ความแตกต่างระหว่างการซิงค์ข้อมูลและการสำรองข้อมูลที่คุณควรรู้

การซิงค์ไฟล์และการสำรองข้อมูลอาจดูมีความคล้ายคลึงกัน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันมาก และการไม่สามารถแยกความแตกต่างระหว่างทั้งสองได้อาจทำให้สูญเสียข้อมูลได้

สารบัญ

• การซิงโครไนซ์ข้อมูลหมายถึงอะไรกันแน่?
• การสำรองข้อมูลทำงานอย่างไร? ต่างจากการซิงค์ข้อมูลอย่างไร?
• ทำไมจึงไม่อาศัยการซิงโครไนซ์เพียงอย่างเดียว?
• เหตุใดจึงควรผสานการซิงค์และสำรองข้อมูลเข้าด้วยกัน?

การซิงโครไนซ์ข้อมูลหมายถึงอะไรกันแน่?

เมื่อคุณซิงค์ไฟล์ จริงๆ แล้วคุณจะอัปเดตไฟล์เหล่านั้นผ่านอุปกรณ์ต่างๆ ของคุณ เมื่อคุณสร้างเอกสารบนเดสก์ท็อป เอกสารนั้นจะซิงค์ไปยังOneDriveและจะพร้อมใช้งานบนแล็ปท็อป แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนของคุณ

หากคุณแก้ไขเอกสารในGoogle เอกสารบนพีซี การซิงค์จะช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะสะท้อนไปยังแล็ปท็อปของคุณทันทีด้วยเช่นกัน คุณสามารถซิงค์ข้อมูลเบราว์เซอร์ของคุณ เช่น แท็บที่เปิด บุ๊กมาร์ก รหัสผ่านที่บันทึก ฯลฯ ได้ด้วย

บริการส่วนใหญ่ เช่น OneDrive, Google DriveและDropboxทำให้เรื่องนี้เป็นเรื่องง่ายด้วยการจัดเก็บไฟล์ของคุณในระบบคลาวด์ ไฟล์เหล่านี้จะปรากฏบนอุปกรณ์ที่เชื่อมโยงทั้งหมดแบบเรียลไทม์หรือทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

การซิงค์นั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคนที่ต้องการเข้าถึงไฟล์ของตนอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Windows จะมีการบูรณาการ OneDrive เข้ากับระบบอย่างลึกซึ้ง ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสาร รูปภาพ และรายการเดสก์ท็อปบนคลาวด์ได้ ซึ่งทำให้ได้ประสบการณ์ที่ราบรื่นพอสมควร หากคุณเข้าสู่ระบบเครื่อง Windows เครื่องอื่น ไฟล์ของคุณจะยังอยู่ที่นั่นตราบเท่าที่คุณเข้าสู่ระบบบัญชี Microsoft เดียวกัน นอกจากนี้ ยังมีบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ อีกมากมาย ที่คุณสามารถซิงค์ไฟล์ของคุณได้

แต่การซิงค์มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยสำคัญ หากคุณลบไฟล์ออกจากอุปกรณ์หนึ่งโดยไม่ได้ตั้งใจ ไฟล์ดังกล่าวก็จะถูกลบจากอุปกรณ์อื่นๆ ด้วยเช่นกัน และหากไฟล์เสียหายหรือติดมัลแวร์ ความเสียหายดังกล่าวจะสะท้อนไปยังเวอร์ชันที่ซิงโครไนซ์ทั้งหมด

แม้ว่าการซิงค์จะทำให้คุณสะดวกสบาย แต่ก็ไม่ได้รับประกันความปลอดภัยแต่อย่างใด

การสำรองข้อมูลทำงานอย่างไร? ต่างจากการซิงค์ข้อมูลอย่างไร?

การสำรองข้อมูลเป็นสำเนาข้อมูลแยกต่างหาก ซึ่งโดยปกติเป็นแบบออฟไลน์ โดยเก็บไว้ในสถานะที่คุณบันทึกไว้ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะแก้ไขไฟล์เวอร์ชันอื่นมากเพียงใด การสำรองข้อมูลจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง เว้นแต่คุณจะตัดสินใจทำการเปลี่ยนแปลงกับไฟล์นั้นโดยเฉพาะ

ไม่เหมือนกับการซิงค์ การสำรองข้อมูลจะไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง นั่นเป็นสิ่งที่ดีเพราะหากเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ต้นฉบับ การสำรองข้อมูลจะไม่ได้รับผลกระทบ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจการสำรองข้อมูลคือการคิดว่าการสำรองข้อมูลเป็นเหมือนการประกันข้อมูลของคุณ ปกป้องข้อมูลจากการลบ การทุจริตการเรียกค่าไถ่การอัปเดตที่ล้มเหลว หรือแม้กระทั่งความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ เมื่อมีอะไรผิดปกติ คุณสามารถย้อนกลับไปยังสำเนาข้อมูลก่อนหน้าหรือแม้แต่กู้คืนระบบทั้งหมดได้เสมอ

ยังมีการสำรองข้อมูลประเภทต่างๆ อีกด้วย การสำรองข้อมูลระดับไฟล์จะบันทึกไฟล์และโฟลเดอร์แต่ละรายการ ในขณะที่การสำรองข้อมูลอิมเมจระบบจะบันทึกไดรฟ์ทั้งหมดของคุณ รวมถึงการตั้งค่า Windows แอปพลิเคชัน และไฟล์

จากนั้นยังมีการสำรองข้อมูลแบบเพิ่มหน่วยซึ่งจะบันทึกเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตั้งแต่การสำรองข้อมูลครั้งล่าสุดเท่านั้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการประหยัดพื้นที่และเวลาหากคุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลของคุณอย่างต่อเนื่อง

ทำไมจึงไม่อาศัยการซิงโครไนซ์เพียงอย่างเดียว?

ความสอดคล้องกันอาจทำให้คุณรู้สึกปลอดภัยแบบผิดๆ ได้ แน่นอนว่าคุณรู้สึกว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยเนื่องจากมันอยู่ในคลาวด์ แต่ถ้าคุณไม่ได้สร้างข้อมูลสำรองไว้ ก็อาจเกิดอุบัติเหตุเพียงครั้งเดียวก็อาจทำให้คุณสูญเสียข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้

และนั่นคือตอนที่การซิงค์ไม่ทำงานจริงๆ มันไม่สามารถช่วยคุณจากสถานการณ์อันตรายได้ สมมติว่าคุณเขียนทับสิ่งสำคัญบางอย่างในสเปรดชีตที่บันทึกไปยัง Google ชีตโดยไม่ได้ตั้งใจ เนื่องจากทำการซิงค์แล้ว เวอร์ชันที่เสียหายจะได้รับการอัปเดตบนทุกอุปกรณ์ทันที

โชคดีที่ Google มีประวัติเวอร์ชัน อย่างไรก็ตาม การกระทำดังกล่าวไม่ได้รับประกันเสมอไปว่าคุณจะสังเกตเห็นปัญหาได้ทันที หรือเวอร์ชันที่คุณจำเป็นต้องย้อนกลับมาใช้จะพร้อมใช้งาน

ต่อไปมีปัญหาหนึ่งที่คุณมักจะไม่สามารถแก้ไขได้ สมมติว่าไฟล์ของคุณเสียหายหรือติดมัล���วร์หรือแรนซัมแวร์ การซิงค์อาจแพร่กระจายไฟล์ที่ติดไวรัสหรือถูกเข้ารหัสไปยังอุปกรณ์ทั้งหมดและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ ซึ่งทำให้การกู้คืนทำได้ยากยิ่งขึ้น

แม้ว่าบริการคลาวด์บางอย่างจะเสนอระยะเวลาการกู้คืนที่จำกัด แต่ก็ไม่ควรเป็นแนวป้องกันด่านแรกหรือด่านเดียวของคุณ

การซิงค์ยังไม่สามารถปกป้องส่วนประกอบที่ไม่ใช่ไฟล์ เช่น แอพพลิเคชันที่ติดตั้งหรือการตั้งค่าระบบของคุณได้ หากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณล้มเหลวบนพีซี Windows หรือ Mac การซิงค์จะไม่ช่วยให้คุณคืนค่าทุกอย่างเป็นสถานะเดิมได้ ในการทำเช่นนั้น คุณจะต้องสำรองข้อมูลไว้อย่างถูกต้อง

เหตุใดจึงควรผสานการซิงค์และสำรองข้อมูลเข้าด้วยกัน?

หากต้องการปกป้องข้อมูลของคุณอย่างแท้จริง คุณควรใช้เครื่องมือซิงค์กับเครื่องมือสำรองข้อมูลที่เหมาะสม การซิงค์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพและมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ในขณะที่การสำรองข้อมูลเป็นเหมือนตาข่ายนิรภัยที่จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาด

ใช้โปรแกรมเช่น OnlyOffice ซึ่งช่วยให้คุณซิงค์เอกสารเพื่อให้สามารถย้ายไปยังอุปกรณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ผู้คนจำนวนมากใช้ OnlyOffice แทน Google Docs (ซึ่งมีประวัติรุ่นที่แข็งแกร่งกว่า) เนื่องจากพวกเขาชอบเขียนในเอกสารบนเดสก์ท็อปมากกว่า อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถใช้ชุดเอกสารใดๆ เช่น Google หรือ Microsoft ได้อีกด้วย

จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าระบบสำรองข้อมูลโดยใช้แอปพลิเคชันในตัว เช่น Time Machine บน Mac หรือ Windows Backup บน Microsoft PC สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลสำรองของงานและการตั้งค่าที่สำคัญของคุณได้ และยังให้วิธีการซิงค์ไฟล์อีกด้วย นอกจากนี้ การตั้งค่าการสำรองข้อมูลยังไม่ใช่เรื่องยาก คุณสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลแบบสแน็ปช็อตของข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณได้อย่างง่ายดายในเวลาเพียงไม่ถึง 10 นาที

แน่นอนว่าหากคุณทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น อุปกรณ์ iPhone หรือ Android ก็มีตัวเลือกอื่นสำหรับการสำรองและซิงค์ไฟล์ Apple มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการซิงค์ข้อมูลกับ iCloud จากนั้นคุณสามารถสำรองข้อมูล iPhone ของคุณไปยัง Mac หรือพีซี Windows โดยใช้ iTunes

ในทางกลับกัน อุปกรณ์ Android สามารถซิงค์ได้โดยใช้บัญชี Google คุณสามารถสำรองข้อมูลการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณได้ผ่าน Google หรือซอฟต์แวร์ของผู้ผลิต - Samsung มีวิธีง่ายๆ ในการสำรองข้อมูล Secure Folder บนอุปกรณ์ Galaxy

แนวทางที่เป็นประโยชน์ที่สุดคือการใช้การซิงค์และการสำรองข้อมูลร่วมกัน การซิงค์ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตไฟล์ของคุณในขณะที่การสำรองข้อมูลช่วยให้แน่ใจว่าข้อผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจะไม่ทำให้คุณสูญเสียทุกอย่าง