ONLYOFFICE Docs เทียบกับ Microsoft 365 Web: โปรแกรมไหนรักษารูปแบบการจัดหน้าได้ดีกว่า?

สำหรับไฟล์ที่สร้างและแก้ไขเป็นประจำในรูปแบบ Microsoft Office Open XML เช่น DOCX, XLSX และ PPTX ทั้ง ONLYOFFICE Docs และแอปพลิเคชันเว็บของ Microsoft 365 สามารถรักษาการจัดรูปแบบที่คุ้นเคยได้ โดยปกติแล้ว Microsoft 365 เว็บจะเป็นตัวเลือกที่มีความเสี่ยงต่ำกว่าเมื่อเอกสารขึ้นอยู่กับคุณสมบัติเฉพาะของ Microsoft หรือต้องตรงกับ Microsoft Word หรือ Excel อย่างใกล้ชิด ONLYOFFICE Docs เป็นทางเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับการแก้ไขและการใช้งานร่วมกันที่เน้น OOXML แต่เอกสารของ ONLYOFFICE Docs เองระบุว่าไฟล์ที่ไม่ใช่ OOXML อาจถูกแปลงเป็น OOXML เพื่อการแก้ไข ผลิตภัณฑ์ทั้งสองไม่สามารถรับประกันการแสดงผลที่เหมือนกันทุกพิกเซลสำหรับทุกไฟล์ ฟอนต์ หรือวัตถุขั้นสูงได้

ใช้รายการตรวจสอบด้านล่างเพื่อประเมินไฟล์ที่คุณแลกเปลี่ยนจริง “ความถูกต้องของรูปแบบ” หมายถึงมากกว่าแค่การที่ไฟล์เปิดได้หรือไม่: ตรวจสอบการจัดเรียงหน้า ฟอนต์ ตาราง แผนภูมิ สูตร และสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่คุณบันทึกและเปิดไฟล์อีกครั้ง

เปรียบเทียบอย่างรวดเร็วตามประเภทไฟล์

จุดที่ความแตกต่างของรูปแบบปรากฏให้เห็น

เอกสาร Word: การจัดหน้า, แบบอักษร และวัตถุ

รายงานแบบง่ายๆ ที่สร้างจากย่อหน้า หัวข้อ และตารางทั่วไปนั้นง่ายต่อการย้ายไปมาระหว่างโปรแกรมแก้ไขมากที่สุด ส่วนไฟล์ที่ซับซ้อนกว่านั้น เช่น ไฟล์ที่ใช้การแบ่งหน้าอย่างแม่นยำ หัวข้อและเชิงอรรถเฉพาะส่วน คอลัมน์ รูปภาพลอยตัว กล่องข้อความ เชิงอรรถ หรือรูปทรงที่จัดวางอย่างระมัดระวัง การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การเปลี่ยนแบบอักษรหรือการจัดวางบรรทัดที่แตกต่างกัน อาจทำให้ย่อหน้าหนึ่งเลื่อนไปอีกหน้าหนึ่งได้ แม้ว่าข้อความและรูปแบบจะยังคงอยู่ครบถ้วนก็ตาม

Word สำหรับเว็บแสดงเอกสารในรูปแบบเค้าโครงสำหรับการพิมพ์ แต่ในมุมมองการแก้ไขจะไม่แสดงรายละเอียดการจัดรูปแบบหน้าทั้งหมด และบางคุณสมบัติทำงานแตกต่างจาก Word บนเดสก์ท็อป นอกจากนี้ Microsoft ยังระบุคุณสมบัติที่มีอยู่ใน Word บนเดสก์ท็อปแต่ไม่มีใน Word สำหรับเว็บ เอกสารเกี่ยวกับรูปแบบที่รองรับของ ONLYOFFICE จะแยกความแตกต่างระหว่างรูปแบบดั้งเดิมกับรูปแบบที่แปลงแล้วสำหรับการดูหรือแก้ไข ดังนั้น การเปิดไฟล์ DOCX ได้สำเร็จจึงไม่ได้หมายความว่าองค์ประกอบเค้าโครงทั้งหมดจะคงเดิมเมื่อแปลงกลับไปกลับมา

สมุดงาน Excel: ตัวเลข แผนภูมิ และคุณสมบัติที่ไม่รองรับ

สำหรับเวิร์กบุ๊ก XLSX ทั่วไป ให้ตรวจสอบรูปแบบตัวเลข การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ความสูงของแถว ความกว้างของคอลัมน์ เซลล์ที่รวมกัน พื้นที่การพิมพ์ และป้ายกำกับแผนภูมิ สำหรับเอกสาร Excel บนเว็บ การจัดรูปแบบเซลล์และช่วงโดยทั่วไปจะคล้ายกับ Excel ในขณะเดียวกันก็ระบุคุณสมบัติของเวิร์กบุ๊กที่ไม่รองรับด้วย ตารางข้อมูลภายนอกบางตารางอาจแสดงค่าที่บันทึกไว้ล่าสุดแทนที่จะเป็นการอัปเดตแบบเรียลไทม์ และบางไฟล์อาจไม่สามารถแก้ไขได้ในเบราว์เซอร์จนกว่าจะมีการแก้ไขเนื้อหาที่ไม่รองรับ

ONLYOFFICE ระบุว่า XLSX เป็นรูปแบบไฟล์สเปรดชีตที่รองรับ และเอกสารอธิบายการควบคุมการแก้ไขแผนภูมิ แต่การรองรับประเภทไฟล์ไม่ได้หมายความว่าคุณสมบัติเฉพาะของ Excel ทุกอย่างจะทำงานเหมือนกัน หากเวิร์กบุ๊กใช้มาโคร การเชื่อมต่อภายนอก แผนภูมิพิเศษ หรือวัตถุฝังตัว ให้ใช้แอปพลิเคชันที่เป็นเจ้าของคุณสมบัติเหล่านั้นสำหรับการแก้ไขและการคำนวณขั้นสุดท้าย อย่าสร้างสำเนาแก้ไขที่ลบคุณสมบัติที่ไม่รองรับออก เว้นแต่คุณจะเข้าใจว่าอะไรจะถูกลบออกไป

ไฟล์งานนำเสนอและไฟล์ OpenDocument

สำหรับไฟล์ PPTX ให้เปรียบเทียบแม่แบบสไลด์ แบบอักษรธีม การครอบตัดภาพ แอนิเมชัน การเปลี่ยนภาพ และบันทึกของผู้บรรยายในสไลด์ตัวอย่าง การตรวจสอบเพียงสไลด์ชื่อเรื่องอย่างรวดเร็วอาจทำให้พลาดปัญหาในแผนภูมิที่มีรายละเอียดมากหรือสไลด์ที่มีวัตถุจัดกลุ่มอยู่ สำหรับไฟล์ ODT, ODS หรือ ODP การแปลงไฟล์อาจส่งผลต่อเค้าโครงหรือพฤติกรรมของฟีเจอร์ต่างๆ เนื่องจากรูปแบบเหล่านี้เข้ารหัสโครงสร้างเอกสารแตกต่างกัน คำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับ ODT และ ODS อธิบายถึงการสนับสนุนบางส่วนและการเปลี่ยนแปลงรูปแบบหรือการใช้งานที่เป็นไปได้ ตารางรูปแบบของ ONLYOFFICE แสดงให้เห็นว่าโปรแกรมรองรับรูปแบบใดบ้างโดยตรงหรือผ่านการแปลงไฟล์

การทดสอบความเที่ยงตรงในทางปฏิบัติก่อนเลือก

1. ทำสำเนาไฟล์ตัวอย่างหนึ่งไฟล์โดยเลือกหน้า แผ่นงาน หรือสไลด์ที่ซับซ้อนที่สุดที่คุณใช้เป็นประจำมาด้วย เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง
2. บันทึกสิ่งที่สำคัญจดบันทึกจำนวนหน้า การขึ้นบรรทัดใหม่ ขนาดตาราง ชื่อแบบอักษร ป้ายกำกับแผนภูมิ ผลลัพธ์จากสูตร และวัตถุพิเศษใดๆ ไฟล์ PDF ที่ส่งออกจากการใช้งานต้นทางสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงทางภาพได้ แต่ไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องของสูตรหรือความสามารถในการแก้ไข
3. เปิดสำเนาในโปรแกรมแก้ไขเว็บแต่ละโปรแกรมตรวจสอบหน้าหรือเอกสารเดียวกันด้วยระดับการซูมเดียวกัน มองหาแบบอักษรที่เปลี่ยนไป การแบ่งหน้าที่เลื่อนไป ข้อความที่ถูกตัด การจัดรูปแบบแผนภูมิที่เปลี่ยนแปลงไป วัตถุที่หายไป หรือคำเตือนของเบราว์เซอร์เกี่ยวกับคุณสมบัติที่ไม่รองรับ
4. บันทึกและเปิดใหม่ในรูปแบบเป้าหมายดาวน์โหลดหรือบันทึกสำเนาที่แก้ไขแล้วเป็นไฟล์ DOCX, XLSX หรือ PPTX ตามความเหมาะสม จากนั้นเปิดใหม่ในแอปพลิเคชันที่ผู้รับใช้ สำหรับไฟล์ที่จะส่งไปยัง Microsoft Office บนเดสก์ท็อป การเปิดและปิดในรูปแบบนี้มีความสำคัญมากกว่าการดูตัวอย่างในเบราว์เซอร์เพียงอย่างเดียว
5. ตรวจสอบผลลัพธ์แยกกันส่งออกเป็นไฟล์ PDF เมื่อลักษณะการพิมพ์มีความสำคัญ สำหรับสเปรดชีต ให้เปรียบเทียบผลลัพธ์ของสูตรและข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตามการรีเฟรช สำหรับงานนำเสนอ ให้เรียกใช้สไลด์โชว์และตรวจสอบการเปลี่ยนภาพ เก็บไฟล์ต้นฉบับและสำเนาที่ทดสอบแล้วไว้จนกว่าจะอนุมัติผลลัพธ์

รายการตรวจสอบการตัดสินใจ

• เลือกใช้ Microsoft 365 เวอร์ชันเว็บเป็นอันดับแรกเมื่อทีมงานจัดเก็บไฟล์ไว้ใน Microsoft 365 อยู่แล้ว ใช้ฟีเจอร์เฉพาะของ Word หรือ Excel หรือต้องการเวิร์กโฟลว์บนเว็บเบราว์เซอร์ที่ใกล้เคียงกับ Microsoft Office มากที่สุด
• เลือก ONLYOFFICE Docs สำหรับการประเมินผลเมื่อการแก้ไขและการทำงานร่วมกันในรูปแบบ OOXML เหมาะกับสภาพแวดล้อมของคุณ และคุณสามารถทดสอบไฟล์ตัวอย่างก่อนการย้ายข้อมูลได้ ยืนยันเวอร์ชันและรูปแบบการใช้งานของ Docs ให้แน่ชัด เนื่องจากโปรแกรมแก้ไขออนไลน์อาจให้บริการผ่านการผสานรวมหรือการกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ที่แตกต่างกัน
• ควรใช้โปรแกรมแก้ไขเอกสารบนเดสก์ท็อปเมื่อไฟล์นั้นมีการจัดวางหน้ากระดาษที่ซับซ้อน แผนภูมิเฉพาะทาง มาโคร ข้อมูลภายนอก หรือข้อกำหนดการพิมพ์ที่เข้มงวด โปรแกรมแก้ไขในเบราว์เซอร์มีข้อจำกัดด้านฟังก์ชันการทำงานอยู่แล้ว
• ให้ใช้ ODT/ODS เป็นไฟล์หลักเมื่อต้องการความถูกต้องแม่นยำของเอกสารแบบเปิด และสร้างสำเนา OOXML แยกต่างหากสำหรับคู่ค้าหากจำเป็น จากนั้นเปรียบเทียบผลลัพธ์

สำหรับรายละเอียดเบื้องต้น โปรดดูรูปแบบที่รองรับโดย ONLYOFFICE Document Editor , รูปแบบที่รองรับโดย Spreadsheet Editorและคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแปลง OOXMLเอกสารอ้างอิงปัจจุบันของ Microsoft ได้แก่ความแตกต่างของ Word สำหรับเว็บ , การเปรียบเทียบคุณสมบัติ Word เว็บและเดสก์ท็อป , ความแตกต่างของ Excel เว็บและเดสก์ท็อปและหมายเหตุความเข้ากันได้ของ ODT ของ Microsoftการรองรับคุณสมบัติอาจเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบเอกสารปัจจุบันและทดสอบไฟล์ของคุณเองก่อนที่จะทำการย้ายข้อมูลในวงกว้าง