หนึ่งในข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญตลอดกาลของ Mail Merge คือการไม่สามารถจัดรูปแบบตัวเลขได้อย่างถูกต้องใน Excel โชคดีที่เรามีวิธีแก้ไขเสมอ มี 3 วิธีในการแก้ไขข้อผิดพลาดรูปแบบตัวเลขในจดหมายเวียน
Mail Merge โดยMicrosoft Wordเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่หลายคนชื่นชอบมากที่สุด สร้างป้ายกำกับเทมเพลตจดหมายอีเมลหรือรายงานที่มีประสิทธิภาพมาก เมื่อคุณรู้วิธีใช้แล้วคุณสามารถประหยัดเวลาในการทำงานได้ น่าเสียดายที่การเรียนรู้การใช้งานจดหมายเวียนทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว
ปัญหาอย่างหนึ่งของคุณลักษณะจดหมายเวียนคือไม่สามารถจัดรูปแบบตัวเลขได้อย่างถูกต้องในสเปรดชีต Excel ตัวอย่างเช่นผลการขายใน Excel ตอนนี้เท่ากับ 100 แต่ใน Word กลับเปลี่ยนเป็น 99.99999999996!
โชคดีที่การแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ไม่ใช่เรื่องยาก ในความเป็นจริงมีสามวิธีในการจำนวนการจัดรูปแบบการจัดการข้อผิดพลาดเมื่อใช้จดหมายเวียน คุณสามารถแก้ไขสเปรดชีตเอกสารจดหมายเวียนหรือเปลี่ยนวิธีเชื่อมต่อไฟล์ทั้งสอง แม้ว่าโซลูชันนี้จะไม่เป็นที่รู้จักกันดี แต่ก็อาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดยกเว้นว่าจะไม่มีการรองรับ Word 2016 อีกต่อไป
หมายเหตุ: แม้ว่าขั้นตอนด้านล่างจะทำในOffice 2016แต่ก็ยังใช้กับ Word และ Excel เวอร์ชันอื่น ๆ
วิธีแรกสำหรับจดหมายเวียนในการจัดรูปแบบหมายเลขคำของ Excel อย่างถูกต้องคือการแก้ไขเอกสาร Word โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณจะใช้รหัสรูปแบบตัวเลขที่ต้องการกับช่องผสาน - ผสานฟิลด์ในไฟล์ Word (โดยทั่วไปแล้วการผสานเขตข้อมูลจะบอกเอกสาร Word ว่าคอลัมน์ใดในสเปรดชีต Excel มีข้อมูลที่ต้องประมวลผล) ในการใช้รูปแบบกับฟิลด์คุณต้องรวมสวิตช์ตัวเลข (เดิมชื่อสวิตช์รูปภาพ ) ในกล่องรหัสของฟิลด์นั้น
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือการรู้รหัสเขตข้อมูลจริง เปิดเอกสารจดหมายเวียนแล้วคลิกแท็บการส่งจดหมายที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ปิดอยู่เพื่อให้คุณเห็นฟิลด์จดหมายเวียน จากนั้นคลิกขวาที่กล่องจดหมายเวียน (เช่น ' บริจาค' ) และเลือกสลับรหัสสนาม คุณควรจะเห็นรหัสสำหรับเขตข้อมูลที่ระบุวงเล็บปีกกาตัวอย่างเช่น: {เขตข้อมูลผสานบริจาค} ตอนนี้แก้ไขโค้ดฟิลด์นี้เพียงแค่ใส่รหัสสวิตช์ตัวเลขที่ส่วนท้ายของโค้ดดังนี้:
| {MERGEFIELD บริจาค \ # $ #, ## 0.00} |
ซอฟต์แวร์มีรหัสภาพจำนวนมาก นี่คือ 4 ตัวอย่างพร้อมผลลัพธ์ที่สอดคล้องกัน:
| {MERGEFIELD Cost \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00} $ 1,500.00 {MERGEFIELD Date \ @ "MMMM d"} 26 พฤศจิกายน |
อย่างที่คุณเห็นรหัสการสลับตัวเลขจะเหมือนกับรหัสรูปแบบ Excel ยกเว้นว่าตัวเลขคือ "\ #" และวันที่คือ "\ @" (หมายเหตุใช้เครื่องหมายคำพูดในรหัสวันที่ แต่ไม่ใช่ในรหัสตัวเลข) หากต้องการดูรหัสเพิ่มเติมให้ไปที่ตารางด้านล่างหรือไปที่วิธีใช้ออนไลน์สำหรับ "สวิตช์ตัวเลข" ใน Microsoft Word
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่โค้ดฟิลด์ตัวเลขจัดการกับข้อมูลในคอลัมน์ "การขาย" ในสเปรดชีต Excel
ที่จริง Word และ Excel ใช้รหัสการจัดรูปแบบเดียวกันดังนั้นทำไมพวกเขาไม่ใช้เดียวกันรูปแบบคุณลักษณะ? ตัวอย่างเช่นทำไมไม่ใช้ฟังก์ชัน MergeField เช่นนี้:
| {MERGEFIELD (การบริจาค "$ #, ## 0.00")} |
นี่เป็นข้อกังวลของหลาย ๆ คนและอาจมีเพียง Microsoft เท่านั้นที่รู้คำตอบ
หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณเพิ่มหรือเปลี่ยนสวิตช์ตัวเลขผลลัพธ์จะไม่ปรากฏทันที คุณอาจจะต้องปรับปรุงฟิลด์ (คลิกขวาและเลือกการปรับปรุงสนาม ) หรือคลิกจดหมายปุ่ม> ผลการดูตัวอย่าง ในบางครั้งคุณจะต้องทำซ้ำการดำเนินการนี้ 2 ถึง 3 ครั้ง หากคุณกำลังใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนคุณอาจต้องถอยหลังและเลิกทำเพื่อดูผลของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ
สวิตช์ตัวเลขทำงานได้ดีในสนามผสม แต่ขั้นตอนการใช้งานนั้นยากที่จะจดจำและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หากคุณรู้สึกแบบเดียวกันให้ลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งในสองวิธีถัดไป
นี่คือวิธีที่คุณจะหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบเมื่อใช้จดหมายเวียน ในสเปรดชีต Excel ให้แทรกคอลัมน์ที่มีสูตรที่แปลงตัวเลขหรือวันที่ใน Excel เป็นรูปแบบข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ
ในการดำเนินการนี้คุณต้องใช้ฟังก์ชัน Excel TEXT ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแปลงตัวเลขหรือวันที่เป็นรูปแบบข้อความที่เทียบเท่าได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ข้อเสียของโซลูชันนี้คือคุณจำเป็นต้องทราบรหัสของรูปแบบนั้น แม้ว่ารหัสเหล่านี้จะเหมือนกับรหัสที่ใช้ในคุณลักษณะการจัดรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองแต่ก็เป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใช้ Excel ที่ทราบว่ามีอยู่
ตัวอย่างเช่นสูตร TEXT (B3,“ $ #, ## 0.00”) และ TEXT (C5,“ M / dd / yy”) จะแปลงข้อมูลตัวเลขและวันที่เป็นข้อมูลข้อความ (ในตัวอย่างนี้ คือ "$ 12,345.67" และ "1/12/10")
เคล็ดลับ: เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดรูปแบบเซลล์ที่มีสูตรเหล่านี้แตกต่างกันเช่นตัวเอียงหรือสีแปลก ๆ เพื่อเตือนให้คุณทราบว่าตัวเลขเหล่านั้นเป็นเพียงข้อความเท่านั้น ในExcelเวอร์ชันเก่าไม่สามารถใช้ "ตัวเลข" เหล่านี้ในการคำนวณได้ ใน Excel 2016 คุณสามารถใช้ในสูตรใดก็ได้ยกเว้นฟังก์ชัน sum เช่น SUM และ AVERAGE
ข้อดีของการจัดรูปแบบตัวเลขและวันที่เหมือนข้อความคือข้อความจะถูกแปลงจาก Excel เป็นเอกสารโดยใช้ Mail Merge โดยไม่ผิดเพี้ยน ตัวเลือกการจัดรูปแบบเช่นแบบอักษรขนาดและสีจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ด้านล่างนี้คือชุดรหัสที่ใช้บ่อยที่สุดทางด้านขวา สิ่งที่ควรทราบก็คือทั้ง "0" และ "#" เป็นตัวยึดตำแหน่งสำหรับตัวเลข แต่ "0" จะบังคับให้ศูนย์ปรากฏที่ตำแหน่งแรกหรือตำแหน่งสุดท้าย "#" จะถูกแทนที่ด้วยตัวเลขหากไม่ใช่ศูนย์นำหน้าหรือเลขท้าย ดังนั้นรหัส "00000" จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าศูนย์นำหน้าจะไม่ถูกตัดทอนจากรหัสไปรษณีย์ของนิวเจอร์ซีย์
รหัสสำหรับตัวเลขวันที่และเวลาสามารถใช้ในฟังก์ชัน TEXT หรือในรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองของ Excel นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใน "สวิตช์ตัวเลข" ในฟิลด์จดหมายเวียนของ Word
หมายเหตุมีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างวิธีการทำงานของโค้ดใน Excel และ Word ใน Microsoft 2013 ใน Excel คุณสามารถใช้ "M" หรือ "m" เป็นเดือนและนาทีได้ ในกรณีส่วนใหญ่ Excel ฉลาดพอที่จะรู้ว่าคุณกำลังอ้างถึงหน่วยใด อย่างไรก็ตาม Word ไม่ "ฉลาด" อย่างที่เป็นอยู่ คุณต้องใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อระบุเดือน นอกจากนี้ Excel ยังมีรหัสเพิ่มเติมคือ“ MMMMM” ซึ่งส่งคืนตัวย่อเพียงตัวเดียวสำหรับเดือน (เช่น J, F, M, A, …)
การเพิ่มคอลัมน์สองสามคอลัมน์ที่มีฟังก์ชัน TEXT ลงในสเปรดชีตของคุณเป็นวิธีแก้ปัญหาข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบเมื่อใช้จดหมายเวียนธรรมดา โปรดทราบว่าเซลล์เหล่านี้แม้ว่าจะดูเหมือนมีตัวเลข แต่ก็ไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน SUM และ AVERAGE กับเซลล์เหล่านี้ได้ หากคุณต้องการแปลงเป็นตัวเลขอีกครั้งเพียงแค่ใช้ฟังก์ชัน VALUE
แทนที่จะใช้ฟังก์ชัน TEXT () บางคนชอบใช้ฟังก์ชัน ROUND () เพื่อลดจำนวนทศนิยม ตามที่ชื่อมีความหมายฟังก์ชัน Excel ROUND () โดยค่าเริ่มต้นจะปัดเศษเลขฐานสิบขึ้นหรือลงในตำแหน่งที่ผู้ใช้เลือก ข้อดีของแนวทางนี้คือตัวเลขที่ปัดเศษไม่ใช่ข้อความและยังสามารถใช้ในการคำนวณได้ ในหลาย ๆ กรณีแม้ว่าฟังก์ชัน ROUND () จะทำงานได้ดีกับจดหมายเวียนคุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงด้วยเหตุผลต่อไปนี้:
ในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนักฟังก์ชัน ROUND จะทำให้จดหมายเวียนผิดเพี้ยนไปเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นแทนที่จะแสดง 1,0014 จดหมายเวียนจะแสดง 1,0013
สองวิธีข้างต้นค่อนข้างง่าย แต่หากมีฟิลด์จำนวนมากที่ต้องจัดรูปแบบพวกเขาอาจทำให้หงุดหงิดได้ในไม่ช้าเนื่องจากต้องจำรหัสรูปแบบและแม้ว่ารหัสจะเหมือนกัน แต่ก็สามารถใช้งานได้หลายวิธี
วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและมีน้ำหนักเบาคือการเชื่อมโยง Word กับเวิร์กบุ๊ก Excel ผ่าน DDE (Dynamic Data Exchange) ซึ่งดีกว่าการทำขั้นตอนการลิงก์แบบคงที่ตามปกติ ฟังดูซับซ้อน แต่ถ้าคุณเชี่ยวชาญจดหมายเวียนแล้ว DDE ก็แค่ "นิดหน่อย" เป็นกระบวนการสองขั้นตอนง่ายๆ ขั้นตอนแรกคุณต้องเปิดใช้งาน Word เพื่อเปิดไฟล์ผ่าน DDE ขั้นตอนนี้ต้องทำเพียงครั้งเดียว
Office 2016 รองรับ DDE หรือไม่ Dynamic Data Exchange เป็นเทคโนโลยีเก่า บางครั้งใช้งานได้ดี แต่บางครั้งก็ใช้ไม่ได้ใน Office 2016 คุณควรเปิดแหล่งข้อมูล Excel ก่อนเข้าถึงจาก Word โดยปกติแล้วจะใช้แหล่งข้อมูล Excel คุณต้องเริ่มนำเข้าข้อมูลจากแถวแรกของสเปรดชีต หากคุณมีความอดทนคุณสามารถใช้ DDE ใน Office 2016 ได้)
ในการตั้งค่า Word 2013 สำหรับลิงก์ DDE ให้ทำดังต่อไปนี้:
จากนี้ไปคุณจะไม่ต้องดำเนินการใด ๆ ข้างต้นอีกเลย ณ จุดนี้คุณสามารถเปิดสำเนา Word ของคุณในรูปแบบและเส้นทางที่หลากหลายรวมถึง IDE ผลอย่างเดียวคือทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ที่ไม่ใช่ Word โปรแกรมจะให้คุณเปลี่ยนค่ากำหนดของคุณ
ขั้นตอนที่สองและขั้นสุดท้ายคือการเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับกระบวนการจดหมายเวียน (ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนในWordหรือหลังจากกดปุ่มเลือกผู้รับในRibbonการส่งจดหมาย ) ตอนนี้คุณต้องคลิกเพิ่มอีก 3 ครั้ง
หากคุณเลือกสเปรดชีตสำหรับเอกสาร Word คุณอาจต้องเลือกใหม่ แต่คราวนี้ผ่านลิงก์ DDE มันจบแล้ว! จากนี้ไปการจัดรูปแบบ Excel ของคุณจะถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องในเอกสาร Word Mail Merge และคุณต้องจำไว้ว่าให้ใส่ข้อมูลที่คุณต้องการผสานในสมุดงานแรกของสมุดงาน Excel
ข้างต้นเป็นวิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดในรูปแบบตัวเลขในจดหมายเวียน หวังว่าจะมีประโยชน์กับคุณ หากมีวิธีอื่นอย่าลังเลที่จะแบ่งปันกับเรา
เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดงานฮาโลวีนช่วงฤดูร้อนที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก Gravity Falls เลือกวันและรูปแบบการเฉลิมฉลอง และวางแผนงานปาร์ตี้ Summerween แบบไร้ความเครียด
สำรวจเกมสร้างทีม 7 เกมสำหรับวันฮาโลวินในที่ทำงาน พร้อมกติกาอย่างง่าย ตัวเลือกที่เหมาะสำหรับรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน เคล็ดลับการเข้าถึง และคำแนะนำด้านความปลอดภัยที่นำไปใช้ได้จริง
ผสมเลือดปลอมชนิดมันวาวสำหรับใช้เป็นอุปกรณ์ประกอบฉากเท่านั้น เลือกใช้ผลิตภัณฑ์ที่ปลอดภัยต่อผิวหนังและเครื่องแต่งกาย และทดสอบการทำความสะอาดก่อนคืนวันฮาโลวีน
สร้างบรรยากาศฮาโลวีนที่อ่อนโยนด้วยสีพาสเทล ผีที่เป็นมิตร ของตกแต่งที่ไม่ต้องแกะสลักง่ายๆ และเคล็ดลับความปลอดภัยที่ใช้ได้จริงสำหรับบ้านของคุณ
ประดิษฐ์ของตกแต่งฮาโลวีน 10 แบบจากกล่องกระดาษแข็งรีไซเคิล ตั้งแต่พวงมาลัยค้างคาวและฟักทอง ไปจนถึงบ้านผีสิง พร้อมขั้นตอนการทำและเคล็ดลับด้านความปลอดภัย
ค้นหาชุดฮาโลวีนสุดคุ้นเคยสำหรับคุณครูในปี 2026 ตั้งแต่ Bluey และ Dog Man ไปจนถึง Mario และ HUNTR/X พร้อมตัวเลือกตามช่วงอายุและเคล็ดลับความปลอดภัยในห้องเรียน
กำลังมองหาชุดฮาโลวีนสำหรับนักศึกษาแบบเร่งด่วนอยู่หรือเปล่า? ลองดู 20 ลุคที่ง่ายและประหยัดงบประมาณ ซึ่งสร้างจากเสื้อผ้าพื้นฐานในตู้ พร้อมเคล็ดลับการแต่งตัวและความปลอดภัยอย่างรวดเร็ว
สำรวจหนังสือสยองขวัญและของตกแต่งฮาโลวีนที่ได้รับแรงบันดาลใจจาก BookTok เปรียบเทียบสไตล์โกธิค อบอุ่น และสยองขวัญ พร้อมเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดมุมอ่านหนังสือที่ปลอดภัย
วางแผนจัดงานปาร์ตี้ฮาโลวีนเสมือนจริงที่ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ ไม่ว่าจะเป็นทีมที่ทำงานจากระยะไกล ด้วยตารางเวลาที่เหมาะสมกับเขตเวลา เกมง่ายๆ ตัวเลือกที่เข้าถึงได้ง่าย และรายการตรวจสอบสำหรับการจัดงานที่ใช้งานได้จริง
วางแผนจัดงานปาร์ตี้ฮาโลวีนสนุกๆ สำหรับเด็กประถม ด้วยงานประดิษฐ์ง่ายๆ เกม ขนมสำหรับทุกคน เคล็ดลับการแต่งกาย และตัวอย่างตารางเรียนในห้องเรียน 75 นาที
