WebTech360 – สารบัญเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ในเอกสารและคู่มือขนาดยาวที่มีหลายหน้าและหลายส่วน ด้วยเอกสารที่ยาวเช่นนี้ การสร้างสารบัญจะช่วยให้ผู้อ่านลดเวลาในการค้นหาหัวเรื่อง สะดวกในการอ่านและแก้ไข อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ทราบการสร้างสารบัญอัตโนมัติแต่สร้างสารบัญด้วยตนเอง คุณจะไม่เพียงเสียเวลามากเท่านั้น แต่ยังจะไม่สามารถเข้าถึงดัชนีที่จำเป็นในเอกสารได้อีกด้วย ในบทความนี้ WebTech360 จะแสดงวิธีสร้างสารบัญอัตโนมัติใน Microsoft Word อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดระดับของสารบัญอัตโนมัติที่จะสร้าง
ในการสร้างสารบัญอัตโนมัติใน Microsoft Word คุณต้องระบุหัวเรื่องใหญ่ไปเล็กในเอกสารของคุณก่อน มีสองวิธีที่เราสามารถกำหนดระดับของสารบัญ
วิธีที่ 1 ทำเครื่องหมายระดับของดัชนีในข้อความ
เลือก (เน้น) ส่วนของเนื้อหาที่คุณต้องการสร้างดัชนี บน Ribbon ให้เลือก แท็บอ้างอิงใน กลุ่ม สารบัญคลิกเพิ่มข้อความจากนั้นเลือกระดับที่คุณต้องการนำไปใช้กับย่อหน้าที่เน้น(ระดับ 1 เป็นระดับสูงสุด จากนั้นระดับ 2 และระดับ 3...) .
หมายเหตุ:โดยปกติตามค่าเริ่มต้น Microsoft Word จะมี 3 ระดับให้คุณเลือก แต่ถ้าในเอกสารมีลำดับชั้นมากกว่า 3 ระดับ คุณสามารถเพิ่มจำนวนระดับได้ด้วยการคลิกสารบัญจากนั้นเลือกตารางที่กำหนดเอง ของ เนื้อหา ... และเปลี่ยนค่าใน กล่อง แสดงระดับ หลังจากคลิกตกลง สารบัญจะถูกสร้างขึ้นทันทีที่ตำแหน่งของตัวชี้เมาส์ แต่ถ้ายังไม่สมบูรณ์ คุณสามารถลบหรืออัปเดตในภายหลังได้
วิธีที่ 2: ใช้แท็กส่วนหัว (ฉันใช้วิธีนี้บ่อยกว่า)
เน้นเนื้อหาที่คุณต้องการสร้างหัวเรื่อง ใน แท็บ หน้าแรกให้เลือกหัวเรื่องที่มีระดับที่สอดคล้องกัน ( หัวเรื่อง 1คือระดับหัวเรื่องที่ใหญ่ที่สุด จากนั้นเลือกหัวเรื่อง 2และหัวเรื่อง 3 ...) ทำเช่นนี้กับดัชนีทั้งหมดจนถึงระดับที่เล็กที่สุดที่คุณต้องการสร้างในสารบัญ
หมายเหตุ:คุณสามารถรีเซ็ตรูปแบบข้อความ(ฟอนต์, ขนาด, ตัวหนา, ...)ของแต่ละสไตล์หัวเรื่องได้ด้วยการคลิกขวาที่รูปแบบหัวเรื่องนั้น จากนั้นเลือกModify...โดยปกติ ผมจะจัดรูปแบบหัวเรื่องเหล่านี้ก่อน สำหรับแต่ละข้อความจาก การเริ่มต้น.
ขั้นตอนที่ 2: สร้างสารบัญอัตโนมัติ
– วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้แสดงสารบัญ(โดยปกติคือหน้าแรกหรือหน้าสุดท้ายของเอกสาร)
– เปิดแท็บ อ้างอิงคลิกที่สารบัญจากนั้นเลือกรูปแบบการแสดงสารบัญ(มีเทมเพลตให้คุณเลือก ) หลังจากทำเช่นนี้ สารบัญจะปรากฏขึ้น
– คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงการปรับแต่งบางอย่างเพื่อแสดงสารบัญได้ คลิกสารบัญ à สารบัญ แบบกำหนดเอง... ใน แท็บสารบัญกำหนดการตั้งค่าต่อไปนี้:
- แสดงหมายเลขหน้า: แสดงหมายเลขหน้าที่ตรงกับชื่อหัวข้อ
- จัดเลขหน้าให้ชิดขวา: แสดงเลขหน้าในระยะขอบด้านขวา(หากไม่เลือก เลขหน้าจะอยู่หลังชื่อดัชนี)
- หัวหน้าแท็บ: รูปแบบของการจัดตำแหน่ง การเปรียบเทียบระหว่างชื่อหัวข้อและหมายเลขหน้า(ใช้ชุดจุด ขีดกลาง หรือช่องว่าง )
ดังนั้น คุณจึงได้สร้างสารบัญอัตโนมัติอย่างรวดเร็ว ตอนนี้ชื่นชมผลลัพธ์ของคุณ
มันง่ายใช่มั้ย? หลังจากที่คุณสร้างสารบัญ การปรับปรุงทั้งหมดในเอกสารสามารถอัปเดตได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถคลิกปุ่มอัปเดตตาราง .. ซึ่งปรากฏที่ด้านบนของสารบัญหรืออัปเดตตารางบน Ribbon References
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสองตัวเลือก:
- อัพเดทเลขหน้าเท่านั้น (อัพเดทเลขหน้าเท่านั้น)
- อัปเดตทั้งตาราง (อัปเดตเนื้อหาทั้งหมด)
ด้านบนนี้เป็นคำแนะนำอย่างรวดเร็วที่จะช่วยให้คุณสร้างสารบัญอัตโนมัติใน Microsoft Word ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว หวังว่าจะช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ
อ้างอิง: คำแนะนำสำหรับการพิมพ์สองด้านใน Microsoft Word
