วิธีการเรียงลำดับใน Excel

แม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจ แต่ข้อมูลดังกล่าวมักจะไปอยู่ใน Excel ในรูปแบบที่ไม่เป็นระเบียบ ด้วยเหตุนี้ จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจความสัมพันธ์ รูปแบบ และแนวโน้มภายในข้อมูล

โชคดีที่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากมาย เช่น เพิ่มตารางและปัดเศษเซลล์ใน Excelแต่คุณจะเรียงลำดับข้อมูลได้อย่างไร คุณมาถูกที่แล้วหากคุณไม่เคยใช้ Excel เพื่อจุดประสงค์นี้ บทความนี้จะอธิบายวิธีการจัดเรียงข้อมูลใน Excel ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มหรือทั้งสเปรดชีต 

สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับการเรียงลำดับข้อมูลใน Excel

การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel สำเร็จนั้น คุณจะต้องเตรียมสเปรดชีตด้วยวิธีต่างๆ ขั้นแรก คุณควรลบเซลล์ว่างออกเนื่องจาก Excel จะจัดเรียงเซลล์เหล่านั้น ซึ่งส่งผลต่อผลรวมและองค์ประกอบที่กำหนดอื่นๆ

ถัดไป ข้อมูลในคอลัมน์ควรเป็นประเภทเดียวกัน ตัวอย่างเช่น หากคอลัมน์มีวันที่ ข้อมูลรูปแบบอื่น เช่น ข้อความหรือตัวเลข ไม่ควรอยู่ในช่วงเซลล์ มิฉะนั้นการเรียงลำดับจะล้มเหลว

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการตรวจสอบและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excelก่อนที่จะเรียงลำดับเซลล์หรือคอลัมน์ใดๆ เพื่อยืนยันว่าไม่มีอะไรผิดพลาดหลังจากการเรียงลำดับ

สุดท้ายนี้ การสำรองข้อมูลไว้เป็นสิ่งสำคัญในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ 

การเรียงลำดับข้อมูลตามตัวอักษรใน Excel

หากคุณมีคอลัมน์ธรรมดาที่ต้องเรียงลำดับตามตัวอักษร คุณสามารถเลือกเซลล์และเลือกตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณได้ อย่างไรก็ตาม Excel จะเรียงลำดับเฉพาะเซลล์ที่เลือกเท่านั้น ซึ่งอาจทำให้ทั้งสเปรดชีตยุ่งเหยิงได้

หากตัวเลือกข้างต้นเหมาะกับคุณ ก็ถือว่าดีมาก หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณมีสองทางเลือก:

• สำหรับสเปรดชีตที่มีตัวแบ่งระหว่างแถวหรือหลายส่วนหัวในคอลัมน์เดียวให้เลือกเซลล์คอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง (ภายในคอลัมน์ที่เลือก) รวมถึงแถวที่เกี่ยวข้องทั้งหมด แล้วเลือกตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณ
  
• สำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่ไม่มีช่องว่างระหว่างแถวคุณสามารถเลือกสเปรดชีตทั้งหมด (มีประโยชน์เมื่อมีการรวมส่วนหัว) ระบุคอลัมน์ที่จะจัดเรียง จากนั้นเลือกตัวเลือกการจัดเรียงของคุณ
  

ตัวเลือกการเรียงลำดับของ Excel ทั้งสองด้านบนจะย้ายข้อมูลแถวทั้งหมดพร้อมกับข้อมูลคอลัมน์ที่เรียงลำดับเพื่อให้การเชื่อมโยงทั้งหมดยังคงอยู่ ต่อไปนี้เป็นวิธีทำทั้งสองอย่าง

วิธีจัดเรียงส่วนของข้อมูลตามตัวอักษรใน Excel

1. หากต้องการจัดเรียงคอลัมน์ภายในส่วน ให้ไฮไลต์แถวและคอลัมน์ทั้งหมดที่มีข้อมูลคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง อย่าเลือกส่วนหัวใดๆ
2. เลือก แท็บ ข้อมูล  ในแถบเมนูเพื่อเปิด Ribbon ที่เกี่ยวข้องด้านล่าง
3. เลือกจัดเรียง  เพื่อเปิดเมนูกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ อย่าใช้ "AZ" หรือ "ZA" เนื่องจากใช้ตัวเลือกที่ตั้งไว้ในปัจจุบันจาก เมนู จัดเรียง  ซึ่งอาจทำให้ทุกอย่างยุ่งเหยิงได้
4. ยกเลิกการเลือกช่องข้อมูลของฉันมีส่วนหัวหากยังไม่ได้ดำเนินการ
5. เลือกคอลัมน์การเรียงลำดับของคุณจาก รายการดรอปดาวน์คอลัมน์
6. เลือกค่าเซลล์จาก รายการดรอปดาวน์เรียง ลำดับ
7. คลิกA ถึง ZหรือZ ถึง A  เป็นวิธีจัดเรียงจากรายการแบบเลื่อนลง "คำสั่งซื้อ" เซลล์ที่มีตัวอักษรและตัวเลขจะถูกจัดเรียงตามลำดับจากซ้ายไปขวา
8. คลิกตกลง  เพื่อบันทึกการตั้งค่าการเรียงลำดับของคุณ
9. ตอนนี้ Excel จะแสดงผลลัพธ์ที่เรียงลำดับตามตัวอักษร แถวข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะย้ายไปพร้อมกับเซลล์ที่เรียงลำดับด้วย

วิธีจัดเรียงคอลัมน์ข้อมูลตามตัวอักษรใน Excel

การจัดเรียงคอลัมน์จะต้องเลือกสเปรดชีตทั้งหมดซึ่งต่างจากการเรียงลำดับส่วนของข้อมูล หากคุณเลือกคอลัมน์ เฉพาะข้อมูลนั้นเท่านั้นที่จะย้าย ซึ่งจะแย่งชิงทั้งสเปรดชีต หากคุณมีมากกว่าหนึ่งส่วนหัวในคอลัมน์ คุณต้องใช้กระบวนการด้านบนเพื่อเรียงลำดับส่วนต่างๆ เมื่อเลือกทั้งแผ่นงานแล้ว คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่จะจัดเรียงและตัวเลือกการจัดเรียงอื่นๆ ทั้งหมดได้โดยใช้ขั้นตอนด้านล่างนี้

1. เปิดสเปรดชีตของคุณแล้วคลิก ปุ่ม เลือกทั้งหมด  ที่มุมซ้ายบนของแผ่นงานใต้ "กล่องชื่อ"
   
2. คลิก แท็บ ข้อมูล  ในแถบเมนูเพื่อเปิด Ribbon ที่เกี่ยวข้องของตัวเลือกที่อยู่ด้านล่าง
3. เลือกจัดเรียง  เพื่อเปิดเมนูกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ อย่าคลิก "AZ" หรือ "ZA" ใน Ribbon เนื่องจากจะตอบสนองตามการตั้งค่าปัจจุบันที่พบใน เมนูจัดเรียงนั่นอาจทำให้ทุกอย่างยุ่งเหยิงได้
   
4. เลือก กล่อง ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว  ในกล่องโต้ตอบเรียงลำดับเนื่องจากส่วนหัวทั้งหมดถูกเลือก โปรดทราบว่าคุณสามารถมีได้เพียง 1 ส่วนหัวต่อคอลัมน์เท่านั้น มิฉะนั้น คุณจะต้องจัดเรียงตามส่วนต่างๆ โดยใช้กระบวนการข้างต้น
5. เลือกคอลัมน์การเรียงลำดับจาก รายการดรอปดาวน์คอลัมน์ควรแสดงชื่อส่วนหัวแทนตัวอักษรคอลัมน์
6. เลือกค่าเซลล์จาก รายการดรอปดาวน์เรียง ลำดับ
   
7. เลือกA ถึง ZหรือZ ถึง Aเป็นตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณจาก รายการดรอป ดาวน์ลำดับ เซลล์ที่มีตัวเลขและตัวอักษรจะถูกจัดเรียงโดยใช้การเรียงลำดับจากซ้ายไปขวา ดังนั้น "IN0119" และ "IN0118" จะถูกจัดเรียงเป็น "IN0018" ตามด้วย "IN0019" เมื่อใช้ตัวเลือก "A ถึง Z"
8. คลิกตกลงเมื่อเสร็จสิ้น สเปรดชีตจะปรากฏขึ้นตามลำดับตัวอักษรตามคอลัมน์ที่เลือก หากคุณทำผิดพลาดหรือไม่ชอบผลลัพธ์ ให้ใช้ ตัวเลือกเลิกทำ

สิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับการเรียงลำดับข้อมูลตามตัวเลขหรือตามลำดับเวลาใน Excel

การเรียงลำดับข้อมูลตามตัวเลขหรือตามลำดับเวลาไม่ได้แตกต่างจากตัวอักษรมากนัก แต่คุณมีตัวเลือกการเรียงลำดับที่แตกต่างกัน Excel จะระบุข้อมูลในเซลล์และนำเสนอตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณตามเกณฑ์เหล่านั้น เช่นเดียวกับตัวเลือกการจัดเรียงทั้งหมดให้ลบเซลล์และแถวว่างในเอกสาร Excel ของคุณไม่เช่นนั้นจะส่งผลต่อผลลัพธ์ที่เรียงลำดับ

วันที่จะให้ข้อ "เก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด" และ "ใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุด" "A ถึง Z" และ "Z ถึง A" ตัวเลขจะทำให้คุณ “เล็กที่สุดไปหาใหญ่ที่สุด” และ “ใหญ่ที่สุด” ไปเล็กที่สุด”

ขึ้นอยู่กับว่าคุณจำเป็นต้องเรียงลำดับส่วนตามตัวเลข/ตามลำดับเวลาหรือทั้งคอลัมน์ โปรดดูขั้นตอนด้านล่าง

วิธีจัดเรียงส่วนของข้อมูลตามตัวเลข/ตามลำดับเวลาใน Excel

การเรียงลำดับส่วนของข้อมูลตามลำดับเวลา (เช่น วันที่) หรือตัวเลข (เช่น ตัวเลข) จะคล้ายกับการเรียงลำดับตามตัวอักษร ยกเว้นตัวเลือกการเรียงลำดับจะแตกต่างกัน

1. หากต้องการจัดเรียงส่วนของคอลัมน์ตามตัวเลข/ตามลำดับเวลาภายในส่วนของข้อมูล ให้เลือกแถวที่มีข้อมูลคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง แต่อย่าเลือกส่วนหัวใดๆ
   
2. คลิกที่ แท็บ ข้อมูล  ที่พบในแถบเมนู การดำเนินการนี้จะเปิด Ribbon ของตัวเลือกที่เกี่ยวข้องที่อยู่ข้างใต้
3. เลือกจัดเรียง  เพื่อเปิดเมนูกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ อย่าคลิก "AZ" หรือ "ZA" ใน Ribbon เนื่องจากจะตอบสนองตามการตั้งค่าปัจจุบันที่พบใน เมนูจัดเรียงนั่นอาจทำให้ทุกอย่างยุ่งเหยิงได้
   
4. ยกเลิกการเลือกช่องข้อมูลของฉันมีส่วนหัว  หากยังไม่ได้ดำเนินการเนื่องจากคุณไม่ได้เลือกส่วนหัวใด ๆ ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ เป็นวิธีจัดเรียงที่สะอาดยิ่งขึ้น
5. เลือกคอลัมน์การเรียงลำดับที่พบใน รายการแบบเลื่อนลงคอลัมน์
   
6. เลือกค่าเซลล์จาก รายการดรอปดาวน์เรียง ลำดับ
7. เลือกเก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุดหรือใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุดเป็นตัวเลือกการเรียงลำดับของคุณจาก รายการแบบ เลื่อนลงลำดับ
   
8. คลิกตกลง  เพื่อบันทึกการตั้งค่าการเรียงลำดับ คุณจะเห็นคอลัมน์ของส่วนจัดเรียงตามลำดับเวลาหรือตัวเลข แถวทั้งหมดควรปรากฏขึ้นพร้อมกับเซลล์ของคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง

วิธีจัดเรียงหลายคอลัมน์ใน Excel

บางครั้ง คุณอาจต้องใช้เกณฑ์การเรียงลำดับหลายรายการเพื่อทำให้ข้อมูลสามารถตีความได้มากขึ้น อย่างไรก็ตาม การจัดเรียงหลายคอลัมน์อาจจัดเรียงข้อมูลใหม่ไม่ถูกต้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเค้าโครงสเปรดชีตของคุณ

การเรียงลำดับหลายรายการควรยึดตามการเรียงลำดับหลักตามด้วยลำดับการจัดเรียงที่ชัดเจน เช่น "วันที่ซื้อ" ตามด้วย "หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์" ตามด้วย "ส่วนแผนก"

ตัวอย่างข้างต้นหมายความว่า Excel จะเรียงลำดับตามวันที่ซื้อก่อน จากนั้นจึงตามประเภทผลิตภัณฑ์ภายในวันที่ซื้อที่เกี่ยวข้องกัน ณ จุดนี้ คุณจะเห็นหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของสินค้าที่ซื้อเรียงตามลำดับเวลาในแต่ละวัน

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ Excel จะเรียงลำดับตามลำดับที่คุณสร้าง ดังนั้นจึงเรียงลำดับคอลัมน์ "วันที่ซื้อ" ก่อน จากนั้นจึงเรียงลำดับคอลัมน์ "หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์" ภายในแต่ละวันที่

ไม่ว่าในกรณีใด การคัดลอกสเปรดชีต การทำงานซ้ำเพื่อเหตุผลในการเปรียบเทียบ และการปกป้องข้อมูลต้นฉบับจากความเสียหายจะดีที่สุด

1. เปิดสเปรดชีตที่เกี่ยวข้องและเลือกเซลล์ใดก็ได้ จากนั้นไปที่แถบเมนูด้านบนแล้วคลิก แท็บข้อมูล
   
2. เลือกจัดเรียง  ในแถบเมนูที่ด้านบนเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ
3. ไปที่ ส่วน คอลัมน์  ในกล่องโต้ตอบแล้วคลิก เมนูแบบเลื่อนลงจัดเรียงตามเลือกคอลัมน์การเรียงลำดับหลัก
4. เลือกดรอปดาวน์เรียง  ลำดับแล้วเลือกค่าเซลล์
   
5. คลิก เมนูแบบเลื่อนลง คำสั่งซื้อ  แล้วเลือกเกณฑ์การเรียงลำดับที่คุณต้องการใช้
6. ย้ายไปที่มุมซ้ายบนแล้วเลือกเพิ่มระดับ  นี่เป็นการเพิ่มส่วนการเรียงลำดับใหม่
   
7. ในส่วนคอลัมน์ ให้คลิก ดรอปดาวน์ แล้วตาม  และเลือกคอลัมน์ถัดไปที่คุณต้องการจัดเรียง นี่จะเป็นฟังก์ชันการเรียงลำดับรองที่เรียงลำดับภายในฟังก์ชันแรก
8. คลิกรายการแบบเลื่อนลงจัดเรียงตามและเรียง  ลำดับแล้วเลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการ

โปรดจำไว้ว่า คอลัมน์ที่คุณเลือกก่อนจะกลายเป็นคีย์การเรียงลำดับหลัก ตัวกรองการเรียงลำดับที่สองภายในตัวกรองแรก และตัวกรองที่สามภายในตัวกรองที่สอง หากการเรียงลำดับคอลัมน์ที่สองหรือคอลัมน์ที่สามรบกวนเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ในคอลัมน์แรก คอลัมน์นั้นจะยังไม่เรียงลำดับ

วิธีจัดเรียงข้อมูลตามลำดับที่กำหนดเองใน Excel

คุณอาจต้องการจัดเรียงข้อมูลของคุณโดยใช้ตัวเลือกที่ไม่อยู่ใน Excel ตามค่าเริ่มต้น เช่น การเรียงลำดับตามSmall , Medium , LargeและX- Large การเรียงลำดับตามตัวอักษรจะทำให้เรียงลำดับไม่ถูกต้อง และไม่สามารถใช้การเรียงลำดับตามตัวเลข/ตามลำดับเวลาได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างลำดับการเรียงลำดับแบบกำหนดเองได้

1. เปิดสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง
2. ไปที่แถบเครื่องมือด้านบนแล้วเลือกข้อมูล
   
3. เลือก ตัวเลือก การจัดเรียง  ในแถบเมนู
4. ไปที่ส่วน "คอลัมน์" คลิกรายการแบบ  เลื่อนลงจัดเรียงตาม และเลือกคอลัมน์การเรียงลำดับหลักของคุณ
   
5. ใน ดรอปดาวน์ เรียงลำดับตาม  ให้เลือกค่าเซลล์  เพื่อเรียงลำดับตามเนื้อหา
   
6. คลิกดรอป  ดาวน์ลำดับ จากนั้นเลือกA ถึง ZหรือZ ถึง A  เป็นเกณฑ์การเรียงลำดับของคุณ
7. หากต้องการเพิ่มการเรียงลำดับรอง ให้คลิก ปุ่มเพิ่มระดับ
8. ทำตามขั้นตอนการเรียงลำดับก่อนหน้า: ตั้งค่า ตัวเลือก การเรียงลำดับตามเรียงลำดับและลำดับ  จากนั้นกดตกลง
   

วิธีจัดเรียงแถวใน Excel

โครงสร้างหลักของ Excel จัดระเบียบข้อมูลเป็นคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม บางครั้งข้อมูลของคุณอาจมีเค้าโครงแนวนอนโดยแต่ละแถวมีแอตทริบิวต์ที่แตกต่างกันของชุดข้อมูล ในกรณีนี้ วิธีจัดระเบียบข้อมูลเชิงตรรกะคือการเรียงลำดับแถว

ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:

1. เมื่อข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียงเปิดอยู่ในสเปรดชีต Excel ให้กดเคอร์เซอร์บนเซลล์แรกของแถวที่คุณต้องการเรียงลำดับแล้วลากเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูล 
   
2. ไปที่แถบนำทางที่ด้านบนแล้วแตะตัว เลือก  ข้อมูล
   
3. แตะ ตัวเลือก เรียงลำดับ  เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่มีตัวเลือกการเรียงลำดับ 
4. เลือกตัวเลือกที่ด้านบนขวาของกล่องโต้ตอบ 
5. ในกล่องป๊อปอัปตัวเลือกการเรียงลำดับ ให้เลือกเรียงลำดับจากซ้ายไปขวา  แล้วกดตกลง
   
6. ย้ายไปที่ ส่วน จัดเรียงตาม  แล้วกดเมนูแบบเลื่อนลง 
7. เลือกแถวที่ 1หรือแถวที่ 2หรือแถวใดก็ได้ที่คุณต้องการเรียงลำดับแล้วแตะ ปุ่มตกลงนี่จะเรียงลำดับข้อมูลโดยอัตโนมัติ
   

จัดเรียงสเปรดชีตของคุณ

ข้อมูลที่ไม่ได้เรียงลำดับไม่เคยสมเหตุสมผลเลย ที่แย่กว่านั้นคือการจัดการด้วยตนเองอาจต้องใช้เวลาและนำไปสู่ข้อผิดพลาดของมนุษย์ ด้วย Excel คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลในรูปแบบใดก็ได้ที่คุณต้องการและสร้างเกณฑ์แบบกำหนดเอง 

ถัดไป คุณอาจต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีใช้ VLOOKUP ใน Excelเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ