เหตุใด Excel จึงเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการเพียงอย่างเดียวที่คุณต้องการ

หลายๆ คนได้ลองใช้เครื่องมือการจัดการโครงการมาหลายตัวแล้ว แต่ก็ยังคงกลับมาใช้Microsoft Excelสำหรับการจัดการโครงการอยู่ดี แม้ว่ามันอาจไม่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกคน แต่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณรู้วิธีใช้แล้ว

สารบัญ

• เริ่มต้นได้ฟรี
• วิธีการใช้ Excel สำหรับการจัดการโครงการ
• มีเทมเพลตฟรีและราคาถูกมากมาย
• ปรับแต่งได้เต็มที่ตามความต้องการของคุณ
• ขยายหรือทำซ้ำได้ง่าย
• แบ่งปันสเปรดชีตกับผู้อื่น
• การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนได้
• สร้างแท็บสำหรับด้านต่างๆ

เริ่มต้นได้ฟรี

มันยากที่จะโต้แย้งกับสิ่งที่ได้ฟรี เครื่องมือการจัดการโครงการจำนวนมากที่คุณอยากจะใช้ยังคงมีฟีเจอร์ที่ดีที่สุดบางส่วนไว้เบื้องหลังกำแพงการจ่ายเงิน ด้วย Excel แทบทุกสิ่งทุกอย่างจะฟรีตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะพบตัวเลือกการจัดรูปแบบเพียงไม่กี่รายการที่ต้องสมัครใช้งาน Office 365 แม้ว่าการสมัครใช้งานจะมีข้อดีอยู่บ้างก็ตาม

การใช้ Excel ออนไลน์ก็ฟรีเช่นกัน คุณยังได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 5GB สำหรับเอกสาร Office อีกด้วย หากคุณต้องการตัวเลือกเดสก์ท็อปฟรี มีทางเลือก Excel ฟรีอีกมากมาย

วิธีการใช้ Excel สำหรับการจัดการโครงการ

การใช้ Excel เพื่อการจัดการโครงการกลายเป็นเรื่องง่ายดายเมื่อคุณรู้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายสัปดาห์เพื่อเรียนรู้วิธีใช้งานมัน หากคุณรู้วิธีการสร้างสูตร ปรับแต่งอินเทอร์เฟซด้วยการจัดรูปแบบ และจัดระเบียบแท็บ คุณก็มีทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการโครงการเกือบทุกโครงการแล้ว

เวลาที่คุณประหยัดจากการเรียนรู้วิธีใช้สิ่งใหม่ๆ สามารถนำไปใช้ในการออกแบบเทมเพลตบางส่วนเพื่อใช้กับโปรเจ็กต์ใหม่ๆ ได้

มีเทมเพลตฟรีและราคาถูกมากมาย

หลายๆ คนไม่ชอบการออกแบบสเปรดชีต แต่แถวและคอลัมน์ที่เรียบง่ายจะรวมกันไม่ชัดเจนและไม่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการโครงการมากนัก

เริ่มต้นด้วยเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีหรือราคาถูก คุณจะพบตัวเลือกมากมายใน Excel เอง ตัวเลือกเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามงาน กำหนดเวลา งบประมาณ ฯลฯ เพียงป้อนข้อมูลของคุณเองแล้วสนุกไปกับมันได้เลย

ปรับแต่งได้เต็มที่ตามความต้องการของคุณ

เครื่องมือการจัดการโครงการส่วนใหญ่มีตัวเลือกการปรับแต่งเพียงเล็กน้อย แน่นอน คุณสามารถเปลี่ยนสีและแม้แต่เพิ่มหรือลบฟิลด์บางส่วนได้ แต่คุณจะต้องติดอยู่กับเค้าโครงซึ่งไม่ได้มีประสิทธิภาพเสมอไป

เมื่อคุณใช้ Excel ในการจัดการโครงการ คุณจะสามารถควบคุมลักษณะของโครงการได้อย่างสมบูรณ์ มันไม่จำเป็นต้องดูเหมือนสเปรดชีตด้วยซ้ำ

ยอมรับว่าจะต้องใช้เวลาสักพักในการปรับแต่งสเปรดชีตให้เสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้มันได้ขณะทำการปรับแต่ง ตัวอย่างเช่น คุณมีสเปรดชีตที่สร้างขึ้นเมื่อกว่าทศวรรษที่แล้วเพื่อติดตามวันที่ครบกำหนดซึ่งยังคงต้องมีการปรับเปลี่ยนในช่วงเวลาต่างๆ

ขยายหรือทำซ้ำได้ง่าย

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างสเปรดชีต Excel ใหม่ตั้งแต่ต้นสำหรับทุกโครงการเสมอไป ความต้องการของคุณเปลี่ยนแปลงไปหรือไม่? เพียงปรับสเปรดชีต เพิ่มสมาชิกกลุ่มใหม่? ขยายแผ่นงานด้วยแท็บสำหรับสมาชิกใหม่แต่ละคน

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการมีสเปรดชีตแยกกันสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณอาจชอบสเปรดชีตที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละโครงการหรือแม้แต่เพียงสเปรดชีตใหม่ทุกปีเพื่อติดตามผลลัพธ์ได้ดีขึ้น เมื่อคุณสร้างสเปรดชีตแล้ว เพียงคัดลอกและปรับเปลี่ยนเล็กน้อยเพื่อเริ่มต้นกับลูกค้าหรือโปรเจ็กต์ใหม่

เพียงไปที่ ไฟล์ -> สร้างสำเนา

แบ่งปันสเปรดชีตกับผู้อื่น

หากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นหรือกลุ่มเล็ก คุณสามารถแชร์สเปรดชีตของคุณกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าบุคคลจะไม่มี Excel ก็ยังสามารถเข้าถึงฟรีทางออนไลน์หรือดาวน์โหลดและใช้งานด้วยทางเลือก Excel ฟรีได้

เนื่องจากรูปแบบไฟล์ Excel เป็นที่นิยมกันมาก ทางเลือกฟรีส่วนใหญ่จึงสามารถอ่านและบันทึกไฟล์เหล่านี้ได้ หากคุณต้องการแชร์โดยไม่ต้องให้ใครแก้ไข เพียงแชร์เป็นPDF

ข้อดีคือคุณสามารถแชร์สเปรดชีตของคุณได้และรู้ว่ามีโอกาสดีที่ผู้อื่นจะรู้วิธีใช้ทุกอย่างอยู่แล้ว คุณสามารถอัปเดตรายละเอียดตามต้องการโดยไม่จำเป็นต้องถามคำถามมากเกินไปเกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการจริง

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณดำเนินการตามแผนได้

เป็นเรื่องง่ายๆ แต่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ฉันชื่นชอบเมื่อใช้ Excel เพื่อการจัดการโครงการ คุณเปิดสเปรดชีตของคุณและเห็นภาพรวมที่เป็นรหัสสีทันที ซึ่งแสดงถึงกำหนดส่งที่ใกล้จะถึง และแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังล่าช้ากว่ากำหนดหรือไม่

คุณยังสามารถดูได้ว่าได้รับการชำระเงินสำหรับโครงการแล้วหรือไม่ หรือคุณต้องส่งอีเมลเตือนความจำ เป็นต้น เพียงตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเซลล์ที่เจาะจง แล้วเสร็จเรียบร้อย คุณสามารถเน้นเซลล์ เพิ่มมาตราสี และแทรกสูตรได้

ไปที่หน้าแรก -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าแถบเครื่องมือของคุณ คุณอาจต้องไปที่หน้าแรก -> สไตล์ก่อน

สร้างแท็บสำหรับด้านต่างๆ

เช่นเดียวกับเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ คุณจะต้องมีมากกว่าแค่รายการงาน คุณจะต้องมีไทม์ไลน์ รายการงาน บุคคลที่รับผิดชอบ บันทึก ข้อมูลการติดต่อ งบประม���ณ และอื่นๆ การสร้างกล่องค้นหาเพื่อค้นหารายละเอียดในสเปรดชีตของคุณได้อย่างรวดเร็วถือเป็นแนวคิดที่ดีสำหรับการออกแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น

เมื่อใช้ Excel สำหรับการจัดการโครงการ เพียงสร้างแท็บหรือแผ่นงานที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละด้าน มีแท็บสำหรับงบประมาณของคุณ อีกแท็บสำหรับรายชื่อติดต่อ อีกแท็บสำหรับงานและบันทึก และอีกแท็บสำหรับไทม์ไลน์ของคุณ

แผ่นงานแต่ละแผ่นอาจมีลักษณะแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ตัวอย่างเช่น ติดตามไทม์ไลน์ของโครงการของคุณโดยการสร้างแผนภูมิแกนต์ แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะทำสิ่งนี้ตั้งแต่เริ่มต้น แต่ขอแนะนำให้ใช้เทมเพลตฟรีเช่นนี้ ซึ่งคุณสามารถค้นหาได้โดยค้นหาใน Excel

สำหรับทีมงานขนาดใหญ่ Excel อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป แต่หากคุณมีความคิดสร้างสรรค์เพียงเล็กน้อยและต้องการประหยัดเงิน Excel ถือเป็นโปรแกรมที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการเกือบทุกประเภทในฐานะบุคคลหรือทีมเล็กๆ