แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานห้องย่อย (Breakout Rooms) ใน Microsoft Teams

ลองนึกภาพการเปลี่ยนการประชุมเสมือนจริงที่วุ่นวายให้กลายเป็นการสนทนาที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพห้องย่อยใน Microsoft Teamsช่วยให้สิ่งนี้เป็นจริงได้ โดยช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเล็กๆ ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ในขณะที่ทุกคนยังคงมีส่วนร่วม ไม่ว่าคุณจะจัดเวิร์กช็อป การฝึกอบรม หรือระดมสมองของทีม การใช้ฟีเจอร์เหล่านี้อย่างเชี่ยวชาญจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและให้ผลลัพธ์ที่นำไปปฏิบัติได้จริง พร้อมที่จะยกระดับแล้วหรือยัง? มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ห้องย่อยใน Microsoft Teamsที่จะให้ผลลัพธ์ที่น่าทึ่งกันเลย 🚀

1️⃣ วางแผนล่วงหน้า: วางรากฐานสู่ความสำเร็จ

ความสำเร็จเริ่มต้นก่อนการประชุม การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นและลดการหยุดชะงักให้น้อยที่สุด

• กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน : ตัดสินใจว่าห้องย่อย แต่ละห้อง จะบรรลุเป้าหมายอะไรบ้าง—การระดมความคิด การแก้ปัญหา หรือการให้ข้อเสนอแนะ?
• สร้างห้องล่วงหน้า : ในปฏิทินของ Teams ให้กำหนดเวลาและกำหนดค่าห้องล่วงหน้าผ่านตัวเลือกการประชุม > ห้องย่อย (Breakout rooms)
• จัดสรรผู้เข้าร่วมอย่างมีกลยุทธ์ : ใช้รายชื่อผู้เข้าร่วมเพื่อจัดกลุ่มตามบทบาท ทักษะ หรือความหลากหลาย เพื่อให้เกิดความสมดุล

เคล็ดลับมือโปร: แชร์กำหนดการและหมายเลขห้องผ่านทางแชทล่วงหน้า จะช่วยสร้างความคาดหวังและลดความสับสนได้ ✨

2️⃣ การตั้งค่าและการกำหนดค่าหลัก

ตั้งค่าด้านเทคนิคให้ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาติดขัด ต่อไปนี้คือวิธีการตั้งค่าห้องประชุมย่อยใน Microsoft Teamsอย่างราบรื่น:

ระหว่างการประชุม เข้าใช้งานได้ผ่านไอคอนห้องประชุมย่อยในแถบเครื่องมือ เลือกการกำหนดแบบอัตโนมัติ แบบกำหนดเอง หรือแบบสุ่ม เพื่อความยืดหยุ่น 👍

3️⃣ ดึงดูดผู้เข้าร่วมอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน

ห้องว่างเปล่าทำให้พลังงานหมดไป กระตุ้นการมีส่วนร่วมด้วยตัวกระตุ้นเหล่านี้:

1. ให้คำแนะนำที่ชัดเจน : ปักหมุดข้อความในแชทของแต่ละห้อง โดยระบุงาน บทบาท และเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น: "อภิปรายวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด 3 ข้อ; แต่งตั้งผู้ประสานงาน"
2. แชร์ทรัพยากรล่วงหน้า : อัปโหลดหน้า OneNote ที่แชร์ร่วมกัน กระดานไวท์บอร์ด หรือแบบสำรวจไปยังแชทในห้อง
3. ส่งเสริมความเป็นเจ้าของ : อนุญาตให้กลุ่มต่างๆ ตั้งชื่อห้องของตนเองเพื่อความสนุกสนานและสร้างเอกลักษณ์ (เช่น "กลุ่มระดมความคิด")
4. สังเกตการณ์อย่างรอบคอบ : ในฐานะเจ้าภาพ ให้สลับไปมาระหว่างห้องต่างๆ อย่างเงียบๆ ก่อน จากนั้นจึงเข้าร่วมอย่างกระตือรือร้นเพื่ออำนวยความสะดวก

สังเกตการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีพลังมากขึ้น นำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น 😊

4️⃣ บริหารจัดการพลวัตและรับมือกับความท้าทาย

แผนใดๆ ก็ไม่สามารถคงอยู่ได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเผชิญหน้ากับปัญหา จงเตรียมพร้อมที่จะปรับตัว:

• สลับผู้เข้าร่วม : ใช้ "เพิ่ม/ลบผู้เข้าร่วม" เพื่อสลับผู้เข้าร่วมที่มีมุมมองใหม่ๆ ระหว่างการประชุม
• จัดการผู้ที่มาสาย : ย้ายผู้ที่เข้าร่วมช้าโดยอัตโนมัติ หรือกำหนดด้วยตนเอง
• แก้ไขปัญหาทางเทคนิค : เตือนทุกคนให้ตรวจสอบไมโครโฟน/กล้อง และทดสอบล่วงหน้า
• เปิดห้องให้ผู้สังเกตการณ์เข้าชม : เชิญผู้ร่วมจัดงานหรือแขกรับเชิญเข้าชมโดยไม่รบกวนการทำงาน

สำหรับงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ โปรดใช้คู่มือ Teams อย่างเป็นทางการสำหรับวิธีการตั้งค่าขั้นสูง

5️⃣ สรุปผลและบันทึกคุณค่า

ความมหัศจรรย์เกิดขึ้นหลังการทะลุแนวต้าน จัดระเบียบใหม่ให้มีประสิทธิภาพ:

1. เรียกทุกคนกลับเข้าห้องหลัก : แจ้งเตือนล่วงหน้า 2 นาทีผ่านระบบแจ้งเตือน
2. การแบ่งปันอย่างเป็นระบบ : ใช้วิธีการผลัดกันพูดหรือเชิญผู้แทนอาสาสมัคร โดยจำกัดเวลาคนละ 2 นาที
3. ผลลัพธ์ของเอกสาร : มอบหมายผู้จดบันทึกประจำห้องเพื่อคัดลอกข้อความแชท/OneNote ไปยังการประชุมหลัก
4. ติดตามผล : ส่งอีเมลสรุปพร้อมระบุรายการดำเนินการทันทีหลังจากนั้น

สิ่งนี้จะเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นการตัดสินใจ ทำให้เกิดผลกระทบที่ยั่งยืน 🎉

เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับผู้ใช้งานระดับสูง

ต่อยอดความรู้ของคุณด้วยเคล็ดลับเหล่านี้:

• ผสานการทำงานกับMicrosoft Whiteboardเพื่อการทำงานร่วมกันแบบเห็นภาพในห้องประชุม
• ใช้ Power Automate สำหรับการจัดสรรห้องประชุมอัตโนมัติโดยอิงจากแบบฟอร์ม
• เพื่อการศึกษา ให้เปิดใช้งานห้องที่นักเรียนสร้างขึ้น (ต้องใช้ Teams for Education)
• บันทึกเฉพาะการประชุมหลักเท่านั้น การประชุมย่อยจะไม่ถูกบันทึกเพื่อความเป็นส่วนตัว

ทดลองใช้ในที่ประชุมทดสอบเพื่อสร้างความมั่นใจ ทีมของคุณจะขอบคุณคุณ!

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง ❌

เหตุใดห้องย่อย (Breakout Rooms) ใน Microsoft Teamsจึงช่วยพลิกโฉมการประชุม

การอัปเดตล่าสุดของ Teams ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือด้วยการรองรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ดีขึ้น การสลับใช้งานที่ราบรื่น และบทสรุปที่ใช้ AI ช่วย (ผ่าน Copilot ในแพ็กเกจที่กำหนด) นำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เหล่านี้ไปใช้ แล้วคุณจะเห็นความพึงพอใจที่สูงขึ้น ไอเดียที่สร้างสรรค์ และทีมที่แข็งแกร่งขึ้น เริ่มการประชุมครั้งต่อไปอย่างชาญฉลาด ผู้เข้าร่วมของคุณพร้อมที่จะแสดงศักยภาพแล้ว!

พร้อมลองหรือยัง?นัดหมายรอบทดลองใช้ได้เลยวันนี้ แล้วมาแชร์ประสบการณ์ดีๆ ของคุณในช่องคอมเมนต์กัน เคล็ดลับการใช้ ห้องย่อย (Breakout Room) ที่ดีที่สุดของคุณคืออะไร ? 👇