ส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook ด้วย Mail Merge

Mail Merge เป็นเหมือนเพื่อนเก่าคนหนึ่งที่คุณไม่ได้ติดต่อมาหลายปี มักจะถูกประเมินค่าต่ำกว่าและถูกเพิกเฉยจนถึงวันที่คุณต้องการมันอย่างยิ่ง

ดาวน์โหลดMicrosoft Outlook สำหรับ iOS

ดาวน์โหลดMicrosoft Outlook สำหรับ Android

คุณไม่ตระหนักถึงศักยภาพของมันจนกว่าคุณจะได้งานในการจัดการคำเชิญไม่กี่ร้อยคำ อาจเป็นคำเชิญงานแต่งงานหรืออาจเป็นป้ายที่อยู่และป้ายชื่อ ไม่ต้องกังวลคุณสามารถส่งข้อความส่วนตัวจำนวนมากด้วยMicrosoft Outlook 2016 ได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาทีและเพียงไม่กี่คลิก บทความต่อไปนี้จะแนะนำให้คุณทำเช่นนั้น

คุณควรใช้จดหมายเวียนเมื่อใด

Mail Merge ใช้เมื่อคุณต้องการสร้างเอกสารหลาย ๆ เอกสารที่เหมือนกันโดยพื้นฐาน แต่แต่ละเอกสารจะมีรายละเอียดของตัวเอง อีเมลมีรูปแบบและเนื้อหาเหมือนกันรวมทั้งกราฟิกหากมี เช่นคำเชิญมีเนื้อหาเหมือนกันหมดยกเว้นชื่อที่อยู่ ...

ไม่เหมือนกับการส่งข้อความไปยังกลุ่มคนการรวมเมลทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับที่ไม่ซ้ำกัน

คุณลักษณะจดหมายเวียนใช้สองส่วน:

• เอกสารหลัก (ที่นี่: Microsoft Word) ที่คุณเขียนเนื้อหาของอีเมล
• แหล่งที่มาของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง (ที่นี่: Microsoft Outlook Contacts) มักเป็นที่อยู่และชื่อของผู้รับ

สองส่วนนี้ "รวมกัน" ด้วย Outlook เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อส่งอีเมลไปยังบุคคลหลายคนโดยแต่ละคนจะเป็นแบบส่วนตัวสำหรับผู้ติดต่อแยกกัน

Microsoft Office ช่วยให้คุณใช้แหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันสำหรับรายละเอียดที่อยู่ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้สเปรดชีต Excel หรือแม้แต่ฐานข้อมูล Access ที่นี่คุณจะใช้รายชื่อติดต่อ Outlook เพื่อส่งอีเมล

เตรียมผู้ติดต่อสำหรับจดหมายเวียน

ทำสิ่งต่อไปนี้หลังจากที่คุณเปิด Outlook:

1. เปิดบุคคลเพื่อแสดงรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ

เลือกผู้ติดต่อ ( Ctrl + Click ) ที่คุณต้องการรวมไว้ในรายชื่ออีเมลส่วนบุคคล หากต้องการจัดการรายการขนาดใหญ่อย่างง่ายดายให้ใช้ตัวเลือกจัดเรียงที่มีให้ (คลิกลูกศรลงถัดจากทั้งหมด ) คุณสามารถจัดเรียงตามหมวดหมู่ ( จัดเรียงตามหมวดหมู่ ) ในเมนูแบบเลื่อนลงเดียวกัน

หมายเหตุ:จดหมายเวียนไม่ทำงานกับรายชื่อการแจกจ่าย

2. จากริบบิ้นเลือกกลุ่มจดหมายเวียน> เหลา> การทำงาน

3. ในหน้าจอMail Merge Contactsให้เลือกเฉพาะผู้ติดต่อที่เลือกหากอีเมลส่วนบุคคลถูกส่งไปยังผู้ติดต่อที่เลือก ภายใต้ตัวเลือกผสานให้เลือกสิ่งต่อไปนี้:

• ประเภทเอกสาร : Form Letters.
• รวมกับ : อีเมล
• บรรทัดหัวเรื่องของข้อความ : หัวเรื่องจะไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับอีเมลทั้งหมด ดังนั้นคุณเลือกสิ่งนี้จะได้รับความสนใจจากคุณ

4. คลิกตกลงจากนั้น Microsoft Word จะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณเขียนข้อความส่วนตัวของคุณ

เขียนข้อความส่วนบุคคลใน Microsoft Word

ที่แท็บการส่งจดหมายบนRibbonให้เลือกบรรทัดคำทักทายเพื่อเริ่มข้อความด้วยบรรทัดทักทาย

ดังที่คุณเห็นที่นี่กล่องโต้ตอบได้รับการเติมข้อมูลไว้ล่วงหน้า นี่เป็นเพียงตัวยึดสำหรับชื่อจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ด้านล่างนี้คุณสามารถดูตัวอย่างชื่อจากรายการของคุณ คุณสามารถปรับแต่งรายการด้วยตัวเลือกที่ให้ไว้ที่นี่

โปรดทราบว่าเขตข้อมูลผสานมาจากส่วนหัวของคอลัมน์ในรายชื่ออีเมลของคุณ ดังนั้นหากไม่ตรงกันให้ใช้Match Fieldsเพื่อให้แน่ใจว่าการผสานยังคงถูกต้อง หากฟิลด์ที่คุณต้องการระบุว่าไม่ตรงกันให้คลิกรายการดรอปดาวน์สำหรับฟิลด์นั้นแล้วเลือกชื่อคอลัมน์ที่ตรงกับคอลัมน์นั้นในรายการของคุณ

เมื่อคุณคลิกตกลงเขตข้อมูลตัวยึดสำหรับบรรทัดคำทักทายจะแสดงในเอกสาร Word คุณสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับเอกสารที่มีฟิลด์เพิ่มเติม

คลิกที่แทรกเขตข้อมูลผสาน ข้อมูลนี้ควรแสดงในแหล่งข้อมูลเดิมของคุณซึ่งในกรณีนี้คือข้อมูลติดต่อใน Outlook

ในการจัดรูปแบบคำทักทายตามที่คุณต้องการให้ไฮไลต์ฟิลด์รวมทั้งเครื่องหมายที่ส่วนท้าย ไปที่หน้าแรกแท็บและใช้ตัวอักษรการตั้งค่า นอกจากนี้ให้ตั้งค่าระยะห่างบรรทัดเพื่อให้แน่ใจว่าระยะห่างระหว่างบรรทัดตรงกับระยะห่างในส่วนที่เหลือของเอกสาร

ป้อนข้อความ

ส่วนหัวของข้อความคือตัวยึดคำทักทายและ / หรือฟิลด์ใดก็ตามที่คุณแทรกด้วยความช่วยเหลือของฟิลด์การผสานเพิ่มเติม ตอนนี้คุณเริ่มเขียนเนื้อหาข้อความ

เมื่อเนื้อหาของข้อความเสร็จสมบูรณ์ให้คลิกเสร็จสิ้นและผสาน> ส่งข้อความอีเมล คลิกตกลงในกล่องโต้ตอบผสานกับอีเมล

จากนั้น Word จะส่งข้อความแต่ละข้อความไปยังที่อยู่อีเมลของตน คุณไม่สามารถ CC หรือ BCC ผู้รับรายอื่นและคุณไม่สามารถเพิ่มไฟล์แนบในอีเมลได้

คุณสามารถบันทึกเอกสารที่คุณใช้สำหรับจดหมายเวียนได้เนื่องจากยังบันทึกลิงก์กับแหล่งข้อมูลเช่นผู้ติดต่อ เมื่อคุณเปิดเอกสารจดหมายเวียนให้เลือกใช่เมื่อ Word แจ้งให้คุณรักษาการเชื่อมต่อ

เมื่อคุณคุ้นเคยแล้วกระบวนการทั้งหมดจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีตั้งแต่ต้นจนจบ ในขณะเดียวกันแทนที่จะเสียเวลาเขียนอีเมลของแต่ละคนตอนนี้คุณสามารถทำได้สำหรับกลุ่มโดยไม่คำนึงถึงจำนวนคนในกลุ่ม