หนึ่งในข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญตลอดกาลของ Mail Merge คือการไม่สามารถจัดรูปแบบตัวเลขได้อย่างถูกต้องใน Excel โชคดีที่เรามีวิธีแก้ไขเสมอ มี 3 วิธีในการแก้ไขข้อผิดพลาดรูปแบบตัวเลขในจดหมายเวียน
Mail Merge โดยMicrosoft Wordเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่หลายคนชื่นชอบมากที่สุด สร้างป้ายกำกับเทมเพลตจดหมายอีเมลหรือรายงานที่มีประสิทธิภาพมาก เมื่อคุณรู้วิธีใช้แล้วคุณสามารถประหยัดเวลาในการทำงานได้ น่าเสียดายที่การเรียนรู้การใช้งานจดหมายเวียนทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว
ปัญหาอย่างหนึ่งของคุณลักษณะจดหมายเวียนคือไม่สามารถจัดรูปแบบตัวเลขได้อย่างถูกต้องในสเปรดชีต Excel ตัวอย่างเช่นผลการขายใน Excel ตอนนี้เท่ากับ 100 แต่ใน Word กลับเปลี่ยนเป็น 99.99999999996!
โชคดีที่การแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ไม่ใช่เรื่องยาก ในความเป็นจริงมีสามวิธีในการจำนวนการจัดรูปแบบการจัดการข้อผิดพลาดเมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถแก้ไขสเปรดชีตเอกสารจดหมายเวียนหรือเปลี่ยนวิธีเชื่อมต่อไฟล์ทั้งสอง แม้ว่าโซลูชันนี้จะไม่เป็นที่รู้จักกันดี แต่ก็อาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดยกเว้นว่าจะไม่มีการรองรับ Word 2016 อีกต่อไป
หมายเหตุ: แม้ว่าขั้นตอนด้านล่างจะทำในOffice 2016แต่ก็ยังใช้กับ Word และ Excel เวอร์ชันอื่น ๆ
วิธีแรกสำหรับจดหมายเวียนในการจัดรูปแบบหมายเลขคำของ Excel อย่างถูกต้องคือการแก้ไขเอกสาร Word โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณจะใช้รหัสรูปแบบตัวเลขที่ต้องการกับช่องผสาน - ผสานฟิลด์ในไฟล์ Word (โดยทั่วไปแล้วการผสานเขตข้อมูลจะบอกเอกสาร Word ว่าคอลัมน์ใดในสเปรดชีต Excel มีข้อมูลที่ต้องประมวลผล) ในการใช้รูปแบบกับฟิลด์คุณต้องรวมสวิตช์ตัวเลข (เดิมชื่อสวิตช์รูปภาพ ) ในกล่องรหัสของฟิลด์นั้น
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือการรู้รหัสเขตข้อมูลจริง เปิดเอกสารจดหมายเวียนแล้วคลิกแท็บการส่งจดหมายที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ปิดอยู่เพื่อให้คุณเห็นฟิลด์จดหมายเวียน จากนั้นคลิกขวาที่กล่องจดหมายเวียน (เช่น ' บริจาค' ) และเลือกสลับรหัสสนาม คุณควรจะเห็นรหัสสำหรับเขตข้อมูลที่ระบุวงเล็บปีกกาตัวอย่างเช่น: {เขตข้อมูลผสานบริจาค} ตอนนี้แก้ไขโค้ดฟิลด์นี้เพียงแค่ใส่รหัสสวิตช์ตัวเลขที่ส่วนท้ายของโค้ดดังนี้:
| {MERGEFIELD บริจาค \ # $ #, ## 0.00} |
ซอฟต์แวร์มีรหัสภาพจำนวนมาก นี่คือ 4 ตัวอย่างพร้อมผลลัพธ์ที่สอดคล้องกัน:
| {MERGEFIELD Cost \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00} $ 1,500.00 {MERGEFIELD Date \ @ "MMMM d"} 26 พฤศจิกายน |
อย่างที่คุณเห็นรหัสการสลับตัวเลขจะเหมือนกับรหัสรูปแบบ Excel ยกเว้นว่าตัวเลขคือ "\ #" และวันที่คือ "\ @" (หมายเหตุใช้เครื่องหมายคำพูดในรหัสวันที่ แต่ไม่ใช่ในรหัสตัวเลข) หากต้องการดูรหัสเพิ่มเติมให้ไปที่ตารางด้านล่างหรือไปที่วิธีใช้ออนไลน์สำหรับ "สวิตช์ตัวเลข" ใน Microsoft Word
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่โค้ดฟิลด์ตัวเลขจัดการกับข้อมูลในคอลัมน์ "การขาย" ในสเปรดชีต Excel
ที่จริง Word และ Excel ใช้รหัสการจัดรูปแบบเดียวกันดังนั้นทำไมพวกเขาไม่ใช้เดียวกันรูปแบบคุณลักษณะ? ตัวอย่างเช่นทำไมไม่ใช้ฟังก์ชัน MergeField เช่นนี้:
| {MERGEFIELD (การบริจาค "$ #, ## 0.00")} |
นี่เป็นข้อกังวลของหลาย ๆ คนและอาจมีเพียง Microsoft เท่านั้นที่รู้คำตอบ
หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณเพิ่มหรือเปลี่ยนสวิตช์ตัวเลขผลลัพธ์จะไม่ปรากฏทันที คุณอาจจะต้องปรับปรุงฟิลด์ (คลิกขวาและเลือกการปรับปรุงสนาม ) หรือคลิกจดหมายปุ่ม> ผลการดูตัวอย่าง ในบางครั้งคุณจะต้องทำซ้ำการดำเนินการนี้ 2 ถึง 3 ครั้ง หากคุณกำลังใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนคุณอาจต้องถอยหลังและเลิกทำเพื่อดูผลของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ
สวิตช์ตัวเลขทำงานได้ดีในสนามผสม แต่ขั้นตอนการใช้งานนั้นยากที่จะจดจำและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หากคุณรู้สึกแบบเดียวกันให้ลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งในสองวิธีถัดไป
นี่คือวิธีที่คุณจะหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบเมื่อใช้จดหมายเวียน ในสเปรดชีต Excel ให้แทรกคอลัมน์ที่มีสูตรที่แปลงตัวเลขหรือวันที่ใน Excel เป็นรูปแบบข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
ในการดำเนินการนี้คุณต้องใช้ฟังก์ชัน Excel TEXT ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแปลงตัวเลขหรือวันที่เป็นรูปแบบข้อความที่เทียบเท่าได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ข้อเสียของโซลูชันนี้คือคุณจำเป็นต้องทราบรหัสของรูปแบบนั้น แม้ว่ารหัสเหล่านี้จะเหมือนกับรหัสที่ใช้ในคุณลักษณะการจัดรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองแต่ก็เป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ Excel ที่ทราบว่ามีอยู่
ตัวอย่างเช่นสูตร TEXT (B3,“ $ #, ## 0.00”) และ TEXT (C5,“ M / dd / yy”) จะแปลงข้อมูลตัวเลขและวันที่เป็นข้อมูลข้อความ (ในตัวอย่างนี้ คือ "$ 12,345.67" และ "1/12/10")
เคล็ดลับ: เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดรูปแบบเซลล์ที่มีสูตรเหล่านี้แตกต่างกันเช่นตัวเอียงหรือสีแปลก ๆ เพื่อเตือนให้คุณทราบว่าตัวเลขเหล่านั้นเป็นเพียงข้อความเท่านั้น ในExcelเวอร์ชันเก่าไม่สามารถใช้ "ตัวเลข" เหล่านี้ในการคำนวณได้ ใน Excel 2016 คุณสามารถใช้ในสูตรใดก็ได้ยกเว้นฟังก์ชัน sum เช่น SUM และ AVERAGE
ข้อดีของการจัดรูปแบบตัวเลขและวันที่เหมือนข้อความคือข้อความจะถูกแปลงจาก Excel เป็นเอกสารโดยใช้ Mail Merge โดยไม่ผิดเพี้ยน ตัวเลือกการจัดรูปแบบเช่นแบบอักษรขนาดและสีจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ด้านล่างนี้คือชุดรหัสที่ใช้บ่อยที่สุดทางด้านขวา สิ่งที่ควรทราบก็คือทั้ง "0" และ "#" เป็นตัวยึดตำแหน่งสำหรับตัวเลข แต่ "0" จะบังคับให้ศูนย์ปรากฏที่ตำแหน่งแรกหรือตำแหน่งสุดท้าย "#" จะถูกแทนที่ด้วยตัวเลขหากไม่ใช่ศูนย์นำหน้าหรือเลขท้าย ดังนั้นรหัส "00000" จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าศูนย์นำหน้าจะไม่ถูกตัดทอนจากรหัสไปรษณีย์ของนิวเจอร์ซีย์
รหัสสำหรับตัวเลขวันที่และเวลาสามารถใช้ในฟังก์ชัน TEXT หรือในรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองของ Excel นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใน "สวิตช์ตัวเลข" ในฟิลด์จดหมายเวียนของ Word
หมายเหตุมีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างวิธีการทำงานของโค้ดใน Excel และ Word ใน Microsoft 2013 ใน Excel คุณสามารถใช้ "M" หรือ "m" เป็นเดือนและนาทีได้ ในกรณีส่วนใหญ่ Excel ฉลาดพอที่จะรู้ว่าคุณกำลังอ้างถึงหน่วยใด อย่างไรก็ตาม Word ไม่ "ฉลาด" อย่างที่เป็นอยู่ คุณต้องใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อระบุเดือน นอกจากนี้ Excel ยังมีรหัสเพิ่มเติมคือ“ MMMMM” ซึ่งส่งคืนตัวย่อเพียงตัวเดียวสำหรับเดือน (เช่น J, F, M, A, …)
การเพิ่มคอลัมน์สองสามคอลัมน์ที่มีฟังก์ชัน TEXT ลงในสเปรดชีตของคุณเป็นวิธีแก้ปัญหาข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบเมื่อใช้จดหมายเวียนธรรมดา โปรดทราบว่าเซลล์เหล่านี้แม้ว่าจะดูเหมือนมีตัวเลข แต่ก็ไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน SUM และ AVERAGE กับเซลล์เหล่านี้ได้ หากคุณต้องการแปลงเป็นตัวเลขอีกครั้งเพียงแค่ใช้ฟังก์ชัน VALUE
แทนที่จะใช้ฟังก์ชัน TEXT () บางคนชอบใช้ฟังก์ชัน ROUND () เพื่อลดจำนวนทศนิยม ตามที่ชื่อมีความหมายฟังก์ชัน Excel ROUND () โดยค่าเริ่มต้นจะปัดเศษเลขฐานสิบขึ้นหรือลงในตำแหน่งที่ผู้ใช้เลือก ข้อดีของแนวทางนี้คือตัวเลขที่ปัดเศษไม่ใช่ข้อความและยังสามารถใช้ในการคำนวณได้ ในหลาย ๆ กรณีแม้ว่าฟังก์ชัน ROUND () จะทำงานได้ดีกับจดหมายเวียนคุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงด้วยเหตุผลต่อไปนี้:
ในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนักฟังก์ชัน ROUND จะทำให้จดหมายเวียนผิดเพี้ยนไปเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นแทนที่จะแสดง 1,0014 จดหมายเวียนจะแสดง 1,0013
สองวิธีข้างต้นค่อนข้างง่าย แต่หากมีฟิลด์จำนวนมากที่ต้องจัดรูปแบบพวกเขาอาจทำให้หงุดหงิดได้ในไม่ช้าเนื่องจากต้องจำรหัสรูปแบบและแม้ว่ารหัสจะเหมือนกัน แต่ก็สามารถใช้งานได้หลายวิธี
วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและมีน้ำหนักเบาคือการเชื่อมโยง Word กับเวิร์กบุ๊ก Excel ผ่าน DDE (Dynamic Data Exchange) ซึ่งดีกว่าการทำขั้นตอนการลิงก์แบบคงที่ตามปกติ ฟังดูซับซ้อน แต่ถ้าคุณเชี่ยวชาญจดหมายเวียนแล้ว DDE ก็แค่ "นิดหน่อย" เป็นกระบวนการสองขั้นตอนง่ายๆ ขั้นตอนแรกคุณต้องเปิดใช้งาน Word เพื่อเปิดไฟล์ผ่าน DDE ขั้นตอนนี้ต้องทำเพียงครั้งเดียว
Office 2016 รองรับ DDE หรือไม่ Dynamic Data Exchange เป็นเทคโนโลยีเก่า บางครั้งใช้งานได้ดี แต่บางครั้งก็ใช้ไม่ได้ใน Office 2016 คุณควรเปิดแหล่งข้อมูล Excel ก่อนเข้าถึงจาก Word โดยปกติแล้วจะใช้แหล่งข้อมูล Excel คุณต้องเริ่มนำเข้าข้อมูลจากแถวแรกของสเปรดชีต หากคุณมีความอดทนคุณสามารถใช้ DDE ใน Office 2016 ได้)
ในการตั้งค่า Word 2013 สำหรับลิงก์ DDE ให้ทำดังต่อไปนี้:
จากนี้ไปคุณจะไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ข้างต้นอีกเลย ณ จุดนี้คุณสามารถเปิดสำเนา Word ของคุณในรูปแบบและเส้นทางที่หลากหลายรวมถึง IDE ผลอย่างเดียวคือทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ที่ไม่ใช่ Word โปรแกรมจะให้คุณเปลี่ยนค่ากำหนดของคุณ
ขั้นตอนที่สองและขั้นสุดท้ายคือการเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับกระบวนการจดหมายเวียน (ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนในWordหรือหลังจากกดปุ่มเลือกผู้รับในRibbonการส่งจดหมาย ) ตอนนี้คุณต้องคลิกเพิ่มอีก 3 ครั้ง
หากคุณเลือกสเปรดชีตสำหรับเอกสาร Word คุณอาจต้องเลือกใหม่ แต่คราวนี้ผ่านลิงก์ DDE มันจบแล้ว! จากนี้ไปการจัดรูปแบบ Excel ของคุณจะถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องในเอกสาร Word Mail Merge และคุณต้องจำไว้ว่าให้ใส่ข้อมูลที่คุณต้องการผสานในสมุดงานแรกของสมุดงาน Excel
ข้างต้นเป็นวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในรูปแบบตัวเลขในจดหมายเวียน หวังว่าจะมีประโยชน์กับคุณ หากมีวิธีอื่นอย่าลังเลที่จะแบ่งปันกับเรา
ติดปัญหาแท็บ Planner ใน Microsoft Teams ใช่ไหม? มาดูวิธีแก้ไขปัญหาทีละขั้นตอนสำหรับปัญหาทั่วไป เช่น การโหลดล้มเหลว ข้อผิดพลาดด้านสิทธิ์ และปัญหาการซิงค์ ทำให้แท็บ Planner ของคุณใช้งานได้อย่างราบรื่นใน Teams ได้แล้ววันนี้
กำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับการโทรผ่านวิดีโอใน Microsoft Teams อยู่ใช่ไหม? ค้นพบวิธีแก้ไขปัญหาแบบทีละขั้นตอนที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว สำหรับปัญหาเกี่ยวกับวิดีโอ ปัญหาเกี่ยวกับกล้อง และอื่นๆ อีกมากมาย กลับมาโทรได้อย่างราบรื่นในไม่กี่นาที!
เบื่อไหมกับปัญหาข้อผิดพลาดของ Microsoft ที่ทำให้ Microsoft Teams ของคุณล่ม? พบกับขั้นตอนการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดของ Microsoft Teams ทีละขั้นตอน ตั้งแต่การล้างแคชไปจนถึงวิธีแก้ไขขั้นสูง กลับมาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นอีกครั้งในวันนี้!
ติดปัญหาการเข้าสู่ระบบ Microsoft Teams บน Chromebook ใช่ไหม? คู่มือการแก้ไขปัญหาฉบับสมบูรณ์ของเราจะช่วยคุณแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเกี่ยวกับแคช การอัปเดต และอื่นๆ แก้ปัญหาได้ภายในไม่กี่นาทีและเชื่อมต่อได้อย่างต่อเนื่อง!
เบื่อกับข้อผิดพลาดในการดาวน์โหลด Microsoft Teams สำหรับพีซีที่ขัดขวางการทำงานของคุณใช่ไหม? ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนที่ได้รับการพิสูจน์แล้วของเราเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วและทำให้ Teams ทำงานได้อย่างราบรื่นบนพีซีของคุณในวันนี้
กำลังประสบปัญหาภาพกระตุกขณะใช้งาน Microsoft Teams ผ่าน Wi-Fi อยู่ใช่ไหม? คู่มือแก้ไขปัญหาฉบับสมบูรณ์นี้จะนำเสนอวิธีแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว เคล็ดลับขั้นสูง และการปรับแต่ง Wi-Fi เพื่อให้การสนทนาทางวิดีโอของคุณกลับมาคมชัดอีกครั้งในทันที
รู้สึกหงุดหงิดกับการวนลูปของหน้าจอต้อนรับใน Microsoft Teams ใช่ไหม? ลองทำตามขั้นตอนการแก้ไขปัญหาการวนลูปของหน้าจอต้อนรับใน Microsoft Teams ที่เราแนะนำ: ล้างแคช รีเซ็ตแอป และติดตั้งใหม่ กลับมาใช้งานร่วมกันได้อย่างราบรื่นภายในไม่กี่นาที!
รู้สึกหงุดหงิดกับสถานะ "ไม่อยู่" ใน Microsoft Teams ที่ค้างอยู่ใช่ไหม? พบกับสาเหตุหลักๆ เช่น การหมดเวลาการใช้งาน และการตั้งค่าพลังงาน พร้อมวิธีแก้ไขทีละขั้นตอนเพื่อให้กลับมาเป็น "พร้อมใช้งาน" ได้อย่างรวดเร็ว อัปเดตด้วยฟีเจอร์ Teams ล่าสุดแล้ว
รู้สึกหงุดหงิดเพราะปลั๊กอิน Microsoft Teams หายไปจาก Outlook ใช่ไหม? มาดูสาเหตุหลักและวิธีแก้ไขง่ายๆ ทีละขั้นตอน เพื่อให้การใช้งาน Teams และ Outlook กลับมาราบรื่นอีกครั้งโดยไม่ต้องยุ่งยาก ใช้งานได้กับเวอร์ชันล่าสุด!
เบื่อกับปัญหาการเล่นสื่อใน Microsoft Teams ที่ทำให้การประชุมปี 2026 ของคุณเสียบรรยากาศใช่ไหม? ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนจากผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อแก้ไขปัญหาเสียง วิดีโอ และการแชร์ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคนิคใดๆ การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นรอคุณอยู่!
รู้สึกหงุดหงิดกับ Microsoft Teams ที่ทำงานช้าใช่ไหม? ค้นพบสาเหตุที่ Microsoft Teams ทำงานช้า และลองใช้ 10 เคล็ดลับที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเหล่านี้เพื่อเพิ่มความเร็วอย่างเห็นได้ชัดในปี 2026 เพื่อการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
หงุดหงิดกับคำถาม "ปฏิทิน Teams ของฉันอยู่ที่ไหน?" มาแก้ไขปัญหาการซิงค์ใน Microsoft Teams ทีละขั้นตอนกัน กู้คืนมุมมองปฏิทินของคุณและซิงค์ได้อย่างง่ายดาย—เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญอยู่ด้านใน!
พบปัญหาข้อผิดพลาดของ Microsoft Teams ในวันนี้ใช่ไหม? คู่มือการแก้ไขปัญหา Microsoft Teams แบบทีละขั้นตอนฉบับนี้จะเปิดเผยวิธีตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว วิธีแก้ไขด่วนสำหรับปัญหาการเชื่อมต่อ แคช และการอัปเดต จะช่วยให้คุณกลับมาแชทได้อย่างราบรื่น
กำลังประสบปัญหาข้อผิดพลาดเกี่ยวกับพร็อกซีใน Microsoft Teams อยู่ใช่ไหม? ค้นพบขั้นตอนการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดเกี่ยวกับพร็อกซีใน Microsoft Teams ที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว ล้างแคช ปรับการตั้งค่าพร็อกซี และกลับมาใช้งานการโทรได้อย่างราบรื่นภายในไม่กี่นาทีด้วยคู่มือจากผู้เชี่ยวชาญของเรา
เรียนรู้วิธีตั้งสถานะ "ไม่อยู่ที่ทำงาน" ใน Microsoft Teams ด้วยขั้นตอนง่ายๆ สำหรับเดสก์ท็อป มือถือ และการซิงค์กับ Outlook รักษาความเป็นมืออาชีพแม้ในขณะอยู่นอกสถานที่ – ตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วในไม่กี่นาที!
