เคล็ดลับประหยัดเวลา 9 ประการเมื่อจัดรูปแบบเอกสารใน Microsoft Word

สำหรับคนส่วนใหญ่Microsoft Wordเป็นเครื่องมือที่ใช้สร้างเอกสารอย่างมืออาชีพ แต่การจัดรูปแบบอาจใช้เวลานาน โชคดีที่มีเคล็ดลับง่าย ๆ ไม่กี่ประการที่สามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณง่ายขึ้น ช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่สวยงามและน่ามองได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

สารบัญ

• 1. ใช้ทางลัดที่จำเป็น
• 2. ใช้เทมเพลต Word
• 3. นำการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันมาใช้ด้วยสไตล์
• 4. ปรับแต่งแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน
• 5. การนำทางโดยใช้บานหน้าต่างนำทาง
• 6. ใช้การจัดรูปแบบกับหลายส่วนโดยใช้ Format Painter
• 7. ปรับแต่งคุณสมบัติการแก้ไขอัตโนมัติ
• 8. นำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ด้วย Quick Parts
• 9. ปรับเปลี่ยนการจัดรูปแบบโดยใช้ Reveal Formatting

1. ใช้ทางลัดที่จำเป็น

ด้วยการกดนิ้วไว้บนแป้นพิมพ์ คุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบได้รวดเร็ว และมีสมาธิกับการเขียน ไม่ต้องคลำหาเมาส์จนเสียสมาธิอีกต่อไป

เช่น หากต้องการให้ข้อความเป็นตัวหนา เพียงกดCtrl + B ในทำนองเดียวกัน หากต้องการทำเป็นตัวเอียง ให้ใช้Ctrl + Iและหากต้องการขีดเส้นใต้ ให้ใช้Ctrl + U เคล็ดลับการจัดรูปแบบพื้นฐานเหล่านี้เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของเคล็ดลับในการประหยัดเวลาใน Word

คุณสามารถจัดตำแหน่งข้อความด้านซ้าย กึ่งกลาง หรือด้านขวาได้อย่างรวดเร็วโดยใช้Ctrl + L, Ctrl + EและCtrl + R กดCtrl + 2เพื่อเว้นวรรค 2 เท่าในเอกสารและCtrl + 1เพื่อเว้นวรรค 1 เท่า ทางลัดเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับเค้าโครงเอกสารได้อย่างง่ายดาย

หากต้องการรายการแป้นพิมพ์ลัดที่ช่วยประหยัดเวลาใน Word ที่ครอบคลุมมากขึ้น โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดใน Windows ที่ผู้ใช้ Word ทุกคนควรรู้

2. ใช้เทมเพลต Word

หากคุณสร้างเอกสารประเภทเดียวกันจำนวนมาก เช่น รายงาน ใบแจ้งหนี้ หรือจดหมายข่าว การใช้เทมเพลต Word จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก เทมเพลต Word มาพร้อมการจัดรูปแบบล่วงหน้าพร้อมตัวแทนสำหรับเนื้อหาของคุณ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง

Word มีเทมเพลตในตัวมากมายสำหรับประเภทเอกสารทั่วไป โดยสามารถเข้าถึงได้ผ่าน เมนู เอกสารใหม่ เลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด แล้วคุณจะมีเอกสารที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพ ซึ่งเต็มไปด้วยเนื้อหาของคุณเองแน่นอน

หากต้องการตัวเลือกเพิ่มเติม โปรดดูไซต์เหล่านี้ เพื่อ ดาวน์โหลดเทมเพลต Microsoft Wordคุณจะพบเทมเพลตฟรีและพรีเมียมมากมายที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อสร้างเอกสารที่สวยงามด้วยความพยายามที่น้อยที่สุด

แต่หากคุณมีข้อกำหนดการจัดรูปแบบเฉพาะที่เทมเพลตที่มีอยู่ไม่เป็นไปตามนั้น โปรดพิจารณาการสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองใน Microsoft Word คุณสามารถนำเทมเพลตของคุณเองที่มีรูปแบบที่คุณชอบมาใช้ซ้ำได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

3. นำการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันมาใช้ด้วยสไตล์

คุณควรใช้รูปแบบใน Word เสมอเพื่อจัดรูปแบบให้สม่ำเสมอตลอดทั้งเอกสารของคุณ ขั้นแรก คุณจะกำหนดสไตล์สำหรับหัวเรื่อง ย่อหน้า และองค์ประกอบอื่นๆ จากนั้นคุณจะสามารถมีรูปลักษณ์ที่สอดคล้องกันได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบแต่ละส่วนด้วยตนเอง

หากต้องการใช้สไตล์ ให้เลือกข้อความและเลือกสไตล์ที่ต้องการจากแกลเลอรีสไตล์บน แท็บ หน้าแรก หากคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบ ให้คลิกขวาที่รูปแบบนั้นแล้วเลือกแก้ไขเพื่อปรับแต่งแบบอักษร ขนาด สี และคุณสมบัติอื่นๆ การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะอัปเดตอินสแตนซ์ทั้งหมดของรูปแบบนั้นในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ

4. ปรับแต่งแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน

แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนเป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณสามารถเก็บคำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุดไว้ได้เพียงคลิกเดียว ตามค่าเริ่มต้น แถบนี้ประกอบด้วยคำสั่งพื้นฐาน เช่นบันทึก เลิกทำและทำซ้ำแต่คุณสามารถปรับแต่งได้ง่ายเพื่อรวมเครื่องมือจัดรูปแบบที่คุณใช้บ่อยด้วย

หากต้องการเพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือ ให้คลิกขวาที่แถบเครื่องมือ แล้วเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างคอลเลกชันขององค์ประกอบการจัดรูปแบบส่วนบุคคล เช่น สไตล์ที่ชื่นชอบ เครื่องมือจัดรูปแบบ หรือตัวเลือกการจัดตำแหน่งข้อความ

ช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยไม่ต้องค้นหาใน Ribbon ทุกครั้งที่คุณต้องการใช้รูปแบบเฉพาะใดๆ

5. การนำทางโดยใช้บานหน้าต่างนำทาง

การเลื่อนดูหน้าต่างๆ เพื่อค้นหาส่วนที่เจาะจงอาจเป็นเรื่องยากมากเมื่อต้องทำงานกับเอกสารยาวๆ บานหน้าต่างนำทางเป็นเครื่องมืออันทรงพลังอีกตัวหนึ่งที���ช่วยให้คุณสลับระหว่างส่วนต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการเข้าถึงบานหน้าต่างนำทาง ให้ไปที่ แท็บ มุมมองและทำเครื่องหมายที่ช่องข้างๆบานหน้าต่างนำทาง ซึ่งจะเปิดแถบด้านข้างที่แสดงรายการหัวเรื่องในเอกสารของคุณ คลิกที่หัวข้อใด ๆ เพื่อนำทางไปยังส่วนนั้นโดยตรง

บานหน้าต่างนำทางมีประโยชน์มากโดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบส่วนต่างๆ ของเอกสารของคุณ คุณสามารถอัปเดตการจัดรูปแบบได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเลื่อนหรือค้นหาด้วยตนเองมากนัก

6. ใช้การจัดรูปแบบกับหลายส่วนโดยใช้ Format Painter

Format Painter เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณคัดลอกการจัดรูปแบบจากส่วนหนึ่งของเอกสารและนำไปใช้กับส่วนอื่นได้อย่างรวดเร็ว คุณสมบัตินี้ช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อคุณต้องรักษาการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันตลอดเนื้อหาของคุณ

ในการใช้ Format Painter ให้เลือกข้อความที่มีการจัดรูปแบบที่คุณต้องการคัดลอก คลิก ไอคอน Format Painterใน แท็บ Home (จะมีลักษณะเหมือนพู่กัน) จากนั้นคลิกและลากผ่านข้อความที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

เคล็ดลับ : หากคุณจำเป็นต้องใช้การจัดรูปแบบเดียวกันกับหลายส่วน ให้ดับเบิลคลิกไอคอนเครื่องมือจัดรูปแบบ การกระทำนี้จะทำให้เครื่องมือยังคงทำงานอยู่จนกว่าคุณจะกดEscหรือคลิกไอคอนอีกครั้ง

7. ปรับแต่งคุณสมบัติการแก้ไขอัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น การแก้ไขอัตโนมัติจะแก้ไขคำผิดและคำสะกดทั่วไปโดยอัตโนมัติ แต่คุณยังสามารถใช้เพื่อสร้างทางลัดแบบกำหนดเองสำหรับวลีหรือการจัดรูปแบบที่ใช้บ่อยได้อีกด้วย

หากต้องการปรับแต่งการแก้ไขอัตโนมัติ ให้ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > การพิสูจน์อักษร > ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มรายการของคุณเองลงในรายการได้ที่นี่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่า "br" ให้ขยายอัตโนมัติเป็น "Best respects" หรือ "mh" ให้กลายเป็น "ชื่อบริษัทของฉัน" ในแบบอักษรและขนาดที่คุณต้องการ

คุณยังสามารถค้นหาการแก้ไขคณิตศาสตร์อัตโนมัติได้ในเมนูเดียวกันอีกด้วย คุณลักษณะนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบุคคลที่มักรวมสมการหรือสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ไว้ในเอกสารบ่อยครั้ง

โดยค่าเริ่มต้น Word จะจดจำทางลัดทางคณิตศาสตร์หลายอย่าง เช่น พิมพ์"\pi"เพื่อแทรกสัญลักษณ์ pi (π) หรือ"\sqrt"ตามด้วยตัวเลขเพื่อสร้างสัญลักษณ์รากที่สอง (√)

8. นำเนื้อหากลับมาใช้ใหม่ด้วย Quick Parts

Quick Parts เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดเก็บและนำเนื้อหาที่จัดรูปแบบกลับมาใช้ใหม่ เนื้อหานี้รวมถึงส่วนหัว ส่วนท้าย หน้าปก หรือแม้แต่ส่วนต่างๆ ทั้งหมดของเอกสาร ด้วยการบันทึกส่วนประกอบเหล่านี้เป็นส่วนประกอบด่วน คุณสามารถแทรกส่วนประกอบเหล่านี้ลงในเอกสารใดๆ ก็ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ในการสร้างส่วนด่วน ให้เลือกเนื้อหาที่คุณต้องการบันทึก จากนั้นไปที่แทรก > ส่วนด่วน > บันทึกการเลือกไปที่แกลเลอรีส่วนด่วน ตั้งชื่อบล็อกอาคารของคุณ เลือกหมวดหมู่ และคลิกตกลงขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณต้องการใช้เนื้อหาดังกล่าว เพียงไปที่แทรก > ส่วนด่วนและเลือกจากไลบรารี

หน้าปกถือเป็นตัวอย่างที่ดีว่า Quick Parts ช่วยคุณประหยัดเวลาได้อย่างไร แทนที่จะสร้างหน้าปกใหม่ตั้งแต่ต้นสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ คุณสามารถสร้างหน้าปกแบบกำหนดเองได้หนึ่งครั้ง บันทึกเป็นส่วนด่วน และแทรกลงในเอกสารใดๆ ได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการ

9. ปรับเปลี่ยนการจัดรูปแบบโดยใช้ Reveal Formatting

บานหน้าต่างเปิดเผยการจัดรูปแบบจะแสดงรายละเอียดการจัดรูปแบบทั้งหมดของข้อความที่เลือก รวมถึงแบบอักษร ขนาด สไตล์ และการตั้งค่าย่อหน้า

หากต้องการเข้าถึงบานหน้าต่างเปิดเผยการจัดรูปแบบ ให้กดShift + F1 บานหน้าต่างนี้จะปรากฏทางด้านขวาของหน้าจอ โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดรูปแบบที่ใช้กับข้อความที่คุณเลือก

นอกจากนี้ บานหน้าต่างเปิดเผยการจัดรูปแบบยังช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนการจัดรูปแบบได้โดยตรงจากบานหน้าต่างนั้นเอง คุณสามารถคลิกองค์ประกอบการจัดรูปแบบที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง เช่น แบบอักษรหรือระยะห่างระหว่างย่อหน้า และปรับเปลี่ยนตามต้องการ

การทำเช่นนี้จะช่วยประหยัดเวลาให้คุณโดยไม่ต้องนำทางผ่านเมนูและกล่องโต้ตอบต่างๆ เพื่อปรับเปลี่ยนการจัดรูปแบบ

เมื่อคุณทราบเคล็ดลับประหยัดเวลาเหล่านี้แล้ว คุณก็สามารถสร้างเอกสารอย่างมืออาชีพและมีการจัดรูปแบบที่ดีได้ภายในเวลาเพียงเล็กน้อย