5 ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อสำรองข้อมูลอีเมล

คุณเริ่มสำรองอีเมล์ของคุณหลังจากการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ อย่างไรก็ตาม น่าเสียดายที่ผู้คนมักทำผิดพลาดมากมายในกระบวนการนี้ หากคุณสำรองอีเมลของคุณอย่างไม่พิธีรีตองหรือไม่ได้สำรองเลย ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจทำให้คุณเสียชีวิตได้

สารบัญ

• 5. การรอการสำรองข้อมูลนานเกินไป
• 4. สำรองข้อมูลเฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกเท่านั้น
• 3. ไม่ตรวจสอบว่าสามารถกู้คืนข้อมูลสำรองได้หรือไม่
• 2. พึ่งพาตำแหน่งสำรองเพียงตำแหน่งเดียว
• 1. อย่าเข้ารหัสการสำรองข้อมูล

5. การรอการสำรองข้อมูลนานเกินไป

เป็นเรื่องง่ายที่จะถือว่าอีเมลของคุณปลอดภัยในกล่องจดหมายของคุณและเลื่อนการสำรองข้อมูลนานเกินความจำเป็น แต่ในระหว่างนี้ สิ่งต่างๆ อาจแย่ลงได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกล็อคบัญชี Google ของคุณหรือลบอีเมลและไฟล์แนบหนึ่งรายการขึ้นไปโดยไม่ได้ตั้งใจ ในความเป็นจริง หลายๆ คนคิดว่าพวกเขาสามารถสำรองข้อมูลได้ทุกเดือนจนกว่าจะสูญเสียอีเมลสำคัญทั้งฉบับ

โชคดีที่คุณสามารถเริ่มสร้างนิสัยในการสำรองข้อมูลอีเมลทุกวันหรือทุกสัปดาห์ได้อย่างง่ายดาย ขั้นตอนในการสำรองข้อมูลจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม สำหรับGmailซึ่งเป็นหนึ่งในผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยม คุณสามารถใช้Google Takeoutเพื่อส่งออกข้อมูลของคุณได้ จากนั้นคุณสามารถจัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกบริการคลาวด์หรือตำแหน่งอื่นๆ ที่คล้ายกันที่คุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย

4. สำรองข้อมูลเฉพาะโฟลเดอร์ที่เลือกเท่านั้น

การสำรองเฉพาะอีเมลที่เลือกหรืออีเมลในโฟลเดอร์ที่เจาะจงอาจดูเหมือนเป็นความคิดที่ดี แต่บางครั้งอาจเกิดผลเสียตามมาได้ รายละเอียดที่สำคัญอาจสูญหายไปในอีเมลในที่ต่างๆ ที่คุณไม่คิดจะสำรองข้อมูลไว้ เช่น โปรโมชันหรือโฟลเดอร์ที่ส่งแล้ว

แน่นอนว่ามีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถตัดสินใจได้ว่าอะไรคุ้มค่าที่จะสำรองข้อมูล แต่กฎข้อหนึ่งที่คุณควรปฏิบัติตามก็คือการสำรองข้อมูลสำคัญสองครั้ง (ครั้งหนึ่งในระบบคลาวด์และอีกครั้งหนึ่งในเครื่อง) ในขณะที่ข้อมูลที่ไม่สำคัญมากควรสำรองเพียงครั้งเดียว คุณสามารถเลือกสำรองไฟล์ขนาดใหญ่ทั้งหมดของคุณสองครั้งได้ เนื่องจากหากสูญหาย การกู้คืนไฟล์ประเภทนี้จะยากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญา และเอกสารหลายหน้า ควรให้ความสำคัญสูงสุดเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

3. ไม่ตรวจสอบว่าสามารถกู้คืนข้อมูลสำรองได้หรือไม่

เมื่อคุณเริ่มสำรองข้อมูลของคุณ คุณจะไม่ทราบว่าไฟล์ของคุณถูกส่งออกไม่ถูกต้อง คุณถือว่าคุณได้ดาวน์โหลดไฟล์แล้ว และพร้อมที่จะสำรองข้อมูลไปยังตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลของคุณ คุณจะรู้ว่ามีบางอย่างผิดปกติก็ต่อเมื่อคุณพยายามกู้คืนอีเมลบางฉบับในนั้น

หากคุณโชคดี คุณอาจตรวจพบข้อผิดพลาดนี้ได้ค่อนข้างเร็วและไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญใดๆ ดังนั้น หากคุณเพิ่งเริ่มสำรองข้อมูลอีเมล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทดสอบแล้วว่าสามารถคืนค่าข้อมูลของคุณได้หรือไม่ เปิดเนื้อหาของไฟล์สำรองข้อมูลและตรวจสอบว่าทุกอย่างโหลดอย่างถูกต้องและคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของคุณได้

2. พึ่งพาตำแหน่งสำรองเพียงตำแหน่งเดียว

การพึ่งพาการสำรองข้อมูลเพียงวิธีเดียวอาจก่อให้เกิดหายนะได้ ลองคิดดู: คุณจะทำอย่างไรหากคุณสำรองข้อมูลทั้งหมดไว้ในแล็ปท็อปของคุณ แล้วแล็ปท็อปเครื่องนั้นก็พังหรือสูญหายไป? นั่นคือสถานการณ์ที่คุณไม่อยากพบเจอ โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องดึงอีเมลเก่ากลับมา

แม้แต่สถานที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยที่สุดก็อาจล้มเหลวได้ ตัวอย่างเช่น ฮาร์ดไดรฟ์อาจล้มเหลว ขณะที่บริการคลาวด์อาจถูกแฮ็กได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรมีการสำรองข้อมูลไว้ในสถานที่ต่างๆ อย่างน้อยสองสามแห่ง ในทางอุดมคติ คุณต้องการให้แห่งหนึ่งเป็นสถานที่ตั้งทางกายภาพ และอีกแห่งเป็นบริการคลาวด์ คุณยังสามารถใช้กฎ 3-2-1 ได้อีกด้วย ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วหมายความว่า:

• คุณสร้างสำเนาอีเมลและไฟล์แนบที่สำคัญทั้งหมด 3 ชุดเป็นระยะๆ
• คุณเลือกตำแหน่งจัดเก็บข้อมูล 2 ประเภทเพื่อลดความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์หรือปัญหาบัญชี/การเชื่อมต่อใดๆ
• สุดท้ายสำเนาข้อมูลของคุณจะต้องถูกส่งไปยังสถานที่ทางกายภาพนอกสถานที่

1. อย่าเข้ารหัสการสำรองข้อมูล

ข้อมูลประเภทใดๆ ที่คุณสำรองไว้ควรได้รับการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต หลายๆ คนชอบให้ทุกอย่างเรียบง่าย ดังนั้นพวกเขาจึงปล่อยให้ข้อมูลสำรองอีเมลของตนไม่ได้เข้ารหัสเป็นเวลานานมาก แต่หากคุณกำลังจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณควรละเลย นี่อาจดูเหมือนขั้นตอนที่ไม่จำเป็น แต่สามารถช่วยปกป้องข้อมูลของคุณได้อย่างมากหากมีคนพยายามเข้าถึงไฟล์ของคุณ

หากคุณตัดสินใจที่จะเข้ารหัสข้อมูลของคุณ โปรดแน่ใจว่าได้เก็บคีย์การเข้ารหัสไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัยและแยกจากการสำรองข้อมูลของคุณ เพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย โปรดจำไว้ว่าหากไม่มีคีย์ ข้อมูลของคุณก็อาจสูญหายได้

หลายๆ คนเคยคิดว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องสำรองอีเมลของตนเลย เพราะอีเมลเหล่านั้นจะปลอดภัยอยู่ในกล่องจดหมายของตน และไม่อยากทำให้สิ่งต่างๆ ยุ่งยากขึ้น เมื่อคุณเริ่มสำรองอีเมลของคุณ คุณจึงรู้ว่าจริงๆ แล้วมันไม่ใช่เรื่องยากเลย ความสบายใจที่รู้ว่าคุณสามารถเข้าถึงอีเมลหรือไฟล์แนบใดๆ ได้ตลอดเวลา ถือว่าคุ้มค่ากับความพยายาม หากคุณเลื่อนการสำรองข้อมูลอีเมลหรือข้อมูลอื่น ๆ ออกไป ลองทำความคุ้นเคยกับเคล็ดลับการสำรองข้อมูลที่ตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วเหล่านี้ เพื่อช่วยให้คุณดำเนินการได้ถูกต้อง