10 เคล็ดลับในการวางข้อความใน Microsoft Word เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดรูปแบบ

คุณคัดลอกบางสิ่งบางอย่างแล้ววางลงใน Word แล้วทันใดนั้นก็เกิดความหายนะด้านการจัดรูปแบบ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว ต่อไปนี้เป็น 10 เคล็ดลับในการวางข้อความในMicrosoft Wordเพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดรูปแบบ!

สารบัญ

• 10. เชี่ยวชาญ "Paste Special" เพื่อความแม่นยำ
• 9. ตัดสินใจหลังจากวาง
• 8. ตั้งค่าการวางแบบเริ่มต้น
• 7. ลบรูปแบบทั้งหมดด้วย "เก็บเฉพาะข้อความ"
• 6. ลากและวางเพื่อวางอย่างรวดเร็ว
• 5. แก้ไขการจัดรูปแบบอย่างรวดเร็วด้วย Format Painter
• 4. วางข้อความเป็นรูปภาพ
• 3. วางหลายรายการอย่างรวดเร็วโดยใช้ Office Clipboard
• 2. ตัดและวางหลายครั้งด้วย Spike
• 1. วางตารางจาก ChatGPT

10. เชี่ยวชาญ "Paste Special" เพื่อความแม่นยำ

การวางแบบพิเศษควรเป็นตัวเลือกแรกของคุณเมื่อคัดลอกและวางเนื้อหาจากแหล่งภายนอก คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ข้อความของคุณปรากฏบนหน้าอย่างไร

ไปที่Ribbon > แท็บหน้าแรก > วาง > ตัวเลือกการวางเพื่อแสดงรายการดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกหลายรายการ เลือกวางแบบพิเศษเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่มีตัวเลือกเพิ่มเติม

ตอนนี้คุณสามารถเลือกที่จะรักษาการจัดรูปแบบต้นฉบับเดิม ใช้การจัดรูปแบบของเอกสารเอง หรือลบการจัดรูปแบบทั้งหมด Word จะแสดงตัวอย่างทันทีว่ารูปแบบแต่ละรูปแบบจะปรากฏบนหน้าอย่างไร

• รักษาการจัดรูปแบบต้นฉบับ : รักษารูปแบบเดิมไว้ (มีประโยชน์สำหรับคำพูดหรือเนื้อหาที่มีตราสินค้า)
• การจัดรูปแบบการผสาน : ผสมผสานข้อความที่วางกับรูปแบบปัจจุบันของเอกสาร (เหมาะสำหรับความสอดคล้องกัน)
• ข้อความที่ไม่ได้จัดรูปแบบ : ลบการจัดรูปแบบทั้งหมด
• วางเป็นไฮเปอร์ลิงก์หรือรูปภาพ : นี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการล็อคเค้าโครงหรือเพิ่มลิงก์ที่คลิกได้

หมายเหตุ : การวางเป็นไฮเปอร์ลิงก์หรือรูปภาพอาจไม่สามารถใช้ได้กับสถานการณ์การวางทั้งหมด อย่างไรก็ตามตัวเลือกเหล่านี้และทางลัดจะช่วยเร่งกระบวนการแก้ไขเอกสารของคุณ

9. ตัดสินใจหลังจากวาง

Word ช่วยให้คุณตัดสินใจหลังจากวางบล็อกเนื้อหาใดๆ หลังจากกดCtrl + Vแล้ว ให้มองหาไอคอนคลิปบอร์ดขนาดเล็กที่ส่วนท้ายของข้อความที่วาง คลิกไอคอนนั้นหรือกดCtrlและปุ่มลูกศรเพื่อสลับระหว่าง:

• รักษาการจัดรูปแบบต้นฉบับไว้ (โดยปกติจะเป็นค่าเริ่มต้น)
• การจัดรูปแบบการผสาน
• เก็บข้อความไว้เท่านั้น

พฤติกรรมเริ่มต้นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแหล่งที่มา (ตัวอย่างเช่น การวางระหว่างเอกสาร Word เทียบกับการวางจากเบราว์เซอร์) หากนิสัยการวางของคุณสม่ำเสมอ ให้ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการตัด คัดลอก และวางทั้งหมด สิ่งนี้สามารถช่วยเพิ่มความเร็วเวิร์กโฟลว์ของคุณได้มากยิ่งขึ้น

8. ตั้งค่าการวางแบบเริ่มต้น

การตั้งค่าเริ่มต้นของ Word คือการรักษาการจัดรูปแบบดั้งเดิมของสิ่งที่คุณวางลงไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นและวางข้อความให้ตรงกับการจัดรูปแบบของเอกสารหรือใช้ข้อความธรรมดาก็ได้

ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง ภายใต้การตัด คัดลอก และวางให้เลือกปุ่มลูกศรลงเพื่อเปลี่ยนกรณีการวางที่แตกต่างกัน สุดท้าย ให้เลือกระหว่างKeep Source Formatting , Merge FormattingและKeep Text Only เลือกตกลง​

การกำหนดการตั้งค่าเองก่อนแก้ไขเอกสารสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาบางประการได้

7. ลบรูปแบบทั้งหมดด้วย "เก็บเฉพาะข้อความ"

การวางจากเว็บไซต์หรือPDFมักจะมาพร้อมกับการจัดรูปแบบที่ซ่อนอยู่ มีหลายวิธีในการลบการจัดรูปแบบและรับข้อความธรรมดา ใน Word ให้ใช้Keep Text Onlyเพื่อลบแบบอักษร สี และไฮเปอร์ลิงก์

เมื่อคัดลอกแล้ว ให้คลิกที่ไอคอนคลิปบอร์ดและเลื่อนเมาส์ไปเหนือ ไอคอน เก็บข้อความเท่านั้น Word จะแสดงตัวอย่างบนหน้าและวางข้อความคัดลอกหลังจากที่คุณคลิกไอคอน

หรือใช้Ctrl + Alt + Vเพื่อเปิดวางแบบพิเศษ เลือกข้อความที่ไม่ได้จัดรูปแบบและคลิกตกลงนี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อทำความสะอาดข้อความอีเมลหรือบันทึกการค้นคว้า

6. ลากและวางเพื่อวางอย่างรวดเร็ว

คุณสามารถไฮไลท์แล้วลากและวางข้อความภายในเอกสาร Word เดียวกัน เอกสาร Word ที่แตกต่างกัน หรือจากเบราว์เซอร์ไปยังเอกสารได้

เทคนิคนี้ใช้ได้ดีสำหรับส่วนข้อความสั้นๆ และไม่จำเป็นต้องตัดและวาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการลากและวางในไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > ตัวเลือกการแก้ไข > อนุญาตให้ลากและวางข้อความ

ตอนนี้ เพียงแค่กดCtrl ค้างไว้ ในขณะลากเพื่อคัดลอกข้อความแทนที่จะย้ายข้อความ

5. แก้ไขการจัดรูปแบบอย่างรวดเร็วด้วย Format Painter

Format Painter ไม่ใช่ฟังก์ชัน "วาง" แต่ไอคอนแปรงเล็กๆ บนแท็บหน้าแรกเป็นเครื่องมือจัดรูปแบบที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง โปรแกรมจัดรูปแบบใน Word จะคัดลอกการจัดรูปแบบ เช่น สี แบบอักษร และขนาดแบบอักษร และนำไปใช้กับข้อความอื่นๆ

จาก แท็บ หน้าแรกให้เลือกเครื่องมือจัดรูปแบบในกลุ่มคลิปบอร์ด เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นไอคอนพู่กัน เลือกข้อความที่จัดรูปแบบ คลิก ไอคอน Format Painterและเลือกข้อความที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

การดับเบิลคลิกปุ่ม Format Painter จะนำการจัดรูปแบบเดียวกันไปใช้กับข้อความหลายบรรทัด คุณสามารถคลิกปุ่มอีกครั้งเพื่อปิด หรือกดEsc

เคล็ดลับ : ใช้แป้นพิมพ์ลัดAlt + Ctrl + Cเพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบและAlt + Ctrl + Vเพื่อวางการจัดรูปแบบ

4. วางข้อความเป็นรูปภาพ

การแปลงข้อความหรือตารางให้เป็นรูปภาพที่ฝังไว้ในเอกสาร Word มีการใช้งานเป็นครั้งคราว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งใบเสนอราคาที่มีรูปแบบในรายงาน แก้ไขข้อผิดพลาดเค้าโครงในเอกสารที่แชร์ หรือวางข้อมูล Excel บางส่วนโดยตรง

การวางเป็นรูปภาพจะล็อคการจัดรูปแบบและป้องกันการแก้ไข คัดลอกข้อความ/ตารางจากเอกสาร Word หรือ Excel อื่น ในเอกสาร Word ปลายทาง ให้เลือกวาง >รูปภาพ

หมายเหตุ : หรือไปที่วาง > วางแบบพิเศษ > รูปภาพ (Enhanced Metafile)หรือรูปแบบภาพอื่น คุณสมบัตินี้ทำงานได้เฉพาะกับแอพพลิเคชั่น Microsoft Office เท่านั้น

3. วางหลายรายการอย่างรวดเร็วโดยใช้ Office Clipboard

แตกต่างจากคลิปบอร์ดรุ่นเก่า ที่สามารถเก็บได้เฉพาะรายการที่คัดลอกล่าสุดเท่านั้น คลิปบอร์ดของ Office สามารถเก็บได้ถึง 24 รายการ คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณคัดลอกเนื้อหาหลายรายการในครั้งเดียวก่อนที่จะวาง

หากต้องการดูบานหน้าต่างคลิปบอร์ด ให้คลิกลูกศรเล็กที่มุมล่างขวาของกลุ่มคลิปบอร์ดบนแท็บหน้าแรก คลิกรายการใดๆ ในบานหน้าต่างเพื่อแทรกรายการนั้นที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์ของคุณ

คุณสมบัตินี้สะดวกมากเมื่อต้องทำงานกับไฟล์ Office หลายไฟล์หรือแก้ไขเอกสารยาวๆ หลายครั้ง Office Clipboard จัดเก็บข้อความ HTML และรูปภาพที่มีขนาดเล็กกว่า 4MB

เมื่อเสร็จสิ้นให้กดCtrl + Shift + F3เพื่อลบ Spike หลังจากวาง

2. ตัดและวางหลายครั้งด้วย Spike

หน้าที่ของ Spike อยู่ที่ความหมาย มันยึดทุกสิ่งเข้าด้วยกัน คุณสามารถรวบรวมชิ้นส่วนข้อความที่ไม่ต่อเนื่องและวางลงในกลุ่มโดยใช้ทางลัด "spike"

เลือกข้อความ รูปภาพ ตาราง ฯลฯ แล้วกดCtrl + F3เพื่อตัด ทำซ้ำเพื่อเพิ่มเพิ่มเติม หากต้องการวางทุกอย่างในครั้งเดียวที่ใดก็ได้ใน Word ให้กดCtrl + Shift + F3

หากต้องการวางเนื้อหาโดยไม่ลบ Spike ให้พิมพ์"spike"ลงในเอกสารและกดF3

หมายเหตุ : Microsoft Office Clipboard จะวางเนื้อหาครั้งละหนึ่งส่วน ใช้ได้ทั้งการคัดลอกและการตัดเนื้อหา Spike รวบรวมเนื้อหาแล้ววางไว้ทันที สิ่งนี้ทำให้ Spike เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรวบรวมคำพูดหรือสรุปประเด็นสำคัญจากเอกสาร

1. วางตารางจาก ChatGPT

การสร้างตารางนั้นเป็นเรื่องน่าปวดหัวเสมอ เนื่องจากเรากำลังทำการวิจัยเกี่ยวกับ ChatGPT อย่างมากในขณะนี้ คุณอาจจำเป็นต้องนำข้อมูลที่สร้างโดย AI และใส่ลงใน Word

Word จะไม่รักษาการจัดรูปแบบตารางของตาราง ChatGPT วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือการใช้ตัวกลางเช่น Excel

ดังนั้นให้วางเนื้อหาจาก ChatGPT ลงใน Excel โดยเลือกวาง > ตรงกับการจัดรูปแบบปลายทาง จากนั้นคัดลอกและวางตารางลงใน Word

แทนที่จะออกแบบเค้าโครงตารางใน Excel คุณสามารถใช้เคล็ดลับการจัดรูปแบบเหล่านี้เพื่อสร้างตารางที่สมบูรณ์แบบใน Microsoft Word

เคล็ดลับ : คุณยังสามารถแปลงข้อความเป็นตารางใน Word เป็นทางเลือกอื่นได้ ( แทรก > ตาราง > แปลงข้อความเป็นตาราง )

การใช้วิธีคัดลอกและวางอย่างถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับความจำของกล้ามเนื้อเป็นอย่างมาก นอกจากนี้ตัวเลือกการติดกาวที่ถูกต้องยังขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณด้วย เมื่อทำงานกับเนื้อหาเว็บ "เก็บเฉพาะข้อความเท่านั้น" มักจะช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุด สำหรับเนื้อหาจากเอกสาร Word อื่นๆ "การจัดรูปแบบผสาน" มักจะให้สมดุลที่ดีที่สุดระหว่างการรักษาการจัดรูปแบบที่จำเป็นและการจับคู่รูปแบบของเอกสารของคุณ บางวิธีอาจจะหายาก แต่คุณสามารถใช้มันได้เมื่อจำเป็น

ดูเพิ่มเติม:

• วิธีการรักษาการจัดรูปแบบ Word ไว้เมื่อแชร์เอกสาร
• MS Word: การจัดรูปแบบย่อหน้า
• คู่มือ Word 2013 ฉบับสมบูรณ์ (ตอนที่ 16): การจัดรูปแบบรูปภาพ