9 วิธีแก้ไขเอกสาร Microsoft Word ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างถูกต้อง

การพิมพ์ใน Word สามารถทำได้อย่างราบรื่น แต่บางครั้งปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ ข้อความที่ขาดหาย ขอบไม่ตรง หรือหน้าทั้งหมดที่ไม่สามารถพิมพ์ได้อาจทำให้การทำงานของคุณหยุดชะงักได้ โชคดีที่ปัญหาส่วนใหญ่เหล่านี้มีวิธีแก้ไขที่ง่ายดาย

สารบัญ

• 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์กำลังทำงาน
• 2. พิมพ์เอกสาร Microsoft Word อื่น ๆ
• 3. พิมพ์เอกสารในรูปแบบอื่น ๆ
• 4. ตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นกับ Windows
• 5. ปัญหาอัตราส่วนของหน้าพิมพ์
• 6. ตรวจสอบข้อความที่ซ่อนอยู่
• 7. ตรวจสอบตัวเลือกการพิมพ์ข้อมูลแบบฟอร์ม
• 8. พิมพ์โดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์
• 9. ซ่อมแซมชุดโปรแกรม Microsoft Office

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์กำลังทำงาน

สิ่งนี้อาจดูชัดเจน แต่การได้รับการวินิจฉัยที่ถูกต้องถือเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นเสมอ ก่อนที่จะพิจารณาวิธีแก้ไขใด ๆ ควรตัดปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับเครื่องพิมพ์เสียก่อน ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถพิมพ์หน้าทดสอบบนพีซีของคุณโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

• กดWin + Iเพื่อเปิดแอปการตั้งค่า
• ไปที่บลูทูธและอุปกรณ์ > เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
• เลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณกำลังใช้และคลิก ปุ่ม พิมพ์หน้าทดสอบ

หากเครื่องพิมพ์ของคุณประสบปัญหา โปรดดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำเมื่อเครื่องพิมพ์หยุดทำงาน อย่างไรก็ตาม หากหน้าทดสอบพิมพ์ออกมาได้อย่างถูกต้อง ให้ดำเนินการตามขั้นตอนการแก้ไขปัญหาต่อไปนี้เพื่อแก้ไขปัญหา

2. พิมพ์เอกสาร Microsoft Word อื่น ๆ

บางครั้งปัญหาที่เกิดขึ้นกับเอกสารอาจทำให้ Word ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างถูกต้อง โชคดีที่ Word มีคุณลักษณะที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณซ่อมแซมเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย

ในการใช้ฟีเจอร์นี้ ให้ไปที่ไฟล์ > เปิด > เรียกดูและเลือกไฟล์ Word ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างถูกต้อง จากนั้น คลิกลูกศรเล็กข้าง ปุ่ม เปิดและเลือกเปิดและซ่อมแซม รอให้ Word ซ่อมแซมและเปิดไฟล์ จากนั้นลองพิมพ์อีกครั้ง

อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถสร้างเอกสาร Word ใหม่และคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดจากไฟล์ต้นฉบับลงในนั้น หากวิธีนี้สามารถแก้ไขปัญหาได้ แสดงว่าข้อผิดพลาดในการพิมพ์ได้ถูกแยกออกจากเอกสารต้นฉบับแล้ว

3. พิมพ์เอกสารในรูปแบบอื่น ๆ

นี่เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว แต่สามารถเป็นประโยชน์ได้หากคุณรีบเร่งและไม่มีเวลาตรวจสอบสาเหตุของปัญหา เพียงบันทึกเอกสาร Word เป็น PDF และพิมพ์ PDF จะรักษารูปแบบและเค้าโครงของเอกสารไว้ ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารจะปรากฏตรงตามที่ต้องการเมื่อดูหรือพิมพ์

หากต้องการแปลงไฟล์ Word เป็น PDF ให้กดF12เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ใน เมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเป็นประเภทให้เลือกPDFและคลิกบันทึกเอกสารของคุณจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ PDF และจะเปิดโดยอัตโนมัติหลังจากบันทึก จากนั้นลองพิมพ์ใหม่อีกครั้งและดูว่าใช้งานได้หรือไม่

4. ตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นกับ Windows

ทั้ง Windows 10 และ 11 มีเครื่องมือแก้ไขปัญหาเครื่องพิมพ์ที่สามารถค้นหาและแก้ไขปัญหาทั่วไปได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณควรเรียกใช้เครื่องมือนี้หากคุณยังประสบปัญหาในการพิมพ์ Word นี่คือขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม:

• กดWin + Iเพื่อเปิดแอปการตั้งค่า
• ไปที่ระบบ > แก้ไขปัญหา > เครื่องมือแก้ไขปัญหาอื่นๆ
• คลิก ปุ่ม เรียกใช้ถัดจากเครื่องพิมพ์และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

หากปัญหายังคงมีอยู่หลังจากเรียกใช้ตัวแก้ไขปัญหาเครื่องพิมพ์ ปัญหาอาจเกี่ยวข้องกับไดรเวอร์เครื่องพิมพ์บนพีซีของคุณ

5. ปัญหาอัตราส่วนของหน้าพิมพ์

ปัญหาการพิมพ์ที่พบได้น้อยแต่สร้างความรำคาญใน Word คือ เมื่อหน้ากระดาษพิมพ์ออกมาแค่เศษเสี้ยวของขนาดจริง โดยทั่วไปสิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากปัจจัยการปรับขนาดถูกตั้งค่าไม่ถูกต้องในการตั้งค่าการพิมพ์ นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว

• ใน Word ให้กดCtrl + Pเพื่อเปิดหน้าพิมพ์
• คลิก ตัวเลือก คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ที่อยู่ใต้เครื่องพิมพ์
• ใน แท็บ การตั้งค่าหน้าให้เลือก ตัวเลือก การปรับขนาดด้วยตนเองและปรับการปรับขนาดเป็น100 %
• คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ซึ่งจะทำให้หน้าพิมพ์ออกมาในขนาดเต็มโดยมีข้อความและกราฟิกต่างๆ เติมเต็มหน้าทั้งหมด

6. ตรวจสอบข้อความที่ซ่อนอยู่

Microsoft Wordให้ตัวเลือกสำหรับการซ่อนข้อความในเอกสาร ข้อความที่ซ่อนอยู่นี้ทำงานในลักษณะเดียวกับเครื่องหมายการจัดรูปแบบ เช่น ช่องว่าง การแบ่งบรรทัด และอักขระแท็บ ซึ่งจะกินพื้นที่บนหน้า แต่จะไม่ปรากฏขึ้นเมื่อพิมพ์หรือดูบนหน้าจอ บางครั้งข้อความที่ซ่อนอยู่ถือเป็นสาเหตุที่ทำให้บางส่วนของเอกสารหายไปเมื่อพิมพ์ แม้ว่าจะมองเห็นได้ในสำเนาอ่อนก็ตาม

หากคุณสงสัยว่าข้อความที่ซ่อนอยู่อาจทำให้เกิดปัญหาในการพิมพ์ ต่อไปนี้เป็นวิธีตรวจสอบและแสดงเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร Microsoft Word:

• ใน Word ให้ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก
• เลือก แท็บ การแสดงผล และยกเลิก การเลือกตัวเลือกข้อความที่ซ่อนไว้
• คลิกตกลงและพิมพ์เอกสารอีกครั้ง

7. ตรวจสอบตัวเลือกการพิมพ์ข้อมูลแบบฟอร์ม

ปัญหาการพิมพ์ทั่วไปอีกประการหนึ่งใน Word เกิดขึ้นเมื่อเส้นขอบตารางหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ในเอกสารไม่ปรากฏในเวอร์ชันที่พิมพ์ แม้ว่าจะมองเห็นได้บนหน้าจอก็ตาม วิธีแก้ไขปัญหาดังกล่าวมีดังนี้

• ในเอกสาร Word ของคุณ ไปที่ไฟล์ > ตัวเลือก
• สลับไปที่ แท็บ ขั้นสูง
• เลื่อนลงและยกเลิกการ เลือกตัวเลือกพิมพ์เฉพาะข้อมูลจากแบบฟอร์ม จาก นั้นคลิกตกลง

8. พิมพ์โดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์

เมื่อคุณพิมพ์โดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์ Word จะข้ามโปรแกรมจัดคิวงานพิมพ์และส่งเอกสารไปยังเครื่องพิมพ์โดยตรง สิ่งนี้สามารถช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น การพิมพ์ล่าช้า หน้าขาด หรือการจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง ที่อาจเกิดขึ้นได้เมื่อเอกสารได้รับการประมวลผลล่วงหน้าโดยโปรแกรมจัดคิว

หากต้องการพิมพ์โดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์ใน Word:

• เปิดแผงควบคุมโดยใช้เมนูค้นหา
• คลิกอุปกรณ์และเครื่องพิมพ์
• คลิกขวาที่เครื่องพิมพ์และเลือกคุณสมบัติเครื่องพิมพ์
• ไปที่ แท็บ ขั้นสูงและเลือก ตัวเลือก พิมพ์โดยตรงไปยังเครื่องพิมพ์
• คลิกตกลง​
• ลองพิมพ์เอกสาร Word อีกครั้ง

9. ซ่อมแซมชุดโปรแกรม Microsoft Office

หากคุณลองวิธีแก้ไขทั้งหมดข้างต้นแล้วและปัญหายังคงมีอยู่ หรือหากคุณประสบปัญหาคล้ายคลึงกันกับแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ คุณสามารถลองใช้เครื่องมือซ่อมแซม Office ได้ เครื่องมือนี้จะสแกนแอปพลิเคชัน Office ทั้งหมด รวมทั้ง Word เพื่อหาปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และซ่อมแซมโดยอัตโนมัติ วิธีการใช้งานมีดังนี้

• กดWin + Rเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเรียกใช้
• พิมพ์appwiz.cplลงในกล่องข้อความและกดEnter
• ค้นหาชุดโปรแกรม Microsoft Office คลิกขวาแล้วเลือกเปลี่ยนแปลง
• เลือก ตัวเลือกการซ่อมแซมออนไลน์และคลิกซ่อมแซม

รอให้เครื่องมือซ่อมแซมทำงาน จากนั้นลองพิมพ์จาก Word อีกครั้ง

เมื่อคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงทำงานกับเอกสาร คุณอาจหงุดหงิดใจเมื่อ Word ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างถูกต้อง หวังว่าจะเป็นอย่างนั้นและเคล็ดลับข้างต้นข้อใดข้อหนึ่งจะช่วยคุณแก้ไขปัญหาการพิมพ์ Word ได้