วิธีติดตามการลงทะเบียนโดยใช้ Google Sheets

ด้วยการเพิ่มขึ้นของซอฟต์แวร์และรูปแบบธุรกิจที่ใช้การสมัครสมาชิก จึงมีความสำคัญที่ต้องมีระบบเพื่อจัดการและติดตามบริการที่คุณชำระเงิน โชคดีที่Google Sheetsเป็นเครื่องมือเดียวที่คุณต้องการในการบันทึกและจัดการการสมัครรับข้อมูลเหล่านี้

เหตุใดจึงต้องใช้ Google Sheets เพื่อติดตามการลงทะเบียน?

มีหลายวิธีในการติดตามการสมัครสมาชิกรายเดือนของคุณ รวมถึงร้านแอปมือถือ (Google Play หรือ App Store) และแอปติดตามการสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน อย่างไรก็ตาม ร้านค้าแอปสามารถติดตามการชำระเงินที่เกิดขึ้นภายในแพลตฟอร์มเท่านั้น และแอปติดตามที่ต้องชำระเงินนั้นมักจะเป็นเพียงการสมัครสมาชิกอีกประเภทหนึ่งในบิลรายเดือนของคุณ

ในทางตรงกันข้าม Google Sheets นั้นฟรีอย่างสมบูรณ์ น้ำหนักเบา ขยายได้ และรองรับหลายแพลตฟอร์ม นอกจากนี้ยังใช้งานง่ายและรองรับสูตร ตัวกรอง และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อรวมต้นทุน เน้นการต่ออายุที่กำลังจะมีขึ้น และเรียงลำดับการสมัครรับข้อมูลตามหมวดหมู่ รองรับการทำงานร่วมกันซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับคู่รักและสมาชิกในครอบครัว และสามารถแชร์หรือส่งออกสเปรดชีตได้อย่างง่ายดายในรูปแบบต่างๆ

เคล็ดลับ : นอกเหนือจากการติดตามการสมัครสมาชิกแล้วGoogle Sheets ยังสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือนได้อีกด้วย คุณสามารถเพิ่มค่าสมัครสมาชิกไปเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณได้

วิธีตั้งค่าเครื่องมือติดตามการลงทะเบียนใน Google Sheets

การสร้างเครื่องมือติดตามการสมัครสมาชิกนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนกับการติดตั้งแอปและนำเข้าการสมัครสมาชิกที่มีอยู่ของคุณ การดำเนินการนี้จะใช้เวลาพอสมควร โดยเฉพาะถ้าคุณไม่ได้ใช้เทมเพลต

ด้วยเหตุผลนี้ บทความจึงได้สร้างสเปรดชีตการติดตามการสมัครสมาชิกที่มีส่วนหัวคอลัมน์สำหรับชื่อการสมัครสมาชิก หมวดหมู่การสมัครสมาชิก ความถี่ในการเรียกเก็บเงินและจำนวนเงินที่เรียกเก็บ วันที่สมัครสมาชิก ค่าใช้จ่ายรายเดือน ค่าใช้จ่ายรายปี ค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งาน และการดำเนินการที่ต้องดำเนินการ (เช่น ยกเลิกหรือต่ออายุ)

คอลัมน์หมวดหมู่และความถี่มีช่องดรอปดาวน์สำหรับข้อมูลการลงทะเบียน สูตรที่ใช้ความถี่ในการเรียกเก็บเงิน จำนวนเงิน และวันที่เริ่มต้นจะคำนวณค่าใช้จ่ายรายเดือน รายปี และตลอดอายุการใช้งานของการสมัครสมาชิกโดยอัตโนมัติ

สูตรการคำนวณต้นทุนรายเดือนมีดังนี้:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

ค่าบริการรายเดือนจะขึ้นอยู่กับความถี่การสมัครสมาชิกที่ระบุ จำนวนเงินที่ชำระจะหารด้วย 12 คูณด้วย 4 หรือแทรกเป็นจำนวนเต็มลงในเซลล์

สำหรับค่าใช้จ่ายรายปีของการสมัครสมาชิก ให้คูณค่าใช้จ่ายรายเดือนด้วย 12 หากต้องการคำนวณค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งาน ให้ใช้สูตรเพื่อหาจำนวนสัปดาห์ เดือนหรือปีนับตั้งแต่การชำระเงินครั้งแรกของคุณ แล้วคูณด้วยจำนวนเงินที่ชำระ:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

คอลัมน์สุดท้ายการดำเนินการคือ ที่คุณสามารถระบุได้ว่าจะต่ออายุ ยกเลิก หรือแม้แต่อัพเกรดการสมัครใช้งานของคุณ

รับประโยชน์สูงสุดจากการติดตามการสมัครของคุณ

หากคุณมีการสมัครรับข้อมูลเพียงไม่กี่รายการที่ต้องการติดตาม และสิ่งที่คุณต้องการคือสถานที่สำหรับจัดระเบียบและดูข้อมูลทั้งหมดในคราวเดียว เทมเพลตด้านบนนี้จะใช้งานได้ดี แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากตัวติดตามการสมัครใช้งาน คุณจะต้องมีฟีเจอร์ขั้นสูงของ Google Sheets เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและ PivotTables

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถใช้เพื่อเน้นข้อความการสมัครรับข้อมูลที่กำลังจะหมดอายุได้ หากต้องการติดตามการลงทะเบียนที่กำลังจะเกิดขึ้น ให้เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมสองคอลัมน์ในสเปรดชีต: วันครบกำหนดถัดไปและจำนวนวันสำหรับการดำเนินการDays to Actionเป็นคอลัมน์คำนวณที่ลบวันที่ปัจจุบันออกจากวันที่ต่ออายุโดยอัตโนมัติโดยใช้สูตรด้านล่างนี้:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

เมื่อคุณตั้งค่าคอลัมน์เหล่านี้แล้ว คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นการสมัครสมาชิกที่จะครบกำหนดในอีกไม่ถึงหนึ่งเดือนได้

หากต้องการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสเปรดชีต ให้ไปที่รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ป้อนช่วงของเซลล์ที่จะจัดรูปแบบใน กล่องข้อความนำ ไปใช้กับช่วงภายใต้กฎรูปแบบให้คลิกกล่องดรอปดาวน์แรก ( จัดรูปแบบเซลล์ถ้า… ) และเลือกสูตรแบบกำหนดเอง

ขั้นตอนต่อไป ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในช่องค่าหรือสูตร:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

สูตรด้านบนจะตรวจสอบว่า คอลัมน์จำนวน วันในการดำเนินการมีตัวเลขหรือไม่ และตัวเลขดังกล่าวมีค่าน้อยกว่าหรือเท่ากับ28 หรือ ไม่ คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบอื่นเพื่อตรวจสอบว่าจำนวนวันที่ดำเนินการเฉพาะเจาะจงน้อยกว่าหรือเท่ากับหนึ่งสัปดาห์หรือไม่

หมายเหตุ : ใช้สีเติมที่แตกต่างกันสำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีสูตร ซึ่งหมายความว่าจะไม่ได้รับการแก้ไขด้วยตนเอง

คุณมีวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการจัดการการสมัครรับบริการของคุณใน Google Sheets หากต้องเผชิญกับความท้าทาย ลองใช้ Apps Script เพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนอีเมลอัตโนมัติ คุณสามารถขอให้ Gemini สร้างรหัส เพิ่มลงในสเปรดชีตของคุณ และกำหนดค่าทริกเกอร์ให้ทำงานเมื่อถึงกำหนดต่ออายุภายในจำนวนวันที่กำหนด นอกจากนี้ โปรดพิจารณายกเลิกการสมัครสมาชิกที่ไม่ได้ให้มูลค่าเหมือนเดิมอีกต่อไป