กำหนดเวลาสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับ ONLYOFFICE Workspace

สำหรับพอร์ทัล ONLYOFFICE Workspace ที่ติดตั้งเอง ให้เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลตามกำหนดเวลาในแผงควบคุม ภายใต้การตั้งค่าทั่วไป > การสำรองข้อมูล > การสำรองข้อมูลอัตโนมัติเลือกปลายทาง ตั้งค่ากำหนดการและระยะเวลาการเก็บรักษา จากนั้นบันทึก ONLYOFFICE Workspace Cloud ใช้การควบคุมที่คล้ายกันในการตั้งค่า > การจัดการข้อมูล > การสำรองข้อมูลแต่การสำรองข้อมูลอัตโนมัติมีให้ใช้งานเฉพาะในแพ็กเกจที่มีฟังก์ชันนี้เท่านั้น การบันทึกกำหนดการเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เก็บถาวรไปถึงปลายทางแล้ว และเก็บสำเนาสำหรับการกู้คืนแยกต่างหากจากพอร์ทัล

คู่มือนี้เน้นไปที่ฟีเจอร์การสำรองข้อมูลอัตโนมัติในตัว ซึ่งมีรายละเอียดอยู่ใน ONLYOFFICE Workspace ข้อความในเมนูและปลายทางที่เลือกได้อาจแตกต่างกันไปตามการติดตั้งและการผสานรวมที่เชื่อมต่อ สำหรับขั้นตอนของผลิตภัณฑ์ปัจจุบัน โปรดดูคำแนะนำการสำรองข้อมูลและกู้คืนในแผงควบคุมของ ONLYOFFICE

ก่อนที่คุณจะเปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

การสำรองข้อมูลคือการจัดเก็บข้อมูลพอร์ทัลที่สามารถกู้คืนได้ ในแผงควบคุมแบบโฮสต์เอง เซิร์ฟเวอร์อีเมลอาจต้องการการตั้งค่าการเข้าถึงเพิ่มเติมสำหรับไฟล์อีเมล โปรดดูคำแนะนำการสำรองข้อมูลอีเมลแยกต่างหากของ ONLYOFFICE สำหรับการติดตั้งใช้งานของคุณ ขั้นตอนการสำรองข้อมูลอีเมลที่เชื่อมโยงระบุไว้อย่างชัดเจนว่าใช้ไม่ได้กับ Windows การเก็บรักษาคือจำนวนสำเนาสำรองที่ระบบเก็บไว้ก่อนที่จะลบสำเนาเก่าออก เลือกการตั้งค่าโดยคำนึงถึงทั้งการกู้คืนและความจุในการจัดเก็บข้อมูล

• ตรวจสอบเวอร์ชันและสิทธิ์การเข้าถึงของคุณสำหรับการติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบและยืนยันว่าคุณสามารถเปิดแผงควบคุมได้ สำหรับเวอร์ชันบนคลาวด์ ให้ตรวจสอบว่าแผนราคาของคุณรวมถึงการสำรองข้อมูลอัตโนมัติหรือไม่
• เตรียมปลายทางสำหรับการสำรองข้อมูล แผงควบคุมรองรับโมดูลเอกสารและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สามที่เชื่อมต่อกับเอกสาร รวมถึงบริการต่างๆ เช่น Google Drive และ WebDAV บัญชีของบุคคลที่สามจะต้องเชื่อมต่อ แชร์ และจัดวางไว้ในเอกสารทั่วไปก่อนจึงจะสามารถเลือกได้ พื้นที่จัดเก็บชั่วคราวมีไว้สำหรับการสำรองข้อมูลด้วยตนเองและไม่ใช่ปลายทางสำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
• ตัดสินใจว่าควรจัดเก็บอีเมลไว้ในที่เก็บถาวรหรือไม่เลือก “รวมอีเมลในการสำรองข้อมูล” เมื่อจำเป็นต้องกู้คืนข้อมูลอีเมลของพอร์ทัล ONLYOFFICE เตือนว่าหากไม่รวมอีเมล ข้อมูลดังกล่าวจะสูญหายหลังจากการกู้คืน และต้องเชื่อมต่อบัญชีอีเมลใหม่อีกครั้ง
• วางแผนสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ONLYOFFICE ระบุว่า เมื่อเปิดใช้งานการเข้ารหัส ไฟล์สำรองที่สร้างขึ้นใหม่จะมีไฟล์ที่ถอดรหัสแล้ว ไฟล์จะถูกเข้ารหัสอีกครั้งบนดิสก์หลังจากกู้คืน จำกัดการเข้าถึงปลายทางและปกป้องไฟล์สำรองที่ดาวน์โหลดมา

กำหนดจุดหมายปลายทางและกำหนดการ

1. เปิดหน้าการสำรองข้อมูลในพอร์ทัลที่โฮสต์เอง ให้ลงชื่อเข้าใช้ เปิดแผงควบคุม จากนั้นเลือกการตั้งค่าทั่วไป > การสำรองข้อมูลใน Workspace Cloud ให้เปิดการตั้งค่า เลือกการจัดการข้อมูลจากนั้น เลือก การสำรองข้อมูล การนำทางและตัวเลือกต่างๆ ในระบบคลาวด์มีอธิบายไว้ในคู่มือการสำรองและกู้คืนข้อมูลบนคลาวด์อย่างเป็นทางการ
2. เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเปิดใช้งานการควบคุมในส่วนการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หากตัวเลือกนี้หายไปหรือถูกปิดใช้งาน โปรดตรวจสอบแผน Cloud ของคุณ หรือยืนยันว่าคุณอยู่ในแผงควบคุม Workspace ไม่ใช่การตั้งค่าของผลิตภัณฑ์ ONLYOFFICE อื่นๆ
3. เลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บสำเนาเลือกปลายทางที่เชื่อมต่อจากตัวเลือกการจัดเก็บที่มีอยู่ หากคุณใช้บริการของบุคคลที่สาม โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่อกับเอกสารและพร้อมใช้งานในเอกสารทั่วไปแล้ว การสำรองข้อมูลอัตโนมัติไม่มีบริการจัดเก็บชั่วคราว
4. เลือกความคุ้มครองอีเมลเลือก “รวมอีเมลในการสำรองข้อมูล” หากต้องการรวมข้อมูลอีเมล การปล่อยช่องว่างไว้จะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่สามารถกู้คืนได้ ดังนั้นโปรดบันทึกการตัดสินใจนี้ไว้สำหรับผู้ที่รับผิดชอบในการกู้คืนพอร์ทัล
5. ตั้งค่าความถี่และเวลาเลือกรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน แล้วป้อนเวลา วันในสัปดาห์ หรือวันในเดือนที่เกี่ยวข้อง กำหนดเวลาสำรองข้อมูลในช่วงเวลาที่กิจกรรมบนพอร์ทัลต่ำ หากเหมาะสมกับทีมของคุณ และเลือกเขตเวลาที่ผู้ดูแลระบบเข้าใจ เอกสารระบุตัวเลือกการกำหนดเวลาเหล่านี้ แต่ไม่ได้ระบุเวลาที่ดีที่สุดเพียงเวลาเดียว
6. ตั้งค่าจำนวนสำเนาสูงสุดแล้วบันทึกเลือกค่าการเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 30 จากนั้นคลิกบันทึกเมื่อถึงขีดจำกัดแล้ว สำเนาเก่าจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการตั้งค่าขีดจำกัดที่ต่ำมากอาจทำให้มีจุดกู้คืนน้อยกว่าที่นโยบายของคุณกำหนดไว้

เลือกวิธีการจัดเก็บและเก็บรักษาข้อมูลที่เอื้อต่อการกู้คืนข้อมูล

การบันทึกไฟล์เก็บถาวรไว้ในพื้นที่จัดเก็บเอกสารของพอร์ทัลนั้นทำได้ง่าย แต่จะใช้พื้นที่จัดเก็บของพอร์ทัล และอาจทำให้ไฟล์เก็บถาวรนั้นเสี่ยงต่อเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดเก็บหรือเซิร์ฟเวอร์เช่นเดียวกับพอร์ทัลที่ใช้งานอยู่ เพื่อการกู้คืนที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น ควรพิจารณาใช้ปลายทางจัดเก็บข้อมูลภายนอกที่เชื่อมต่ออยู่ ซึ่งทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้อย่างอิสระ โดยอยู่ภายใต้กฎการรักษาความปลอดภัยและการเก็บรักษาขององค์กรของคุณ นี่เป็นเพียงคำแนะนำในการปฏิบัติงาน ไม่ใช่การรับประกันว่าผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเหมาะสมสำหรับการใช้งานทุกรูปแบบ

การเก็บรักษาข้อมูลเป็นการนับจำนวน ไม่ใช่ระยะเวลา ตัวอย่างเช่น การเก็บสำเนารายสัปดาห์ 4 ชุด จะให้จุดกู้คืนตามกำหนดการ 4 จุด แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะมีประวัติครบทั้งเดือนหากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการหรือการทำงานล้มเหลว ควรประเมินขนาดของไฟล์เก็บถาวรและพื้นที่ว่างในปลายทางก่อนเลือกค่าสูงสุด เอกสารในแผงควบคุมระบุว่าสามารถตั้งค่าสูงสุดได้ตั้งแต่ 1 ถึง 30 ชุด แต่ไม่ได้ระบุขนาดของไฟล์เก็บถาวรหรือระยะเวลาในการดำเนินการที่แน่นอน

ตรวจสอบการสำรองข้อมูลครั้งแรกและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

หลังจากบันทึกแล้ว ให้กลับไปที่ส่วนการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟีเจอร์นี้ยังคงเปิดใช้งานอยู่ และปลายทาง ตัวเลือกอีเมล กำหนดการ และจำนวนสำเนาสูงสุดตรงกับแผนของคุณ จากนั้นตรวจสอบปลายทางที่เลือกหลังจากเรียกใช้ตามกำหนดการครั้งแรก คู่มือในแผงควบคุมระบุว่าการสำรองข้อมูลที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกจัดเก็บเป็น.tar.gzไฟล์ โดยมีชื่ออยู่ในรูปแบบportal-name_date_time.tar.gz. กำหนดการที่ปรากฏบนหน้าจอเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ว่าได้สร้างไฟล์เก็บถาวรแล้ว

หากไม่พบไฟล์ ให้ตรวจสอบว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เลือกยังคงเชื่อมต่อและสามารถเขียนได้หรือไม่ เวลาที่กำหนดไว้ครั้งถัดไปได้ผ่านไปแล้วหรือไม่ และไฟล์เก็บถาวรอาจถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่เลือกอื่นหรือไม่ อย่า "แก้ไข" ปัญหานี้โดยการลดสิทธิ์การเข้าถึงโดยทั่วไปหรือจัดเก็บข้อมูลประจำตัวในตำแหน่งที่เปิดเผย ให้ใช้การตั้งค่าการเชื่อมต่อและสิทธิ์ผู้ดูแลระบบที่บริการนั้นรองรับ

เพื่อให้มั่นใจยิ่งขึ้น ควรทำการทดสอบการกู้คืนแบบควบคุมโดยใช้ขั้นตอนการกู้คืนอย่างเป็นทางการในสภาพแวดล้อมการทดสอบที่เหมาะสม แทนที่จะเขียนทับพอร์ทัลที่ใช้งานอยู่ การสำรองข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทีมของคุณสามารถค้นหาและกู้คืนข้อมูลที่ต้องการได้ นอกจากนี้ โปรดทราบข้อจำกัดสองประการในคู่มือแผงควบคุม: ข้อมูลใบอนุญาตไม่ได้รวมอยู่ด้วย ดังนั้นไฟล์ใบอนุญาตจะต้องอัปโหลดอีกครั้งหลังจากกู้คืน และการสำรองข้อมูลอีเมลต้องใช้การกำหนดค่าและการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลตามที่ระบุไว้เมื่อส่วนประกอบนั้นอยู่นอกพอร์ทัล

ตรวจสอบขั้นสุดท้าย:เปิดใช้งานฟีเจอร์แล้ว ปลายทางสามารถเข้าถึงได้ การเลือกอีเมลเป็นไปอย่างรอบคอบ บันทึกกำหนดการและระยะเวลาการเก็บรักษาแล้ว และสามารถมองเห็นไฟล์เก็บถาวรที่สร้างขึ้นใหม่ที่ปลายทางได้ เก็บสำเนาสำหรับการกู้คืนอย่างน้อยหนึ่งชุดไว้ภายนอกพื้นที่จัดเก็บหลักของพอร์ทัล เมื่อแผนการกู้คืนของคุณต้องการการป้องกันจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทั่วทั้งพอร์ทัล