หลักการจัดการความรู้พื้นฐานที่ทุกคนควรรู้

คุณจะสร้างความหมายให้กับการไหลของข้อมูลที่คุณเจอในแต่ละวันในฐานะคนทำงานที่มีความรู้หรือผู้เรียนรู้ตลอดชีวิตได้อย่างไร คำตอบอยู่ที่การจัดการความรู้ส่วนบุคคล (PKM) ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยให้คุณบันทึก จัดระเบียบ และใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการความรู้ส่วนบุคคลคืออะไร? เพราะเหตุใดจึงสำคัญ?

การจัดการความรู้ส่วนบุคคล (PKM)เป็นแนวทางที่มีโครงสร้างและตั้งใจในการรวบรวม จัดระเบียบ และใช้ข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น ประสบการณ์ส่วนตัว หนังสือ บทความ พอดแคสต์ โซเชียลมีเดีย เป็นต้น

ระบบการจัดการความรู้ส่วนบุคคลจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงและดำเนินการความรู้ได้ ช่วยให้คุณสร้างความเชื่อมโยงที่มีความหมาย และใช้สิ่งที่คุณรู้ในการสร้าง แก้ไขปัญหา หรือตัดสินใจที่ดีขึ้น

PKMกล่าวถึงข้อจำกัดสำคัญประการหนึ่งของสมอง นั่นก็คือความสามารถในการรักษาความทรงจำ แม้ว่าสมองของเราจะเก่งในการสร้างแนวคิด สร้างความเชื่อมโยง และแก้ไขปัญหา แต่สมองของเราไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะยาว ซึ่งมักจะเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นเมื่อเราอายุมากขึ้น

นี่คือจุดที่ ระบบPKMมีประโยชน์ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยการสร้างสมองส่วนที่สองเพื่อเสริมความสามารถทางปัญญาของคุณ

คนส่วนใหญ่มีระบบการจัดการความรู้ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอยู่แล้ว แต่บางครั้งระบบเหล่านั้นอาจไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่สมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น ก่อนที่ฉันจะรู้จักPKMฉันได้สร้าง กลุ่ม WhatsApp ส่วนตัวขึ้นมา —ที่ไม่มีสมาชิก — เพื่อเก็บความคิดสุ่มๆ คำพูดจากหนังสือ และไอเดียที่ฉันไม่ต้องการที่จะลืม ถึงแม้จะใช้งานได้ชั่วคราว แต่ก็ไม่สามารถขยายหรือเรียงลำดับได้ และการค้นหาโน้ตที่เจาะจงในภายหลังก็กลายเป็นความท้าทาย

จุดเริ่มต้นที่ดีในการปรับปรุงระบบการจัดการส่วนบุคคลของคุณคือการทำความเข้าใจองค์ประกอบหรือหลักการหลักๆ ของระบบเหล่านั้น

รวบรวมและจัดเก็บความรู้

การได้มาและจัดเก็บความรู้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในระบบภายนอกที่เชื่อถือได้ สมองของเรามีความสามารถในการสร้างแนวคิดมากกว่าการจัดเก็บแนวคิด ดังนั้น เป้าหมายจึงคือการถ่ายโอนแนวคิดเหล่านั้นไปยังระบบภายนอก

วิธีการที่มีประสิทธิผลบางอย่างสำหรับการรวบรวมและจัดเก็บความรู้ ได้แก่:

• การจดบันทึก : คุณอาจชอบวิธีการเขียนที่คล้ายกันในสมุดบันทึกจริงหรือใช้แอปจดบันทึกเฉพาะหรือเครื่องมือจัดการความรู้ส่วนบุคคล เช่น Apple Notes, Google Keep, Obsidian หรือ Logseq
• สร้างบุ๊กมาร์ก : บันทึกบทความ วิดีโอ หรือแหล่งข้อมูลออนไลน์อื่นๆ ด้วยเครื่องมืออ่านในภายหลัง เช่น Pocket, Instapaper หรือ Readwise เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีค่าสำหรับการใช้งานในภายหลัง
• การบันทึกเสียง/วิดีโอ : ใช้เครื่องมือบันทึกเสียงหรือแอปการประชุมทางวิดีโอเช่น Zoom หรือ Microsoft Teams เพื่อบันทึกการประชุม การสัมภาษณ์ หรือการบรรยาย

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด สิ่งสำคัญคือการบันทึกทุกอย่างไว้ในที่เดียว หรืออย่างน้อยก็ต้องแน่ใจว่าทุกอย่างจะถูกจัดเก็บไว้ที่นั่นในที่สุด ระบบแบบกระจาย ซึ่งมีการบันทึกต่างๆ กระจายอยู่ในสมุดบันทึก แอปพลิเคชัน หรือแผ่นกระดาษหลายแผ่น ทำให้การดึงข้อมูลออกมาทำได้ยาก และ "บั่นทอน" จุดประสงค์ของ PKM

คุณควรเข้าถึงเครื่องมือบันทึกของคุณได้ง่าย เช่น สมุดบันทึกขนาดพกพา หรือแอปที่ซิงค์ได้ระหว่างอุปกรณ์หลายเครื่อง เนื่องจากไอเดียต่างๆ มักมาในเวลาที่คุณคาดไม่ถึง ดังนั้นจึงสำคัญมากที่จะต้องมีระบบที่สามารถเปลี่ยนไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว ในขั้นตอนนี้ คุณอาจไม่ต้องกังวลเรื่องการจัดเก็บบันทึกหรือไอเดียอย่างสมบูรณ์แบบ เนื่องจากคุณจะมีเวลาดำเนินการดังกล่าวในขั้นตอนถัดไป

การจัดระเบียบและการสืบค้นความรู้

ขั้นตอนนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าความรู้ที่คุณรวบรวมไว้จะถูกจัดระเบียบในลักษณะที่ทำให้เรียกค้นได้ง่ายเมื่อจำเป็น สร้างความเชื่อมโยงที่มีความหมาย และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากต้องการจัดระเบียบหรือประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ โปรดลองนึกถึงว่าตัวคุณในอนาคตจะเข้าถึงและเข้าใจข้อมูลนั้นได้อย่างไร ระบบ PKM ที่มีการจัดระบบอย่างดีจะทำสองสิ่งหลักๆ:

• ให้ความสำคัญกับความเกี่ยวข้อง : ไม่ใช่ว่าทุกข้อมูลจะคุ้มค่าที่จะเก็บรักษาไว้ การจัดระเบียบช่วยให้คุณกรองสิ่งที่สำคัญและกำจัดส่วนที่เหลือออกไป
• ขับเคลื่อนการดำเนินการ : ความรู้ที่จัดระเบียบนั้นเข้าใจและนำไปใช้ได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนบันทึกการประชุมให้เป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ การเรียนรู้ที่เจาะลึก หรือการสังเคราะห์แนวคิดสำหรับโครงการ

ดังนั้นคุณจึงต้องการสร้างโครงสร้างที่เป็นตรรกะและเชื่อมโยงกันเมื่อจัดระเบียบข้อมูล ระบบนี้ควรได้รับการปรับแต่งตามความต้องการและเวิร์กโฟลว์เฉพาะบุคคลของคุณ ต่อไปนี้เป็นแนวทางบางประการที่ควรพิจารณา:

• โฟลเดอร์และแท็ก : ใช้โฟลเดอร์หรือแท็กเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดระเบียบบันทึกตามโครงการ หัวข้อ หรือพื้นที่ที่เน้น (เช่น โครงการงาน
• การพัฒนาตนเอง หรือ สุขภาพและความฟิต) แท็กจะเพิ่มเลเยอร์ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้คุณสามารถค้นหาบันทึกตามคำสำคัญได้อย่างง่ายดาย
• การเชื่อมโยง : ใช้เครื่องมือที่ทำให้การเชื่อมโยงบันทึกหรือความคิดเป็นเรื่องง่าย (เช���น Obsidian หรือ Logseq) สิ่งนี้จำลองวิธีการทำงานของสมองของคุณ โดยสร้างเครือข่ายการเชื่อมต่อที่ช่วยให้คุณมองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างความรู้ที่แตกต่างกัน
• เพิ่มบริบทที่เกี่ยวข้องเช่น วันที่ เวลา สถานที่ หรือแหล่งที่มา - ให้กรอบอ้างอิงที่ช่วยให้คุณจำได้ นอกจากนี้ พยายามสรุปข้อมูลด้วยคำพูดของคุณเอง เพราะจะช่วยให้คุณเข้าใจเนื้อหาได้ดีขึ้น ขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลจริงๆ อีกด้วย

เมื่อคุณจัดระเบียบความรู้ของคุณอย่างเป็นระบบ คุณจะสร้างโครงสร้างเชิงตรรกะที่ช่วยให้คุณค้นหา ดึงข้อมูล และใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณรวบรวมความรู้มากขึ้นและความต้องการของคุณพัฒนาขึ้น โครงสร้าง PKM ของคุณก็จะปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับเวิร์กโฟลว์ ลำดับความสำคัญ และเครื่องมือใหม่ๆ

การเผยแพร่และประยุกต์ความรู้

การจัดการความรู้ส่วนบุคคลจะเกิดผลอย่างแท้จริงเมื่อมีการแบ่งปันและนำข้อมูลไปใช้ วิธีที่มีประสิทธิผลที่สุดวิธีหนึ่งในการเสริมสร้างสิ่งที่คุณเข้าใจและเรียนรู้คือการแบ่งปันกับผู้อื่น สามารถทำได้ผ่านการสอน การทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน หรือการสนทนาทั่วไป

นอกเหนือจากการแบ่งปันแล้ว คุณค่าของระบบการจัดการความรู้ส่วนบุคคลยังอยู่ที่ความสามารถในการแจ้งการตัดสินใจของคุณและชี้นำการกระทำอีกด้วย คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกที่จัดเก็บไว้ในระบบ PKM ของคุณให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรือเป้าหมายได้ ตัวอย่างเช่น อีเมลและบันทึกการประชุมสามารถกลายเป็นงานที่ดำเนินการได้ ขณะที่บันทึกจากสมุดบันทึกของผู้นำสามารถใช้เพื่อปรับปรุงพลวัตของทีมได้

ท้ายที่สุด ระบบการจัดการความรู้ส่วนบุคคลของคุณสามารถกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ด้วยการค้นพบความเชื่อมโยงระหว่างแนวคิดที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งช่วยให้คุณค้นพบวิธีแก้ปัญหาสร้างสรรค์ที่ไม่ชัดเจน

โดยสรุป ระบบการจัดการความรู้ส่วนบุคคลที่มีการออกแบบมาอย่างดีจะเป็นกรอบในการบันทึก จัดระเบียบ และนำความรู้ไปใช้เพื่อปรับปรุงการเรียนรู้ การตัดสินใจ และความคิดสร้างสรรค์ ด้วยการบูรณาการหลักการเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรประจำวัน คุณสามารถเปลี่ยนแนวคิดที่แตกต่างให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายและผลลัพธ์ที่ดำเนินการได้