วิธีเพิ่มลายเซ็นใน Outlook

มืออาชีพส่วนใหญ่ในปัจจุบันรวมลายเซ็นไว้กับอีเมลของตน ซึ่งช่วยให้ผู้รับทราบได้อย่างแน่ชัดว่าพวกเขากำลังสื่อสารกับใคร ลายเซ็นบางส่วนเป็นแบบส่วนตัวสำหรับบุคคลทั่วไป และลายเซ็นอื่นๆ เป็นไปตามรูปแบบของบริษัท

หากคุณสนใจเรียนรู้วิธีเพิ่มลายเซ็นของคุณเองใน Outlook แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว บทความนี้จะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้

ขั้นตอนในการเพิ่มลายเซ็นของคุณใน Outlook

หากคุณต้องการสร้างลายเซ็นเพื่อเพิ่มต่อท้ายอีเมลของคุณ รวมถึงเลือกลายเซ็นนั้นเป็นลายเซ็นเริ่มต้น คุณจะยินดีที่ทราบว่านี่เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย ต่อไปนี้เป็นวิธีเพิ่มลายเซ็นของคุณใน Outlook:

1. เข้าสู่ระบบบัญชี Outlook ของคุณ
   
2. คลิกที่ "ดูการตั้งค่า"
   
3. เลือก "เขียนและตอบกลับ" ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าจอลายเซ็นอีเมล
   
4. คลิกที่ "ลายเซ็นใหม่" และตั้งชื่อ
   
5. พิมพ์ลายเซ็นของคุณด้านล่างในพื้นที่แก้ไข
   
6. กด “บันทึก”
   
7. ใต้ "เลือกลายเซ็นเริ่มต้น" ให้คลิกที่ลายเซ็นที่สร้างขึ้นใหม่แล้วนำไปใช้กับข้อความใหม่และข้อความที่ส่งต่อ
   
8. กด “บันทึก” อีกครั้งเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
   

ปรับแต่งลายเซ็น Outlook ของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่าและบันทึกลายเซ็นของคุณแล้ว คุณสามารถปรับแต่งได้ที่ด้านล่างของกล่องแก้ไขเพื่อให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของคุณ คุณมีตัวเลือกมากมายในการปรับแต่งลายเซ็นของคุณเพื่อทำให้ลายเซ็นมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวสำหรับผู้รับของคุณ อย่าลืมทดลองใช้ตัวเลือกที่มีอยู่เพื่อทำให้ลายเซ็นของคุณโดดเด่น

ตัวเลือกบางรายการอาจไม่ปรากฏในรายการนี้ ดังนั้นให้ลองใช้ตัวเลือกทั้งหมดด้วยตัวเองเพื่อดูว่าเหมาะกับความต้องการของคุณหรือไม่ โปรดทราบว่าหากคุณสับสนว่าไอคอนใดแสดงถึงฟังก์ชัน ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือไอคอนนั้นเพื่อให้ชื่อปรากฏบนหน้าจอ

แทรกรูปภาพแบบอินไลน์

คุณอาจต้องการเพิ่มโลโก้หรือรูปภาพของบริษัทลงในลายเซ็นของคุณ ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณเลื่อนดูภาพที่ดาวน์โหลดบนอุปกรณ์ของคุณเพื่อรวมไว้ในลายเซ็นของคุณ เมื่อคุณเลือกภาพแล้วคลิก "แทรก" คุณสามารถปรับขนาดภาพได้ตามต้องการ

แบบอักษรและขนาดตัวอักษร

เมื่อคลิกที่ตัวเลือกแบบอักษร กล่องแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอและแสดงรายการแบบอักษรที่มีอยู่ทั้งหมด ทางด้านขวาของตัวเลือก "แบบอักษร" คือไอคอน "ขนาดตัวอักษร" เมื่อแตะที่ปุ่มฟังก์ชันนี้ รายการแบบเลื่อนลงที่คล้ายกันจะปรากฏขึ้น และให้คุณเลือกขนาดแบบอักษรของลายเซ็นของคุณได้

ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้

คุณยังสามารถใช้ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ลายเซ็นบางส่วนหรือทั้งหมดได้ ในการทำเช่นนั้น เพียงไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วคลิกปุ่มฟังก์ชันเพื่อให้ได้เอฟเฟกต์ที่ต้องการ จากนั้นการเปลี่ยนแปลงก็จะปรากฏทันที

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการทำสิ่งที่ตรงกันข้ามและเลิกทำเอฟเฟกต์เหล่านี้ เพียงไฮไลต์ข้อความแล้วกดปุ่มฟังก์ชั่นที่ต้องการอีกครั้ง

ปุ่มลัด:

• ตัวหนา: Ctrl + B
• ตัวเอียง: Ctrl + I
• ขีดเส้นใต้: Ctrl + U

ไฮไลท์และสี

หากคุณต้องการเน้นข้อมูลสำคัญบางอย่างบนลายเซ็นของคุณ ให้ใช้ฟังก์ชัน "ไฮไลต์" หากต้องการไฮไลต์ข้อความ ขั้นแรกให้กดลูกศรลงทางด้านขวาของปุ่มฟังก์ชัน "ไฮไลต์" แล้วเลือกสีที่คุณต้องการใช้ จากนั้นลากเคอร์เซอร์ไปเหนือข้อความที่คุณต้องการไฮไลต์ แล้วกดปุ่มฟังก์ชัน "ไฮไลต์"

เมื่อเสร็จแล้ว พื้นหลังของข้อความที่คุณเลือกจะเป็นสีที่คุณต้องการ ในขณะที่สีแบบอักษรของคุณจะยังคงเหมือนเดิม

สีตัวอักษรของคุณจะเป็นสีดำโดยอัตโนมัติเสมอ หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้กดลูกศรลงบนปุ่มฟังก์ชัน "สีแบบอักษร" เลือกสีที่คุณต้องการ จากนั้นเริ่มพิมพ์ลายเซ็นของคุณ หากคุณเริ่มพิมพ์แล้ว ให้ไฮไลต์ข้อความที่พิมพ์แล้วกดปุ่ม "สีแบบอักษร" อีกครั้ง จากนั้นสีแบบอักษรของคุณจะเปลี่ยนไป

คุณสามารถใช้ทั้งสองฟังก์ชันนี้ร่วมกันเพื่อสร้างลายเซ็นที่มีสีสันเป็นเอกลักษณ์และสะดุดตาได้

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข

หากต้องการสร้างรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือเพิ่มรายการลำดับเลขสำหรับข้อมูลชวเลข ให้กดปุ่มฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง หากมีข้อมูลของคุณอยู่แล้ว ให้ไฮไลต์ข้อความแล้วกดปุ่ม "Enter" บนแป้นพิมพ์ในกรณีที่จำเป็นเพื่อแยกข้อมูลและเพิ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือตัวเลขในรายการของคุณ

ปุ่มลัด:

• หัวข้อย่อย: Ctrl +
• การกำหนดหมายเลข: Ctrl + /

เยื้องซ้ายหรือขวา

การใช้ปุ่มฟังก์ชั่นเหล่านี้จะย้ายข้อความของคุณให้เข้ามาใกล้หรือไกลจากขอบด้านซ้ายบนหน้าจอ หากต้องการใช้ฟังก์ชันนี้ เพียงไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการย้ายแล้วกด "เยื้องขวา" เพื่อย้ายข้อความไปทางขวาหลายๆ ช่อง ในทางกลับกัน หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณอยู่ใกล้กับระยะขอบซ้ายมากขึ้น ให้กด “เยื้องซ้าย”

อ้าง

ฟังก์ชันนี้จะเพิ่มเส้นสไตล์เครื่องหมายคำพูดให้กับข้อความที่ไฮไลต์เพื่อทำให้ข้อมูลเฉพาะโดดเด่น ไม่ว่าจะเพื่อย้ำข้อมูลสำคัญจากตัวคุณเองหรือบุคคลอื่น หากต้องการใช้งานฟังก์ชันนี้ ให้ไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการอ้างอิงแล้วกดปุ่มฟังก์ชัน "อ้างอิง"

จัดตำแหน่งซ้าย ขวา และกึ่งกลาง

ตัวเลือกทั้งสามนี้จะย้ายข้อความทั้งหมดไปที่ด้านใดด้านหนึ่งหรือตรงกลางหน้าจอเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ซึ่งอาจมีประโยชน์ได้จากหลายสาเหตุ แต่การจัดตำแหน่งตรงกลางหรือด้านขวาอาจมีความสวยงามมากกว่าการจัดตำแหน่งด้านซ้ายตามค่าเริ่มต้น

การกดปุ่มฟังก์ชันใดปุ่มหนึ่งจะจัดแนวข้อความของคุณโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องไฮไลต์อะไรเลย

เพิ่มหรือลบไฮเปอร์ลิงก์

เพิ่มลิงก์ภายในลายเซ็นของคุณโดยเน้นข้อความแล้วกดปุ่ม "ไฮเปอร์ลิงก์" จากที่นี่ คุณเพียงแค่ต้องพิมพ์หรือวาง URL ลงในช่องที่ปรากฏขึ้น แล้วคลิก "ตกลง" เพื่อฝังลิงก์ของคุณ คุณจะรู้ว่าการดำเนินการนี้สำเร็จแล้ว เนื่องจากข้อความจะถูกขีดเส้นใต้ด้วยสีน้ำเงิน

ปุ่มลัด:

• เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์: Ctrl + K

หากคุณต้องการลบไฮเปอร์ลิงก์ ให้ไฮไลต์ข้อความที่ขีดเส้นใต้สีน้ำเงิน กดจุด 3 จุด (…) ที่มุมขวาล่างของช่องแก้ไข แล้วคลิก “ลบไฮเปอร์ลิงก์”

เลิกทำและทำซ้ำ

เลิกทำการกระทำล่าสุดของคุณโดยกดจุด 3 จุด (...) แล้วคลิกปุ่ม "เลิกทำ"

• เลิกทำปุ่มลัด: Ctrl + Z

ในทางกลับกัน หากสิ่งนี้เกิดขึ้นโดยบังเอิญ คุณควรกดปุ่ม "ทำซ้ำ" ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของปุ่ม "เลิกทำ"

• ทำซ้ำปุ่มลัด: Ctrl + Y

เปลี่ยนกรณี

การกดปุ่มนี้จะแสดงรายการตัวเลือกแบบเลื่อนลงเพื่อเปลี่ยนข้อความที่ไฮไลต์หรือข้อความที่เขียนในอนาคตเป็นบางกรณี ซึ่งรวมถึง “ตัวพิมพ์เล็ก” “ตัวพิมพ์ใหญ่” “ทำให้แต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่” และค่าเริ่มต้น “ตัวพิมพ์ประโยค”

อย่าลืมกดปุ่มบันทึกเมื่อคุณปรับแต่งลายเซ็นของคุณเสร็จแล้วเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างลายเซ็นที่มีประสิทธิภาพบน Outlook

เมื่อลายเซ็นของคุณพร้อมที่จะเพิ่มลงในการติดต่อในอนาคต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่เสร็จสมบูรณ์นั้นเหมาะสมกับสถานการณ์หรือผู้รับที่คุณกำลังติดต่อ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างลายเซ็นที่มีประสิทธิภาพใน Outlook

รักษาลายเซ็นของคุณให้เรียบง่าย

รักษาลายเซ็นของคุณให้กระชับและตรงประเด็น ใช้รูปภาพที่เกี่ยวข้องเพียงรูปภาพเดียวและหลีกเลี่ยงการเพิ่มข้อความมากเกินไป ไม่เช่นนั้นผู้รับอาจมองข้ามการทำงานหนักของคุณ

รวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น

สำหรับลายเซ็นทางธุรกิจ ให้จำกัดข้อมูลของคุณโดยส่วนใหญ่ไว้ที่ชื่อ ตำแหน่ง ตำแหน่งบริษัท โลโก้บริษัท และข้อมูลติดต่อ เพื่อรักษารูปลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพในอีเมลของคุณ

ใช้การสร้างแบรนด์ที่สอดคล้องกัน

เมื่อเป็นตัวแทนของบริษัท ให้ใช้แบบอักษรและสีเดียวกันเพื่อรักษาเอกลักษณ์ของบริษัท

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจของตนเองหรือใช้อีเมลส่วนตัว คุณสามารถใส่คำสรรพนาม วิธีออกเสียงชื่อ ลิงก์ไปยังโซเชียลมีเดีย หรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ เพื่อให้ผู้รับรู้จักคุณมากขึ้น

สร้างลายเซ็นเพิ่มเติม

Outlook ช่วยให้คุณสร้างลายเซ็นได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่กด "ลายเซ็นใหม่" ในหน้าจอ "เขียนและตอบกลับ" สร้างลายเซ็นโดยเฉพาะในครั้งแรกที่คุณส่งอีเมลถึงใครบางคน เพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณเป็นใคร หรือคุณสามารถใช้ลายเซ็นแบบสั้นสำหรับการตอบกลับและส่งต่อข้อความสำหรับคนที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้ว

คุณสามารถกำหนดลายเซ็นเฉพาะในเมนูแบบเลื่อนลง "ข้อความใหม่" และ "ตอบกลับ/ส่งต่อ" ภายในหน้าจอ "เขียนและตอบกลับ" บน Outlook

ทดสอบลายเซ็นของคุณ

ส่งอีเมลทดสอบถึงตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมงานเพื่อให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณปรากฏตามที่คาดไว้ และไฮเปอร์ลิงก์ทำงานอย่างถูกต้อง

การลงนามในลายเซ็น Outlook

การสร้างลายเซ็นบน Outlook เป็นกระบวนการง่ายๆ ที่ช่วยให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ ยังดีกว่า มีตัวเลือกการปรับแต่งเพื่อสร้างลายเซ็นที่ออกแบบมาอย่างดีบน Outlook และเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นให้กับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ ทดลองใช้ตัวเลือกแบบกำหนดเองที่มีอยู่เพื่อสร้างลายเซ็นระดับมืออาชีพและน่าจดจำเพื่อสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมให้กับผู้รับของคุณ

คุณเคยเพิ่มลายเซ็นใน Outlook หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น คุณเคยใช้ตัวเลือกการปรับแต่งใดๆ ที่นำเสนอในบทความนี้หรือไม่ แจ้งให้เราทราบในส่วนความเห็นด้านล่าง