ตั้งค่าให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงเมื่อเปิดเอกสารอีกครั้ง

หากต้องการเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงหลังจากเปิดเอกสารอีกครั้ง ให้เปิดเอกสาร เลือก " เปิดใช้งานสำหรับฉันและทุกคน"จากเมนูการติดตามการเปลี่ยนแปลง แล้วบันทึกหรืออนุญาตให้ผู้แก้ไขบันทึกเอกสาร ตัวเลือกนี้จะมีผลกับเอกสารปัจจุบันและผู้ใช้ทั้งหมด ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นส่วนบุคคลสำหรับไฟล์ทุกไฟล์ในทุกบัญชี หากคุณต้องการติดตามเฉพาะในเซสชันปัจจุบันของคุณเท่านั้น ให้เลือก " เปิดใช้งานสำหรับฉัน " แทน

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อต้องบันทึกการแก้ไขในฉบับร่างที่ใช้ร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ ในตัวอย่างด้านล่าง ทีมกำลังตรวจสอบแผนโครงการ ภาพหน้าจอเป็นภาพประกอบส่วนติดต่อผู้ใช้ ส่วนป้ายกำกับเมนูและพฤติกรรมนั้นเป็นไปตามเอกสารปัจจุบันของ ONLYOFFICE

“โดยค่าเริ่มต้น” ใน ONLYOFFICE Docs หมายความว่าอย่างไร?

ONLYOFFICE มีสองวิธีในการเปิดใช้งานการติดตาม: การเลือกในระดับเซสชัน และการเลือกแบบถาวรสำหรับเอกสาร ตัวเลือก " เปิดสำหรับฉัน"จะเปิดใช้งานการติดตามสำหรับเซสชันการแก้ไขปัจจุบันของคุณ แต่การตั้งค่าจะปิดลงเมื่อคุณโหลดหรือเปิดเอกสารอีกครั้ง ตัว เลือก "เปิดสำหรับฉันและทุกคน"จะเปิดใช้งานการติดตามสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด และจะเปิดใช้งานต่อไปเมื่อโหลดหรือเปิดเอกสารอีกครั้ง

การคงอยู่ของการตั้งค่าดังกล่าวเป็นพฤติกรรมระดับเอกสาร คู่มือผู้ใช้อย่างเป็นทางการอธิบายว่าการตั้งค่า “สำหรับฉันและทุกคน” จะมีผลกับผู้ใช้ทุกคนเมื่อโหลดเอกสารใหม่ นอกจากนี้ยังระบุว่าผู้ใช้รายอื่นสามารถปิดการตั้งค่าทั่วไปสำหรับทุกคนได้ ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับร่างเอกสารบรรณาธิการหรือเอกสารนโยบายที่ใช้ร่วมกัน แต่ไม่ใช่การล็อกที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หรือการตั้งค่าที่ใช้ได้ทั่วทั้งองค์กร คู่มือไม่ได้อธิบายถึงค่าเริ่มต้นแบบสากลต่อผู้ใช้ที่เริ่มการติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติในทุกเอกสารใหม่

คุณจะติดตามสถานะการทำงานของทุกคนได้อย่างไร?

1. เปิดเอกสารด้วยสิทธิ์การแก้ไขค้นหาเอกสารในบริการจัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อของคุณ แล้วเปิดในโปรแกรมแก้ไขเอกสาร ONLYOFFICE หากไฟล์เป็นแบบดูได้อย่างเดียว โปรดขอสิทธิ์การแก้ไขหรือการตรวจสอบจากเจ้าของไฟล์ สิทธิ์ในการดูอย่างเดียวไม่สามารถเปลี่ยนแปลงระดับเอกสารนี้ได้
2. เปิดเมนูติดตามการเปลี่ยนแปลงบนแถบด้านบน เลือกการทำงานร่วมกันจากนั้นคลิกติดตามการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมสถานะ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ที่มุมล่างขวาของแถบสถานะได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของตัวแก้ไข หากการคลิกตัวควบคุมเป็นการสลับการติดตามโดยตรง ให้เปิดเมนูหรือลูกศรเพื่อดูตัวเลือกขอบเขต
3. เลือก “เปิดใช้งานสำหรับฉันและทุกคน”อย่าเลือก “เปิดใช้งานสำหรับฉัน” หากเพื่อนร่วมงานก็ต้องเปิดใช้งานการติดตามหลังจากเปิดเอกสารอีกครั้งเช่นกัน ตัวเลือกแบบทั่วโลกจะมีผลกับเอกสารปัจจุบันและผู้ร่วมเขียนทุกคน ONLYOFFICE อาจแสดงข้อความแจ้งเตือนเนื่องจากการตั้งค่านี้เปลี่ยนแปลงสถานะของเอกสารที่แชร์
4. ทำการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ อย่างตั้งใจเพิ่มคำหรือวลีสั้นๆ ในตำแหน่งทดสอบที่ปลอดภัย จากนั้นตรวจสอบว่าการแทรกนั้นปรากฏเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้หรือไม่ การตรวจสอบนี้ยืนยันว่าการติดตามบันทึกการแก้ไขจริง ไม่ใช่แค่แสดงแถบควบคุมที่ดูเหมือนกำลังทำงานอยู่
5. บันทึกและเปิดเอกสารอีกครั้งการใช้งานออนไลน์โดยทั่วไปจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงผ่านการผสานรวมพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อ หากปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติหรือแอปโฮสต์ร้องขอการบันทึก ให้ใช้คำสั่งบันทึกที่มีอยู่และรอจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ปิดเอกสาร เปิดใหม่อีกครั้ง และยืนยันว่าการติดตามการเปลี่ยนแปลงยังคงเปิดอยู่ ลบหรือยอมรับการแก้ไขทดสอบหากไม่ใช่ส่วนหนึ่งของเอกสาร

การตั้งค่านี้จะล็อกการติดตามการเปลี่ยนแปลงไว้หรือไม่?

ไม่ การตั้งค่าที่ใช้ร่วมกันจะยังคงอยู่แม้จะเปิดเอกสารใหม่ แต่ผู้ใช้รายอื่นสามารถเลือก"ปิดสำหรับฉันและทุกคน " ได้ เอกสาร ONLYOFFICE ระบุว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะปิดการติดตามสำหรับผู้ใช้ทุกคน และจะแสดงการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ร่วมเขียน หากกระบวนการของคุณต้องการบันทึกการตรวจสอบ ให้ตกลงกันว่าใครได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ และตรวจสอบประวัติเวอร์ชันของเอกสารหรือการควบคุมของแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลของคุณ ตัวเลือก "เปิดสำหรับทุกคน" ไม่ควรถูกอธิบายว่าเป็นนโยบายการบังคับใช้ของผู้ดูแลระบบ

การเข้าถึงแบบตรวจสอบอย่างเดียวเป็นกรณีที่แตกต่างออกไป ONLYOFFICE ระบุว่า ฟังก์ชันติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) จะเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นสำหรับผู้ตรวจสอบ และไม่สามารถปิดใช้งานได้ในขณะที่เอกสารถูกแชร์ด้วยสิทธิ์การตรวจสอบอย่างเดียว โหมดนี้ออกแบบมาสำหรับการเสนอแนะ: ผู้ตรวจสอบจะส่งการเปลี่ยนแปลง ในขณะที่ผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงนั้น ใช้โหมดนี้เมื่อผู้ตรวจสอบควรเสนอแนะการแก้ไขโดยไม่ต้องแก้ไขข้อความต้นฉบับโดยตรง

ระบบการผสานรวมสามารถเปิดใช้งานการตรวจสอบเมื่อเปิดเอกสารได้หรือไม่?

สำหรับการผสานรวม Docs แบบฝังตัว แอปพลิเคชันหลักจะควบคุมการกำหนดค่าตัวแก้ไข คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ API ของ ONLYOFFICE อธิบายว่าdocument.permissionsการกำหนดค่าดังกล่าวเป็นตัวกำหนดวิธีการเปิดเอกสารในโหมดติดตามการเปลี่ยนแปลง/ตรวจสอบ เพื่อให้สามารถแก้ไขและตรวจสอบได้ (รวมถึงความสามารถในการให้ผู้ใช้สลับไปยังโหมดตรวจสอบ) การกำหนดค่าจะประกอบด้วย:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

เมื่อ เปิดใช้งานตัวเลือก ` edit: falseand` review: trueเอกสารจะเปิดสำหรับการตรวจสอบเท่านั้น สิทธิ์การเข้าถึงเหล่านี้ได้รับมาจากการผสานรวม ไม่ใช่การตั้งค่าทั่วไปที่ผู้ใช้ทั่วไปสามารถตั้งค่าได้ในโปรแกรมแก้ไข ผู้ดูแลระบบควรใช้ตัวเลือกนี้ในการกำหนดค่าเอกสารของโฮสต์และตรวจสอบในโปรแกรมแก้ไขที่ผสานรวมแล้ว โปรดใช้เอกสาร API ปัจจุบันสำหรับการผสานรวมและเวอร์ชัน Docs ก่อนที่จะปรับใช้การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า

สำหรับการใช้งานทั่วไปใน ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud หรือแพลตฟอร์มที่เชื่อมต่ออื่นๆ ให้ใช้ตัวเลือกการแชร์ในเมนูตัวแก้ไขแทนการแก้ไขการกำหนดค่า API แอปพลิเคชันโฮสต์อาจควบคุมสิทธิ์ การบันทึก เทมเพลต และคุณสมบัติแถบเครื่องมือที่มีให้ใช้งาน

ทำไมตัวเลือกนั้นถึงหายไปหรือไม่แสดงขึ้นมา?

• คุณเลือก “เปิดใช้งานสำหรับฉัน”การตั้งค่านี้ใช้ได้เฉพาะในเซสชันปัจจุบันเท่านั้น เปิดเมนูอีกครั้งแล้วเลือก “เปิดใช้งานสำหรับฉันและทุกคน”
• คุณมีสิทธิ์เข้าถึงแบบดูอย่างเดียวหรือแบบดูอย่างเดียวสิทธิ์เข้าถึงแบบดูอย่างเดียวจะเปิดใช้งานการติดตามโดยอัตโนมัติ ในขณะที่สิทธิ์เข้าถึงแบบดูอย่างเดียวจะไม่ให้คุณเปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์ โปรดขอให้เจ้าของไฟล์ตรวจสอบระดับการเข้าถึง
• ตัวเลือกนี้ถูกเปลี่ยนแปลงโดยผู้ร่วมงานคนอื่น บรรณาธิการคนอื่นอาจเปลี่ยนการตั้งค่าที่แชร์ไว้ เปิดเมนูติดตามการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งและตรวจสอบว่าสถานะที่เลือกยังคงเปิดอยู่หรือไม่
• โปรแกรมแก้ไขไม่ได้บันทึกหรือโหลดเอกสารอย่างถูกต้อง โปรดตรวจสอบว่าที่เก็บข้อมูลหลักรายงานว่าเอกสารได้รับการบันทึกแล้ว จากนั้นเปิดไฟล์เดิมอีกครั้ง แทนที่จะเปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาหรือเวอร์ชันเก่ากว่า
• คุณกำลังดูการตั้งค่าการแสดงผล ไปที่ไฟล์ > การตั้งค่าขั้นสูง จะมีตัวเลือกสำหรับการแสดงผลการเปลี่ยนแปลงการตรวจสอบ เช่น บอลลูนหรือคำแนะนำเมื่อวางเมาส์เหนือข้อความ การตั้งค่าเหล่านี้มีผลต่อการแสดงผลการเปลี่ยนแปลงการตรวจสอบ ไม่ใช่ว่าเอกสารกำลังติดตามการแก้ไขหรือไม่

ตรวจสอบผลลัพธ์

เปิดเอกสารที่แชร์เดิมอีกครั้ง แล้วตรวจสอบตัวควบคุม "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" จากนั้นทำการแก้ไขที่ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายใดๆ หนึ่งครั้ง และยืนยันว่าข้อความที่แทรกหรือลบนั้นถูกทำเครื่องหมายสำหรับการตรวจสอบแล้ว หากตัวควบคุมแสดงว่าการติดตามเปิดอยู่ แต่การแก้ไขไม่ถูกทำเครื่องหมาย ให้ตรวจสอบว่าคุณอยู่ในเอกสารที่แก้ไขได้ และการเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นหลังจากที่การติดตามเปิดใช้งานแล้ว หากคุณต้องการให้การติดตามเริ่มต้นในทุกไฟล์ที่สร้างใหม่ ให้ใช้เทมเพลตระดับโฮสต์หรือการกำหนดค่าการผสานรวมเฉพาะในกรณีที่แพลตฟอร์มของคุณรองรับและจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงานนั้นไว้ ตัวเลือก "เปิดสำหรับฉันและทุกคน" ของตัวแก้ไขจะใช้กับเอกสารปัจจุบัน

ข้อมูลอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• ศูนย์ช่วยเหลือ ONLYOFFICE: การตรวจสอบเอกสาร — ตัวเลือกเมนู การคงสถานะ การทำงานเฉพาะการตรวจสอบ และการแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ONLYOFFICE Docs API: การแชร์ — การกำหนดค่าตัวแก้ไขสำหรับการเปิดเอกสารโดยเปิดใช้งานการตรวจสอบ/ติดตามการเปลี่ยนแปลง
• ONLYOFFICE Docs API: การตรวจสอบ — สิทธิ์ในการตรวจสอบและวิธีการที่สิทธิ์เหล่านั้นมีปฏิสัมพันธ์กับการเข้าถึงการแก้ไข
• ศูนย์ช่วยเหลือ ONLYOFFICE: การตั้งค่าขั้นสูงของโปรแกรมแก้ไขเอกสาร — การตั้งค่าการแสดงผล รวมถึงวิธีการแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ตรวจสอบแล้ว