สร้างไฟล์ PDF ที่กรอกข้อมูลได้จากแบบฟอร์มใน LibreOffice Writer

ในการสร้างไฟล์ PDF ที่กรอกข้อมูลได้ใน LibreOffice Writer ให้เพิ่มตัวควบคุมแบบฟอร์มลงในเอกสารของคุณ จากนั้นส่งออกเป็นไฟล์ PDF โดย เปิดใช้งาน "สร้างแบบฟอร์ม PDF " บันทึกไฟล์ Writer ที่แก้ไขได้เป็นไฟล์ต้นฉบับ ไฟล์ PDF ที่ได้จะเป็นเวอร์ชันที่ผู้รับกรอกข้อมูล

ก่อนที่คุณจะเพิ่มฟิลด์

ใช้ตัวควบคุมแบบฟอร์มของ Writer เมื่อต้องการให้ผู้ใช้พิมพ์ข้อความลงในช่องข้อความ ทำเครื่องหมายในช่อง หรือเลือกจากรายการในไฟล์ PDF ซึ่งแตกต่างจากการวาดเส้นว่างหรือสัญลักษณ์สี่เหลี่ยมบนหน้ากระดาษ เพราะสิ่งเหล่านั้นดูเหมือนช่องกรอกข้อมูลเท่านั้นและจะไม่รับข้อมูลใดๆ เอกสาร ช่วยเหลือเกี่ยวกับตัวควบคุมแบบฟอร์ม ของ LibreOffice จะอธิบายตัวควบคุมที่มีอยู่ วิธีการแทรก และแก้ไขตัวควบคุมเหล่านั้น

วางแผนหน้าเว็บก่อน เช่น แบบฟอร์มลงทะเบียนหน้าเดียว อาจขอชื่อ ที่อยู่อีเมล หมวดหมู่ และความยินยอม ใช้คำถามสั้นๆ เว้นที่ว่างให้เพียงพอสำหรับคำตอบ และจัดกลุ่มตัวเลือกที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน ตารางอย่างง่ายสามารถช่วยจัดตำแหน่งป้ายกำกับและส่วนควบคุมได้ ลบหรือลดความคมชัดของเส้นขอบตารางหากไม่ต้องการให้ปรากฏในแบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมา

• บันทึกสำเนาใช้งานเป็นไฟล์ OpenDocument Text (.odt) ก่อนเพิ่มส่วนควบคุม
• ตัดสินใจว่าคำตอบใดบ้างที่ควรเป็นข้อความอิสระ ตัวเลือกเดียว หรือตัวเลือกใช่/ไม่ใช่
• ควรติดป้ายกำกับไว้ข้างๆ ช่องข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจการควบคุมแต่ละอย่างเมื่อเลื่อนดูเอกสาร PDF ด้วยปุ่มแท็บ

แทรกตัวควบคุมแบบโต้ตอบใน Writer

1. แสดงแถบเครื่องมือควบคุมแบบฟอร์มเลือกมุมมอง > แถบเครื่องมือ > การควบคุมแบบฟอร์มหากอินเทอร์เฟซของคุณใช้รูปแบบเมนูที่แตกต่างกัน ให้มองหา การควบคุมแบบฟอร์ม ภายใต้เมนู แทรก หรือเมนู แบบฟอร์ม จุดเข้าใช้งานที่มีให้ใช้งานอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันและรูปแบบอินเทอร์เฟซ
2. เปิดใช้งานโหมดออกแบบในแถบเครื่องมือควบคุมแบบฟอร์ม ให้เปิดใช้งานโหมดออกแบบเพื่อให้คุณสามารถวางและแก้ไขส่วนควบคุมได้ LibreOffice อธิบายว่าโหมดออกแบบเป็นโหมดสำหรับการแก้ไขส่วนควบคุม การปิดใช้งานโหมดนี้จะช่วยให้คุณใช้งานส่วนควบคุมได้
3. เพิ่มตัวควบคุมคลิกตัวควบคุม เช่น กล่องข้อความ กล่องทำเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก หรือกล่องคอมโบ บนแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิกและลากบนหน้าเว็บในตำแหน่งที่ต้องการวางตัวควบคุม ทำซ้ำสำหรับแต่ละคำตอบ กล่องข้อความใช้สำหรับรับข้อความที่พิมพ์ กล่องทำเครื่องหมายใช้สำหรับบันทึกการเลือกเปิด/ปิด ปุ่มตัวเลือกเหมาะสำหรับตัวเลือกที่ไม่สามารถเกิดขึ้นพร้อมกันได้ และกล่องคอมโบจะแสดงรายการแบบดรอปดาวน์
4. จัดวางปุ่มควบคุมให้ตรงกันวางแต่ละช่องกรอกข้อมูลไว้ข้างๆ ป้ายกำกับอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ช่องข้อความมีความยาวเพียงพอสำหรับคำตอบที่คาดหวัง และตรวจสอบว่าข้อความยาวๆ ไม่ไปทับซ้อนกับปุ่มควบคุม หลีกเลี่ยงการใช้บรรทัดว่างหลายๆ บรรทัดที่เกือบจะเหมือนกันแทนช่องกรอกข้อมูลที่ใช้งานได้เพียงช่องเดียว

ตั้งค่าคุณสมบัติฟิลด์และการนำทาง

คลิกขวาที่ตัวควบคุมแล้วเลือกคุณสมบัติตัวควบคุม (Control Properties)เพื่อแก้ไขการตั้งค่า ตั้งชื่อฟิลด์ให้มีประโยชน์และไม่ซ้ำกัน เช่นfull_nameหรือemail_addressชื่อจะช่วยให้ระบุฟิลด์ได้ง่ายขึ้นหากมีการรวบรวมหรือประมวลผลข้อมูลในภายหลัง เพิ่มป้ายกำกับที่มองเห็นได้หรือข้อความอธิบายบนหน้าเว็บ อย่าใช้ชื่อฟิลด์ทางเทคนิคเพื่ออธิบายว่าผู้รับควรป้อนอะไร

สำหรับเมนูแบบดรอปดาวน์ ให้ระบุตัวเลือกที่ชัดเจนและตัดสินใจว่าผู้ใช้สามารถพิมพ์ค่าที่อยู่นอกรายการได้หรือไม่ กล่องคอมโบของ LibreOffice อนุญาตให้ป้อนค่าได้ เว้นแต่จะตั้งค่าคุณสมบัติแบบอ่านอย่างเดียวไว้ ใช้กล่องรายการเมื่อผู้ใช้ควรเลือกจากรายการที่แสดง สำหรับตัวเลือกแบบหนึ่งต่อหลาย ให้ใช้ปุ่มตัวเลือก และกำหนดคุณสมบัติชื่อเดียวกันให้กับปุ่มในกลุ่มเดียวกัน ส่วนกลุ่มที่แยกกันควรใช้ชื่อที่แตกต่างกัน

ตรวจสอบลำดับการกดปุ่ม Tab และเค้าโครงหน้ากระดาษ เลือกForm > Activation Orderเพื่อตรวจสอบหรือเปลี่ยนลำดับการโฟกัสของปุ่มควบคุมเมื่อผู้ใช้กดปุ่ม Tab โดยปกติแล้วลำดับที่เหมาะสมจะเรียงตามลำดับการอ่าน คือ จากบนลงล่าง แล้วจากซ้ายไปขวา ปิดโหมดการออกแบบ (Design Mode) แล้วคลิกที่ปุ่มควบคุมต่างๆ ใน ​​Writer เพื่อตรวจสอบว่าปุ่มเหล่านั้นตอบสนองตามที่คาดหวังหรือไม่ หากต้องการเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้เปิดโหมดการออกแบบอีกครั้ง

ส่งออกไฟล์ PDF ที่สามารถกรอกข้อมูลได้

1. บันทึกไฟล์ .odt ต้นฉบับที่อัปเดตแล้ว
2. เลือกไฟล์ > ส่งออกเป็น > ส่งออกเป็น PDFในตัวเลือก PDF ให้เลือกแท็บ ทั่วไป
3. ในส่วน "แบบฟอร์ม" ให้เลือก " สร้างแบบฟอร์ม PDF " LibreOffice ระบุว่าการดำเนินการนี้จะสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลและพิมพ์ได้ ในแผงเดียวกันนี้ยังมีการตั้งค่ารูปแบบการส่ง—FDF, PDF, HTML หรือ XML—ซึ่งควบคุมรูปแบบที่ใช้เมื่อส่งแบบฟอร์มจากไฟล์ PDF
4. เลือกรูปแบบการส่งเฉพาะเมื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณใช้การดำเนินการส่งที่กำหนดค่าไว้ และคุณทราบวิธีการรับข้อมูลที่ส่งมา การเลือก "สร้างแบบฟอร์ม PDF" ไม่ได้สร้างกล่องจดหมายอีเมล จุดเชื่อมต่อเว็บ หรือฐานข้อมูลการตอบกลับโดยอัตโนมัติ
5. คลิกที่ปุ่มส่งออก เลือกชื่อไฟล์ และบันทึกเป็นไฟล์ PDF เก็บไฟล์ .odt ไว้เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขเค้าโครงและส่วนควบคุมได้ในภายหลัง

โปรดดู เอกสารประกอบการส่งออก PDF ทั่วไปของ LibreOffice ฉบับปัจจุบันสำหรับแบบฟอร์มการสร้าง PDF และตัวเลือกรูปแบบการส่ง นอกจากนี้ในเมนูอ้างอิงแบบฟอร์ม Writerยังมีโหมดการออกแบบและลำดับการเปิดใช้งานอีกด้วย

ตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออก

• เปิดไฟล์ PDF ที่ส่งออกในโปรแกรมดู PDF ที่รองรับแบบฟอร์มแบบโต้ตอบ ตรวจสอบว่าสามารถเลือกช่องกรอกข้อมูลได้ และข้อความ ช่องทำเครื่องหมาย และตัวเลือกแบบดรอปดาวน์ทำงานได้ตามที่ต้องการ
• ใช้ปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนไปยังช่องต่างๆ และตรวจสอบว่าลำดับเหมาะสมหรือไม่ ลองเขียนคำตอบยาวๆ เพื่อดูว่าพอดีกับช่องนั้นหรือไม่
• ป้อนข้อมูลตัวอย่าง บันทึกสำเนาทดสอบแยกต่างหาก ปิดสำเนา แล้วเปิดใหม่อีกครั้งเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่ป้อนยังคงปรากฏในโปรแกรมดูข้อมูลนั้น
• หากผู้รับสามารถพิมพ์สำเนาที่กรอกข้อมูลแล้วได้ ให้พิมพ์หรือดูตัวอย่างก่อน ตรวจสอบว่าปุ่มควบคุมและป้ายกำกับยังคงจัดเรียงตรงกันและอ่านได้ชัดเจน

โปรแกรมดูไฟล์ PDF แต่ละโปรแกรมอาจไม่รองรับคุณสมบัติของแบบฟอร์มทุกแบบอย่างเหมือนกัน ดังนั้นควรทดสอบไฟล์ PDF ในโปรแกรมที่ผู้รับน่าจะใช้ หากพบว่าช่องข้อมูลใดหายไปหรือไม่สามารถโต้ตอบได้ ให้กลับไปที่ไฟล์ .odt ตรวจสอบว่าตัวควบคุมนั้นมีอยู่จริง และปิดโหมดการออกแบบก่อนส่งออก จากนั้นส่งออกอีกครั้งโดยเลือก "สร้างแบบฟอร์ม PDF"