เทคนิคการแบ่งงานเป็นชุดช่วยปรับปรุงสมาธิได้อย่างไร

การแบ่งงานเป็นชุดเป็นเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพที่ได้รับการพิสูจน์แล้วทางวิทยาศาสตร์และใช้งานง่ายเป็นอย่างยิ่ง เป็นวิธีการแสดงภาพในการวางแผนวันของคุณและทำงานต่างๆ เสร็จมากขึ้นในเวลาอันสั้น แม้ว่าจะไม่ใช่กลยุทธ์ที่ใช้ได้ผลสำหรับทุกคน แต่ก็สามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการพัฒนาระบบการผลิตผลงานส่วนบุคคลของคุณได้

• วิธี “มะเขือเทศ” โพโมโดโร: ทำงานอย่างมีสมาธิ ประสิทธิภาพสูง โดยไม่เหนื่อยล้า

สารบัญ

• Task Batching คืออะไร?
• การแบ่งงานเป็นชุดช่วยให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร
• เมื่อใดที่การแบ่งชุดงานจะไม่เหมาะสม?

Task Batching คืออะไร?

การแบ่งงานเป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่เกี่ยวข้องกับการจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันและกำหนดเวลาให้เป็นช่วงเวลาเฉพาะ แทนที่จะจัดการในเวลาสุ่มตลอดทั้งวัน เทคนิคนี้เหมาะที่สุดสำหรับกิจกรรมประจำวันที่มีขั้นตอนที่กำหนดไว้ชัดเจน

แม้ว่าการประมวลผลแบบแบตช์จะมีรากฐานมาจากการผลิตและการคำนวณในยุคแรก แต่เพิ่งจะนำมาใช้ในการจัดการเวลาและผลผลิตเมื่อไม่นานนี้เอง เทคนิคดังกล่าวมีพื้นฐานมาจากแนวคิดที่ว่าการกลับมาทำงานเดิมจะง่ายกว่าเมื่อเริ่มงานไปแล้ว และการเปลี่ยนงานหรือจัดการกับสิ่งรบกวนอาจทำให้เกิด "ต้นทุนการเปลี่ยนงาน" ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียผลผลิตมากถึง 40% ตามที่ระบุโดยสมาคมจิตวิทยาอเมริกัน

การแบ่งงานเป็นชุดจะคล้ายกับการแบ่งเวลา/การบล็อก โดยคุณจะแบ่งเวลาทำงานของคุณออกเป็นช่วงเวลาที่กำหนดสำหรับส่วนกิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ อย่างไรก็ตาม แตกต่างจากการบล็อกเวลา การแบ่งงานเป็นชุดจะมุ่งเน้นที่การจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเป็นเซสชันที่ไม่มีการหยุดชะงัก

ระยะเวลาของเซสชันเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญ แต่มีบทบาทสำคัญน้อยกว่าการบล็อกเวลา การแบ่งงานเป็นชุดมีความยืดหยุ่นมากกว่าและเหมาะกับบุคคลที่ทำงานในเวลาของตนเอง

หมายเหตุ : เทคนิคการแบ่งงานเป็นชุดและการบล็อกเวลาสามารถทำงานได้คล้ายกันในทางปฏิบัติ หากคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

การแบ่งงานเป็นชุดเป็นเทคนิคเพื่อเพิ่มผลงาน ช่วยให้ทำงานต่างๆ ได้มากขึ้นและมีความเครียดทางจิตใจน้อยลง ช่วยขจัดเวลาที่สูญเสียไปจากการสลับกิจกรรมการทำงานบ่อยครั้ง มันยังช่วยให้คุณเข้าสู่ภาวะการไหลลื่น เพราะคุณมุ่งเน้นไปที่งานเดียวเป็นเวลานาน

การแบ่งงานเป็นชุดนั้นทำได้ง่าย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีคุณลักษณะพิเศษใดๆ แอปที่ให้คุณจำกัดเวลาในแต่ละวันจึงสามารถช่วยให้คุณจัดกลุ่มงานได้เช่นกัน หากคุณชอบวิธีแบบโลว์เทค สมุดบันทึกแบบกระดาษก็ใช้ได้ดีเช่นกัน

การแบ่งงานเป็นชุดช่วยให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร

การค่อยๆ นำการแบ่งงานเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เป็นเวลาหลายเดือนเป็นประสบการณ์ที่คุ้มค่า มันทำให้คุณรู้สึกวิตกกังวลและกดดันน้อยลง และลดความกดดันในการวางแผนทุกนาทีของวันทำงานของคุณ

มีวิธีหลักสองวิธีในการใช้การแบ่งชุดงาน ได้แก่ แบบดั้งเดิม ซึ่งจะแบ่งงานออกเป็นบล็อกรายชั่วโมงภายในวันเดียว และแบบตามวัน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกำหนดวันทั้งวันในสัปดาห์ให้กับงานประเภทเฉพาะเจาะจง

การแบ่งงานเป็นชุดแบบดั้งเดิมนั้นเหมาะกับตารางงานของบุคคลทั่วไปมากกว่า ซึ่งงานต่างๆ จะต้องเสร็จก่อนสิ้นวัน ในทางกลับกัน การกำหนดธีมของวันเป็นเรื่องยากที่จะปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานแบบดั้งเดิม และเหมาะกับผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือผู้บริหารระดับสูงที่ใส่ใจกับภาพรวมมากกว่าการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน

เมื่อวางแผนวันของคุณ เริ่มต้นด้วยการทำรายการงานทั้งหมดที่ต้องดำเนินการให้เสร็จMicrosoft To Do (ซึ่งเป็นแบบข้ามแพลตฟอร์มและทำงานแบบออฟไลน์) พร้อมใช้งานแล้วแต่ยังมีตัวเลือกอื่นๆ ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการงานอีกด้วย

ณ จุดนี้ในแผน การกำหนดเวลามีความสำคัญน้อยกว่ากิจกรรมจริง เมื่อคุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถเลือกงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่คล้ายกันและจัดกลุ่มไว้เป็นบล็อกได้ บล็อคที่นี่เป็นชุดของงานที่ต้องดำเนินการภายในกรอบเวลาหนึ่ง

ใช้ Google ปฏิทินเพื่อสร้างและติดป้ายกำกับบล็อคเหล่านี้ โดยกำหนดเวลาให้เป็นกิจกรรมโดยตรงบนปฏิทิน คุณสามารถมีได้สูงสุด 5 บล็อกในหนึ่งวัน พร้อมกับงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่พอดีกับบล็อกใด ๆ

คุณควรระบุกรอบเวลาไว้เมื่อวางแผนวันของคุณ แต่ในทางปฏิบัติก็สามารถระบุเจาะจงหรือยืดหยุ่นได้ตามที่คุณต้องการ

มีหลักการบางประการที่ต้องคำนึงถึงเมื่อใช้ Task Batching ในกำหนดการทำงานของคุณ:

• ไม่มีการขัดจังหวะ : เป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะในช่วงเวลาหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นงานอื่นในตารางงานของคุณหรือกิจกรรมที่ไม่ได้วางแผนไว้ หากมีเหตุการณ์เกิดขึ้นในขณะที่คุณอยู่ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ควรจดบันทึกไว้เพื่อดำเนินการในภายหลัง แทนที่จะละทิ้งงานปัจจุบัน
• พักเป็นระยะระหว่างช่วง : คุณควรพักอย่างเพียงพอหลังจากทำกิจกรรมเป็นเวลานาน เทคนิค Pomodoro แบบดั้งเดิมนั้นไม่เหมาะสำหรับกลุ่มงาน แต่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้โดยการทำเซสชันที่ยาวขึ้น เช่น แบ่งเป็นช่วง 90 นาที แล้วพัก 20 นาที
• กำหนดลำดับความสำคัญ : งานเร่งด่วนไม่ใช่สิ่งสำคัญทั้งหมด และงานสำคัญก็ไม่ใช่สิ่งสำคัญทั้งหมดเร่งด่วนเช่นกัน การกำหนดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าคุณจะทำงานแบบแบ่งกลุ่มก็ตาม การเข้าใจว่าต้องทำอะไรถือเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการกำหนดตารางเวลา

เมื่อใดที่การแบ่งชุดงานจะไม่เหมาะสม?

การแบ่งงานเป็นชุดไม่เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์ วิธีนี้มีประสิทธิผลมากที่สุดในสภาพแวดล้อมที่เน้นการโฟกัสและความใส่ใจเป็นหลัก ดังนั้นจึงไม่เหมาะในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องจัดการกับปัญหาเร่งด่วนทันที เช่น บริการลูกค้าหรือการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน

นอกจากนี้ การแบ่งกลุ่มงานอาจไม่มีประสิทธิภาพสำหรับงานที่มีความสำคัญด้านเวลาสูง เนื่องจากแนวทางนี้ให้ความสำคัญกับกระบวนการมากกว่าผลลัพธ์ สำหรับงานที่ต้องการผลลัพธ์อย่างรวดเร็ว เช่น การเขียนและการค้นคว้าเอกสาร การจัดกลุ่มอาจทำให้คุณช้าลงได้

ท้ายที่สุด เมื่อทำงานเป็นทีม การแบ่งกลุ่มงานอาจกลายเป็นเรื่องยาก เนื่องจากการประสานตารางเวลาและลำดับความสำคัญภายในระบบที่เข้มงวดนั้นเป็นเรื่องยาก

การทำงานเป็นกลุ่มเป็นเวลานานอาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าทางสติปัญญาและอาจถึงขั้นหมดไฟได้ การพักเป็นระยะๆ ระหว่างช่วงและรู้จักขีดจำกัดของตนเองถือเป็นสิ่งสำคัญ

แม้ว่าการแบ่งคลัสเตอร์งานจะไม่เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ทุกเวิร์กโฟลว์ แต่ก็เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ดีที่จะช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างมาก และหากใช้ถูกต้องก็จะทำให้คุณรู้สึกดีกับสิ่งที่คุณทำสำเร็จในตอนท้ายวัน