เรียนรู้ Excel - บทที่ 6: วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันและลบค่าที่ซ้ำกันใน Excel

การกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันและการลบข้อมูลที่ซ้ำกันเป็นการดำเนินการขั้นพื้นฐานที่ทุกคนควรทราบเมื่อใช้ Excel มาเรียนรู้วิธีการใช้งานบน Excel for Office 365, Excel Online, Excel 2007 และสูงกว่ากัน

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel สำหรับ Android
• Microsoft Excel สำหรับ iOS
• Microsoft Excel Online

กรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือลบข้อมูลที่ซ้ำกันบน Excel สำหรับ Windows

• ในการกรองค่าที่ไม่ซ้ำคลิกข้อมูล> เรียงลำดับและกรอง> ขั้นสูง

• ในการลบค่าที่ซ้ำกันคลิกข้อมูล> เครื่องมือข้อมูล> ซ้ำลบ

เพื่อเน้นค่าไม่ซ้ำกันหรือซ้ำกันใช้รูปแบบตามเงื่อนไขคำสั่งในรูปแบบกลุ่มในหน้าแรกแท็บ

คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันและลบค่าที่ซ้ำกันใน Excel

การกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือการลบค่าที่ซ้ำกันเป็นสองงานที่เหมือนกันเนื่องจากเป้าหมายคือการนำเสนอรายการค่าที่แยกจากกัน อย่างไรก็ตามมีข้อแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่ง เมื่อคุณกรองค่าที่ไม่ซ้ำกันค่าที่ซ้ำกันจะถูกซ่อนไว้ชั่วคราวเท่านั้น การลบค่าที่ซ้ำกันหมายความว่าจะถูกลบออกจากสเปรดชีตอย่างถาวร

ค่าที่ซ้ำกันคือหนึ่งในค่าทั้งหมดในแถวต่ำสุดที่เหมือนกันกับค่าทั้งหมดในแถวอื่น การเปรียบเทียบค่าที่ซ้ำกันขึ้นอยู่กับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ปัจจุบันไม่ใช่ค่าที่เก็บไว้ในเซลล์ ตัวอย่างเช่นคุณมีค่าวันที่เดียวกันในเซลล์ต่างๆ เซลล์หนึ่งมีรูปแบบ 3/8/2006 อีกเซลล์คือ 8 มี.ค. 2549 ค่าเหล่านี้ไม่ซ้ำกัน

ตรวจสอบก่อนลบรายการที่ซ้ำกัน:ก่อนลบค่าที่ซ้ำกันคุณควรลองกรองหรือจัดรูปแบบค่าที่ไม่ซ้ำตามเงื่อนไขก่อนเพื่อยืนยันว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ตามที่คุณคาดหวัง

วิธีกรองค่าที่ไม่ซ้ำกัน

1. เลือกช่วงของเซลล์หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่คุณใช้อยู่ในตาราง

2. คลิกข้อมูล> ขั้นสูง (ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง)

3. ในป๊อปอัปตัวกรองขั้นสูงให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

กรองช่วงของเซลล์หรือตารางในตำแหน่ง:

• คลิกกรองรายชื่อในสถานที่

ในการคัดลอกผลการกรองไปยังตำแหน่งอื่น:

• คลิกคัดลอกไปยังสถานที่อื่น
• ในกล่องคัดลอกไปที่ให้ป้อนการอ้างอิงเซลล์
• หรือคลิกยุบโต้ตอบชั่วคราวซ่อนหน้าต่างป๊อปอัพที่เลือกเซลล์บนแผ่นงานแล้วคลิกExpand
• ตรวจสอบระเบียนที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้นจากนั้นคลิกตกลง

ค่าที่ไม่ซ้ำกันในช่วงนี้จะถูกคัดลอกไปยังตำแหน่งใหม่

กำจัดค่าที่ซ้ำกัน

เมื่อลบค่าที่ซ้ำกันออกเฉพาะค่าในช่วงของเซลล์หรือตารางเท่านั้นที่ได้รับผลกระทบ ค่าอื่น ๆ ที่อยู่นอกช่วงเซลล์หรือตารางจะไม่เปลี่ยนแปลงหรือย้าย เมื่อลบข้อมูลที่ซ้ำกันแล้วค่าที่เกิดขึ้นครั้งแรกในรายการจะยังคงอยู่และค่าอื่น ๆ ที่เหมือนกันจะถูกลบ

เนื่องจากคุณกำลังลบข้อมูลอย่างถาวรคุณควรคัดลอกช่วงเซลล์หรือตารางเดิมไปยังเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กอื่นก่อนที่จะลบค่าที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนมีดังนี้:

1. เลือกช่วงของเซลล์หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในตาราง

2. บนแท็บข้อมูลคลิกลบรายการที่ซ้ำกัน (ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล )

3. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ในคอลัมน์ให้เลือกจากคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์
• ได้อย่างรวดเร็วเลือกคอลัมน์ทั้งหมดคลิกเลือกทั้งหมด
• ได้อย่างรวดเร็วลบคอลัมน์ทั้งหมดคลิกยกเลิกการเลือกทั้งหมด

หากช่วงเซลล์หรือตารางมีคอลัมน์จำนวนมากและคุณต้องการเลือกเพียงไม่กี่คอลัมน์คุณสามารถคลิกยกเลิกการเลือกทั้งหมดเพื่อลบออกได้อย่างง่ายดาย จากนั้นในคอลัมน์ให้เลือกคอลัมน์เหล่านี้

หมายเหตุ:ข้อมูลจะถูกลบออกจากคอลัมน์ทั้งหมดแม้ว่าคุณจะไม่ได้เลือกคอลัมน์ทั้งหมดในขั้นตอนนี้ก็ตาม ตัวอย่างเช่นหากคุณเลือก Column1 และ Column2 แต่ไม่ใส่ Column3 คีย์เวิร์ดที่ใช้ในการค้นหารายการที่ซ้ำกันคือค่าของคอลัมน์ 1 & 2 ทั้งสองหากพบรายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์เหล่านี้ทั้งแถวจะเป็น ลบรวมคอลัมน์อื่น ๆ ในตารางหรือช่วงด้านบน

4. คลิกตกลงข้อความเกี่ยวกับจำนวนรายการที่ซ้ำกันถูกลบหรือเหลืออยู่จะปรากฏขึ้น คลิกตกลงเพื่อปิดข้อความนี้

5. เลิกทำการเปลี่ยนแปลงโดยคลิกเลิกทำหรือกดCtrl+ Zบนแป้นพิมพ์

พบปัญหาทั่วไปเมื่อลบรายการที่ซ้ำกันบนตารางข้อมูลผลรวมหรือเค้าร่าง

คุณไม่สามารถลบค่าที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลที่สรุปหรือสรุปได้ ในการกำจัดรายการที่ซ้ำกันคุณต้องลบข้อมูลทั้งสองนี้

ค่าที่ไม่ซ้ำหรือซ้ำกันภายใต้เงื่อนไข

หมายเหตุ:คุณไม่สามารถจัดรูปแบบฟิลด์ตามเงื่อนไขในพื้นที่ค่าของรายงานเป็น PivotTable ด้วยค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือซ้ำกัน

รูปแบบด่วน

1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วงตารางหรือ PivotTable

2. ในหน้าแรกแท็บในรูปแบบกลุ่มให้คลิกลูกศรเล็ก ๆ ภายใต้รูปแบบตามเงื่อนไข> กฎ Highlight เซลล์และเลือกค่าที่ซ้ำกัน

3. ป้อนค่าที่คุณต้องการใช้จากนั้นเลือกรูปแบบ

รูปแบบขั้นสูง

1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ตามช่วงตารางหรือรายงาน PivotTable

2. ในหน้าแรกแท็บในรูปแบบกลุ่มให้คลิกลูกศรในรูปแบบตามเงื่อนไข > คลิกจัดการกฎเพื่อแสดงรูปแบบตามเงื่อนไขกฎผู้จัดการหน้าต่าง

3. ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ในการเพิ่มรูปแบบตามเงื่อนไขคลิกกฎใหม่เพื่อแสดงการจัดรูปแบบกฎใหม่
• การเปลี่ยนรูปแบบตามเงื่อนไขเริ่มต้นด้วยการทำให้แน่ใจว่าแผ่นงานที่เหมาะสมหรือตารางเลือกในการแสดงการจัดรูปแบบกฎสำหรับรายการ หากจำเป็นให้เลือกช่วงของเซลล์อื่นโดยคลิกปุ่มยุบในนำไปใช้กับเพื่อซ่อนชั่วคราว เลือกช่วงเซลล์ใหม่บนแผ่นงานจากนั้นเปิดหน้าต่างป๊อปอัปนั้นอีกครั้ง เลือกกฎนี้แล้วคลิกแก้ไขกฎเพื่อแสดงแก้ไขการจัดรูปแบบกฎ

4. ในเลือกประเภทกฎให้คลิกจัดรูปแบบเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำหรือซ้ำกัน

5. ในรายชื่อของรูปแบบทั้งหมดของการแก้ไขคำอธิบายกฎให้เลือกไม่ซ้ำกันหรือซ้ำกัน

6. คลิกรูปแบบเพื่อแสดงรูปแบบเซลล์หน้าต่าง

7. เลือกจำนวนตัวอักษรเส้นขอบหรือรูปแบบการเติมคุณต้องการที่จะนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ที่เป็นไปตามเงื่อนไขและจากนั้นคลิกตกลง คุณสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในการแสดงตัวอย่างแผง

กรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือลบข้อมูลที่ซ้ำกันบน Excel Online

ใน Excel for Web คุณสามารถลบค่าที่ซ้ำกันได้

ลบค่าที่ซ้ำกัน

เมื่อลบค่าที่ซ้ำกันผลกระทบจะเกิดขึ้นกับค่าในช่วงของเซลล์หรือตารางเท่านั้น ค่าอื่น ๆ ที่อยู่นอกช่วงเซลล์หรือตารางนี้จะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงหรือย้าย เมื่อการลบซ้ำสำเร็จค่าที่เกิดขึ้นครั้งแรกในรายการจะยังคงอยู่และค่าอื่น ๆ ที่เหมือนกันจะถูกลบ

หมายเหตุ:คุณสามารถคลิกเลิกทำเพื่อรับข้อมูลกลับหลังจากลบรายการที่ซ้ำกันได้ตลอดเวลา ยังดีกว่าคุณควรคัดลอกช่วงเซลล์หรือตารางเดิมไปยังแผ่นงานหรือสมุดงานอื่นก่อนที่จะลบค่าที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนมีดังนี้:

1. เลือกช่วงของเซลล์หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในตาราง

2. ในข้อมูลแท็บคลิกลบซ้ำ

3. ในลบรายการที่ซ้ำกันให้ยกเลิกการเลือกคอลัมน์ใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการลบรายการที่ซ้ำกัน

หมายเหตุ:ข้อมูลจะถูกลบออกจากคอลัมน์ทั้งหมดแม้ว่าคุณจะไม่ได้เลือกทำก็ตาม ตัวอย่างเช่นหากคุณเลือกคอลัมน์ 1 และ 2 ให้ลบคอลัมน์ 3 คำสำคัญที่ใช้ค้นหารายการที่ซ้ำกันคือค่าในคอลัมน์ 1 และ 2 หากพบรายการที่ซ้ำกันในสองคอลัมน์นี้ทั้งแถวจะถูกลบ รวมข้อมูลในคอลัมน์ 3

คลิกตกลง ข้อความเกี่ยวกับจำนวนค่าที่ซ้ำกันที่ถูกลบจะปรากฏขึ้น คลิกตกลงเพื่อปิด

หมายเหตุ:หากคุณต้องการรับข้อมูลคืนเพียงคลิกเลิกทำหรือCtrl+ Zบนแป้นพิมพ์