพของ Google และอื่นๆ อีกมากมาย เยี่ยมชมเว็บไซต์ Google One AI Premium และทำตามคำแนะนำเพื่อลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรีเพื่อเข้าถึง Gemini in Sheets

5 วิธีใช้ Gemini เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Google Sheets

1. ส่งออกการตอบกลับ Gemini ไปยังชีต

หากคุณใช้ Gemini เป็นประจำในการดึงข้อมูลจากแหล่งอื่น เช่น Gmail หรือจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบตาราง คุณสามารถใช้ ตัวเลือก ส่งออกไปยังแผ่นงานใน Gemini ได้ ตัวเลือกนี้จะแปลงการตอบกลับของ Gemini ในรูปแบบตารางเป็นแผ่นงาน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก การมีข้อมูลนี้ในชีตทำให้การแก้ไขหรือทำงานร่วมกับผู้อื่นง่ายยิ่งขึ้น

วิธีการส่งออกการตอบกลับของ Gemini ไปยังชีตมีดังนี้:

• เปิดเบราว์เซอร์ของคุณและไปที่เว็บไซต์ Gemini
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google เดียวกันกับที่คุณใช้สำหรับแอป Workspace
• พิมพ์คำเตือนลงในกล่องข้อความ อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่แผนการตลาดไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลการขาย โปรดทราบว่า ตัวเลือก ส่งออกไปยังแผ่นงานจะใช้ได้เฉพาะการตอบกลับในรูปแบบตารางเท่านั้น อย่างไรก็ตาม อย่าลืมแจ้งให้ Gemini ให้ข้อเสนอแนะในรูปแบบตาราง เช่น:

สร้างแผนการรับประทานอาหารสำหรับชายวัย 50 ปีที่มีน้ำหนัก 220 ปอนด์ แผนการรับประทานอาหารนี้ควรประกอบด้วยอาหารเพื่อสุขภาพที่หลากหลายเพื่อให้ได้รับสารอาหารที่จำเป็นต่อสุขภาพที่ดี จัดระเบียบข้อมูลนี้ไว้ในตาราง 

• เลื่อนไปที่ด้านล่างของตารางและคลิก ตัวเลือก ส่งออกไปยังแผ่นงาน การสร้างสเปรดชีตในชีตจะใช้เวลาสองสามวินาที คลิกเปิดแผ่นงานในหน้าต่างป๊อปอัปที่มุมซ้ายล่างของหน้าจอเพื่อเปิดแผ่นงาน

• ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในชีตได้แล้ว

2. สร้างเทมเพลตที่กำหนดเองด้วย "ช่วยฉันจัดระเบียบ"

ปัญหาที่น่าหงุดหงิดใจที่สุดอย่างหนึ่งเมื่อสร้างสเปรดชีตคือเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลอย่างถูกต้อง หากต้องการให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ช่วยจัดระเบียบของ Gemini เพื่อสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองตามคำแนะนำ นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้

วิธีใช้ฟีเจอร์ช่วยจัดระเบียบของ Gemini ใน Sheets มีดังนี้:

• ไปที่ Google Sheets ในเบราว์เซอร์ของคุณและเปิดสเปรดชีตเปล่า
• คลิก ไอคอน ช่วยฉันจัดระเบียบที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ (ทางด้านขวาของ ตัวเลือก การค้นหา ) ซึ่งจะเปิดแผงด้านข้างทางด้านขวาของสเปรดชีตซึ่งคุณสามารถพิมพ์คำแนะนำได้
• พิมพ์พร้อมท์และคลิกปุ่มสร้างนี่อาจเป็นรายการสินค้าคงคลัง เครื่องมือติดตามงบประมาณ หรือแม้แต่แผนการออกกำลังกาย เช่น:

Create a home workout plan to help me build my chest muscles

• Gemini จะสร้างเทมเพลตตามคำแนะนำโดยมีคอลัมน์และแถวที่กรอกไว้แล้ว คลิก ปุ่ม แทรกใต้สเปรดชีตเพื่อใช้เทมเพลต
• ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตตามความต้องการของคุณได้
• อย่างที่คุณเห็นได้จากตัวอย่างนี้ Gemini ใน Sheets จะมีประโยชน์เมื่อคุณมีความคิดเกี่ยวกับประเภทของสเปรดชีตที่คุณต้องการสร้าง แต่ต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม ยิ่งคุณให้รายละเอียดในคำเตือนมากเท่าไร เทมเพลตก็จะเหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณมากขึ้นเท่านั้น

3. สร้างสูตรในชีตโดยใช้ Gemini

สูตรใน Google Sheets ช่วยให้คุณสามารถคำนวณในสเปรดชีตได้ แต่แทนที่จะสร้างสูตรของคุณเอง คุณสามารถใช้ Gemini ใน Sheets เพื่อสร้างสูตรที่กำหนดเองตามคำแนะนำหรือข้อมูลในสเปรดชีตของคุณได้

วิธีใช้ Gemini ใน Sheets เพื่อสร้างสูตรมีดังนี้:

• สร้างสเปรดชีตหรือใช้คุณลักษณะช่วยฉันจัดระเบียบเพื่อสร้างเทมเพลต เช่น:

สร้างสินค้าคงคลังสำหรับร้านค้าแฟชั่นรวมทั้งราคาต่อหน่วย 

• คลิกที่ ไอคอนAsk Geminiที่มุมขวาบนของหน้าจอ (ทางด้านซ้ายของไอคอนโปรไฟล์)
• ขอให้ Gemini สร้างสูตรโดยป้อนคำขอของคุณในแผงด้านข้าง เช่น:

สร้างสูตรเพื่อคำนวณยอดคงคลังรวมของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดในตาราง 

• เลือกเซลล์และคลิก ไอคอน แทรกใต้สูตรเพื่อเพิ่มลงในสเปรดชีต

4. ใช้ Gemini เพื่อสรุปสเปรดชีตและให้ความช่วยเหลือ

หากคุณเคยพยายามทำความเข้าใจสเปรดชีตที่ซับซ้อน Gemini อาจเป็นโซลูชันที่คุณต้องการ สามารถช่วยสรุปข้อมูลสำคัญในสเปรดชีตหรือแสดงวิธีใช้คุณลักษณะเฉพาะใน Google ชีตได้

• สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ ไอคอน Ask Geminiและเขียนคำสั่ง เช่น:

อธิบายสเปรดชีตนี้เหมือนกับว่าฉันเป็นเด็กอายุ 5 ขวบ 

• หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟีเจอร์เฉพาะในชีต คุณสามารถพิมพ์คำถามของคุณในกล่องข้อความได้ เช่น:

ฉันจะลบรายการที่ซ้ำกันในสเปรดชีตนี้ได้อย่างไร 

5. เข้าถึงข้อมูลจาก Gmail และ Drive

หากคุณต้องการข้อมูลจากบัญชี Gmail หรือ Google Drive ขณะทำงานกับสเปรดชีต คุณไม่จำเป็นต้องสลับระหว่างแอปต่างๆ อย่างต่อเนื่อง Gemini ใน Sheets ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลจาก Gmail และไดรฟ์ได้จากแผงด้านข้าง สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องอ้างอิงอีเมลหรือเอกสารเฉพาะขณะทำงานกับสเปรดชีตของคุณ

วิธีใช้ Gemini ใน Sheets เพื่อเข้าถึง Gmail หรือ Drive มีดังนี้:

• เปิดสเปรดชีตและคลิก ไอคอน ถาม Geminiเพื่อเปิดแผงด้านข้าง
• พิมพ์คำเตือนลงในกล่องข้อความ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:

• • ให้ฉันสรุปอีเมลทั้งหมดที่ฉันได้รับในสัปดาห์นี้
  • แสดงรายการงานทั้งหมดใน[ใส่ชื่อไฟล์]ในไดรฟ์
  • สรุปประเด็นสำคัญใน บันทึกการประชุม [ใส่ชื่อไฟล์]ในไดรฟ์
• คลิกแหล่งที่มาที่อยู่ใต้การตอบกลับเพื่อดูอีเมลหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องในไดรฟ์

สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือ Gemini เช่นเดียวกับเครื่องมือ AI อื่นๆ ไม่ได้ให้คำตอบที่แม่นยำเสมอไป คุณควรตรวจสอบข้อมูลที่เครื่องมือนี้ให้ไว้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือสำคัญ

Gemini สำหรับ Google Sheets ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร

ต่อไปนี้เป็นสองวิธีที่จะได้รับประโยชน์จากการเข้าถึง Gemini ใน Google Sheets

1. การเริ่มต้นที่ดีในการจัดกิจกรรม

ด้วย Gemini สำหรับ Google Sheets คุณสามารถสร้างสเปรดชีตตามคำเตือนของคุณได้ คุณไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบเซลล์ใดๆ หรือป้อนข้อมูลเพื่อให้แชทบอท AI สร้างแผนที่กำหนดเองสำหรับกิจกรรมของคุณ

ไม่ว่าคุณต้องการสร้างแบบฟอร์มป้อนข้อมูล แผนการจัดการงบประมาณ หรือระบบการติดตามเป้าหมาย สิ่งที่คุณต้องทำคือ อธิบายว่าคุณต้องการบรรลุสิ่งใด และ Gemini จะสร้างแผนเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น แน่นอน คุณสามารถแก้ไขคอลัมน์ให้พอดีมากขึ้นหลังจากแทรกตารางที่สร้างขึ้นแล้ว

2. การจำแนกและวิเคราะห์ข้อมูล

Gemini for Sheets ช่วยคุณจัดหมวดหมู่และวิเคราะห์ข้อมูลได้ Chatbots สามารถเข้าใจบริบทของข้อมูลและติดป้ายกำกับเซลล์ที่เกี่ยวข้องได้ นอกจากนี้ยังสามารถแนะนำตัวเลือกกรอกอัตโนมัติ ตรวจจับรายการที่ซ้ำกัน และตรวจสอบประเภทข้อมูลใน Google Sheets ได้ เพื่อแบ่งเบาภาระในการป้อนข้อมูลของคุณ

ด้วยเครื่องมือวิเคราะห์ Gemini สามารถแนะนำสูตร ตัวกรอง ฟังก์ชัน และตารางสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ สิ่งนี้จะช่วยคุณวิเคราะห์ข้อเสนอแนะของผู้ใช้ ข้อมูลการสำรวจ และผลการทดสอบ ในความเป็นจริง ข้อเสนอแนะสูตรของ Gemini มีประโยชน์มากจนคุณสามารถหยุดเขียนสูตรใน Google Sheets และปล่อยให้ Gemini ทำงานแทนคุณได้

ข้อจำกัดของ Gemini สำหรับ Google Sheets

ในแท็บ Gemini ในชีต มีข้อจำกัดความรับผิดชอบว่า Gemini สำหรับเวิร์กสเปซ "อาจแสดงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง" นี่อาจเป็นผลมาจากวิธีที่คุณแสดงข้อความแจ้งเตือนหรือผู้ช่วย AI ไม่มีเทมเพลตที่คล้ายกับที่คุณร้องขอ

วิธีที่ดีในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Gemini สำหรับ Google Sheets คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความเตือนของคุณมีการใช้คำอย่างเหมาะสม โดยมีคำอธิบายและคำสำคัญที่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Gemini เป็นเครื่องมือ AI จึงอาจสร้างผลลัพธ์ที่คาดไม่ถึงหรือไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งมักเรียกว่าภาพหลอนของ AI มีโอกาสเสมอที่เนื้อหาที่สร้างขึ้นจะไม่เหมาะสม ไม่ถูกต้อง หรือไม่เกี่ยวข้อง

Gemini สำหรับ Google Sheets เป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยเหลือคุณ ดังนั้นอย่าพึ่งพาข้อมูลที่เครื่องมือนี้ให้มาเพียงอย่างเดียว ตรวจสอบเนื้อหาที่สร้างขึ้นทั้งหมดอย่างรอบคอบเสมอ ก่อนที่จะแทรกลงในสเปรดชีตของคุณ นอกจากนี้ คุณควรพิจารณาให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้ Google สามารถปรับปรุงผู้ช่วย AI ของตนได้

Gemini in Sheets เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สามารถทำให้ประสบการณ์การใช้ Sheets ของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลองใช้ดูแล้วดูว่ามันจะช่วยคุณในโครงการถัดไปของคุณได้อย่างไร!