เมื่อใดและเมื่อใดที่ควรใช้ AI ในอีเมล์?

AI สามารถช่วยเขียนอีเมล์ได้ภายในไม่กี่วินาที แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้มันเสมอไป อีเมลบางฉบับได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ ในขณะที่บางฉบับจำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ การรู้ว่าเมื่อใดควรปล่อยให้ AI เข้ามาควบคุมและเมื่อใดควรร่างด้วยตนเองสามารถสร้างความแตกต่างได้

1. AI สามารถเป็นประโยชน์สำหรับอีเมลง่ายๆ

สำหรับอีเมลที่ง่ายกว่า เช่น ข้อความโลจิสติกส์ด่วน AI แทบจะเหมาะที่สุดในการเขียนคำตอบของคุณอย่างแน่นอน ถ้าไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการคิดอย่างมีวิจารณญาณในการเขียนของคุณ การใช้ AI อาจไม่ส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจลองใช้คำสั่งง่ายๆ เช่น "เขียนคำตอบสั้นๆ และเป็นมืออาชีพต่ออีเมลที่วางด้านล่างนี้ และเสนอการประชุมเวลา 11.00 น." เมื่อดำเนินการประชุมด่วน

2. AI สามารถช่วยคุณได้หากคุณได้รับอีเมล์มากเกินไป

กล่องอีเมลอาจเต็มไปด้วยคำถามจากเพื่อนร่วมงาน และคุณอาจต้องตอบคำถามทั้งหมด แม้ว่าคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ AI สำหรับเนื้อหาใดๆ ที่ต้องการความคิดริเริ่ม แต่การใช้ AI เป็นเครื่องมือเพิ่มเติมเมื่อร่างคำตอบสามารถช่วยลดภาระในการเขียนได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนข้อเสนอแนะของคุณเป็นจุดหัวข้อ จากนั้นขอให้ChatGPTแปลงประเด็นเหล่านั้นเป็นอีเมลที่มีความสอดคล้องกัน

ในเรื่องนั้น AI ยังสามารถช่วยคุณอ่านอีเมล์ซ้ำซ้อนได้อีกด้วย ใน Outlook Copilot มีเครื่องมือต่างๆ สำหรับการเรียกดูอีเมลอย่างรวดเร็ว และเครื่องมือ AI อื่นๆ เช่น Grammarly และ Sanebox ยังสามารถช่วยคุณจัดการกล่องจดหมายของคุณได้อีกด้วย

3. AI ยังสามารถปรับแต่งการเขียนของคุณได้อีกด้วย

นอกจากนี้ หากคุณประสบปัญหาในการเขียนอีเมล เครื่องมือ AI เช่น ChatGPT สามารถช่วยเสริมความคิดและฉบับร่างของคุณได้ คุณสามารถวางร่างอีเมลของคุณและขอให้แก้ไข ระดมความคิดเพิ่มเติม หรือเขียนอีเมลใหม่ในรูปแบบที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

การใช้เครื่องมือ AI ในลักษณะนี้ไม่สามารถทดแทนความคิดริเริ่มของคุณ แต่สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงความคิดริเริ่มเหล่านั้นได้

4. อย่าใช้ AI เมื่อคุณต้องการความคิดสร้างสรรค์และการคิดวิเคราะห์

AI มักจะไม่เหมาะที่สุดที่จะใช้เมื่อต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการคิดอย่างมีวิจารณญาณของตัวคุณเอง การวางอีเมลที่คุณได้รับและขอให้ ChatGPT เขียนตอบกลับอาจเป็นประโยชน์สำหรับการสื่อสารง่ายๆ แต่เมื่อคุณจำเป็นต้องให้ข้อมูลที่มีความหมายเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง การปล่อยให้ AI จัดการมักไม่ใช่ทางเลือกที่ชาญฉลาด

ผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนของคุณอาจต้องการทราบว่าคุณคิดอย่างไร ไม่ใช่ว่า ChatGPT คิดอย่างไร AI ยังคงมีประโยชน์ในฐานะเครื่องมือเสริม แต่ไม่สามารถแทนที่ความคิดสร้างสรรค์ของคุณได้

5. หลีกเลี่ยงการใช้ AI หากคุณไม่มีเวลาแก้ไขผลลัพธ์

โมเดลภาษา AI มีแนวโน้มที่จะสร้างผลลัพธ์ที่มีความยาวและซ้ำซาก เว้นแต่คุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนคำเตือนหรือให้รายละเอียดมากมายในคำเตือนของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ คุณควรแก้ไขเอาต์พุตของ ChatGPT Blaise Pascal เคยกล่าวไว้ว่า “ถ้าฉันมีเวลามากกว่านี้ ฉันจะเขียนจดหมายสั้นๆ กว่านี้” และเรื่องนี้ก็เป็นจริงกับการเขียนด้วย AI เช่นกัน

เวอร์ชั่นสั้นที่เขียนโดย AI นั้นค่อนข้างทั่วไป แม้ว่าจะเป็นเพียงอีเมลกรอกช่องว่างธรรมดาก็ตาม จำเป็นต้องมีการแก้ไขอย่างมากเพื่อให้มีต้นฉบับและกระชับยิ่งขึ้น

ในทำนองเดียวกัน หากองค์กรของคุณใช้เครื่องมือทดสอบ AI หรือห้ามการใช้ AI คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยง AI ไปเลย อย่างไรก็ตาม คุณอาจถูกระบุผิดว่าใช้ AI ด้วยเหตุผลหลายประการแม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำเช่นนั้นก็ตาม

6. AI อาจไม่เคารพผู้อื่น

หากใช้ AI ในการเขียนอีเมล สิ่งที่ใช้เวลาสร้างเพียงไม่กี่วินาที อาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีให้ผู้รับอ่าน เครื่องมือ AI ช่วยให้คุณใช้เวลาอย่างคุ้มค่าเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ต่างๆ มากขึ้น แต่ก็อย่าลืมเคารพเวลาของผู้อื่นเมื่อใช้ ChatGPT ในการเขียน

นี่คือกฎทั่วไปเมื่อพิจารณาใช้ AI สำหรับอีเมลและรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ: คุณไม่เคารพเวลาของผู้อื่นเมื่อใช้ AI หรือไม่ AI อาจไม่เคารพเวลาของผู้รับเมื่อเขียนอีเมลง่ายๆ ร่างข้อความ หรือใช้ AI เป็นเครื่องมือการเขียนเสริม