วิธีใช้ขั้นตอนด่วนใน Microsoft Outlook

Microsoft Outlookเป็นแอปพลิเคชันอีเมลที่ทุกคนชื่นชอบ ใช้งานง่าย มีฟีเจอร์เสริมประสิทธิภาพการทำงานมากมายที่ใช้กันทั่วไปในสภาพแวดล้อมองค์กร คุณมักดำเนินการซ้ำๆ กันตลอดทั้งวันใน Outlook

โชคดีที่ Microsoft ได้รวมคุณลักษณะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประโยชน์ที่เรียกว่า Quick Steps เพื่อช่วยดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ให้เป็นอัตโนมัติ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่า Quick Steps คืออะไรและคุณจะใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้เพื่อทำงานใน Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ขั้นตอนด่วนใน Microsoft Outlook คืออะไร

Quick Steps เป็นฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ใช้งานง่ายซึ่งรวมอยู่ใน Outlook 2013 และรุ่นใหม่กว่า คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณดำเนินการซ้ำๆ กันได้อย่างรวดเร็วและเป็นอัตโนมัติ การทำให้งานเหล่านี้เป็นอัตโนมัติมีข้อดีเพิ่มเติมคือทำให้จัดการกล่องจดหมายหลายกล่องพร้อมกันได้ง่ายขึ้น และยังประหยัดเวลาของคุณได้มากในแต่ละวันอีกด้วย

คุณสามารถใช้ขั้นตอนด่วนในสถานการณ์ต่างๆ ได้ กรณีการใช้งานในแต่ละวันอาจเป็นการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุโดยอัตโนมัติ ขณะเดียวกันก็ส่งต่ออีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานและทำเครื่องหมายว่าสำคัญด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

โดยค่าเริ่มต้น Microsoft Outlook จะมอบการดำเนินการด่วนที่ใช้กันทั่วไปบางอย่างให้กับคุณ คุณสามารถใช้งานตามที่เป็นอยู่หรือปรับแต่งขั้นตอนด่วนเริ่มต้นตามความต้องการของคุณได้ หากนั่นไม่เพียงพอ คุณสามารถสร้าง Quick Step แบบกำหนดเองเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณได้

ใช้ขั้นตอนด่วนเริ่มต้นใน Microsoft Outlook

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถใช้ขั้นตอนด่วนเริ่มต้นได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลา มีขั้นตอนด่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสี่ขั้นตอนใน Outlook (เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365): ย้ายไปที่, ถึงผู้จัดการ, อีเมลทีมและตอบกลับและลบ

คุณจะต้องกำหนดค่ารายการเหล่านี้ด้วยที่อยู่อีเมลผู้รับที่ถูกต้องและโฟลเดอร์ที่ต้องการก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้เป็นครั้งแรก หากต้องการใช้ย้ายไป ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• จาก แท็บ หน้าแรกคลิกย้ายไปจาก ส่วน ขั้นตอนด่วน

• ใน กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าครั้งแรกให้เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายอีเมลและเปลี่ยนชื่อขั้นตอนด่วนหากจำเป็น
• คลิกบันทึกแล้วคุณก็พร้อมที่จะย้ายอีเมลได้อย่างรวดเร็ว
• เลือกอีเมลที่คุณต้องการย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นและคลิกขั้นตอนด่วนที่บันทึกไว้จาก แท็บ หน้าแรก Outlook จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดค่าไว้โดยตรง

คุณสามารถกำหนดค่าขั้นตอนด่วนเริ่มต้นอื่น ๆ ได้ในลักษณะเดียวกัน คุณอาจสนใจเรียนรู้วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วย

วิธีการสร้างขั้นตอนด่วนแบบกำหนดเองใน Microsoft Outlook

หากคุณพบว่าขั้นตอนด่วนแบบเริ่มต้นไม่เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วนแบบกำหนดเองได้โดยง่าย อาจเป็นการดำเนินการง่ายๆ เช่น การลบหรือส่งต่ออีเมล หรือการดำเนินการหลายๆ อย่าง เช่น การส่งต่ออีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานแล้วย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด

เมื่อตั้งค่าแล้ว คุณสามารถทำให้กระบวนการที่ยุ่งยากเหล่านี้เป็นแบบอัตโนมัติได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างนี้จะสร้างขั้นตอนด่วนแบบกำหนดเองใน Microsoft Outlook:

• ย้ายอีเมล์ไปยังโฟลเดอร์อื่น
• ทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน
• ส่งต่ออีเมล์ไปยังเพื่อนร่วมงาน
• ทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญ

เราจะตั้งค่าดังนี้:

• เลือก ตัวเลือกสร้างใหม่จาก กลุ่มแท็บ ขั้นตอนด่วนในหน้าแรก

• ตั้งชื่อ Quick Step ของคุณใน ช่อง ชื่อ (ตัวอย่างเช่น เราจะตั้งชื่อว่าDemo )
• จากรายการแบบดร็อปดาวน์ใน ส่วน การดำเนินการก่อนอื่นให้เลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์และระบุโฟลเดอร์ปลายทาง
• คลิก ปุ่ม เพิ่มการดำเนินการและเลือกทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน
• คลิกเพิ่มการดำเนินการ อีกครั้ง เพื่อตั้งค่าการส่งต่ออีเมล และเลือกส่งต่อ
• ใน ฟิลด์ ถึง…ให้ป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งต่ออีเมลไป หรือเลือกที่อยู่จากสมุดที่อยู่ของคุณ

• สุดท้าย ให้คลิกเพิ่มการดำเนินการเพื่อใส่ไว้ในสถานะแฟล็ก
• นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าปุ่มลัดจากรายการแบบดรอปดาวน์ ได้อีกด้วย
• เมื่อคุณพร้อมแล้ว คลิกเสร็จสิ้น
• คุณสามารถใช้ Quick Step ที่กำหนดเองจากส่วน Quick Steps หรือทางลัดที่กำหนดค่าไว้

ขั้นตอนด่วนใน Microsoft Outlook เป็นเครื่องพิสูจน์ชื่อเสียงของ Outlook ในฐานะแอปพลิเคชันอีเมลระดับมืออาชีพที่ทำให้การทำงานในแต่ละวันเป็นเรื่องง่าย หากคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนมาใช้ Microsoft Outlook คุณอาจประหลาดใจกับคุณสมบัติของแอปอีเมลอื่นๆ