วิธีการทำให้การทำงานประจำวันเป็นอัตโนมัติใน Windows 11

คุณเคยหวังว่าคอมพิวเตอร์ของคุณสามารถจัดการงานที่น่าเบื่อในแต่ละวันของคุณได้บ้างไหม? ด้วย Power Automate ใน Windows 11 คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานแทนคุณได้ นี่คือวิธีใช้งานเพื่อทำให้กิจกรรมซ้ำๆ ในแต่ละวันเป็นแบบอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

1. ทำความสะอาดเดสก์ท็อปของคุณด้วยคุณลักษณะการทำความสะอาดรายวัน

มีวิธีที่ดีกว่าในการจัดเก็บไฟล์จากเดสก์ท็อป แต่เดสก์ท็อปมักจะกลายเป็นพื้นที่ทิ้งภาพหน้าจอ เอกสาร และไฟล์ต่างๆ ตลอดทั้งวัน ทำให้เดสก์ท็อปของคุณรกไปหมด

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ให้สร้างโฟลว์ Power Automate ที่จะจัดเรียงไฟล์บนเดสก์ท็อปของคุณลงในโฟลเดอร์ที่ระบุโดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

โฟลว์นี้จะทำงานทุกวันในเวลาที่กำหนด (ด้วยตัวกำหนดเวลางานของ Windows) โดยย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องตามประเภทของไฟล์ ตัวอย่างเช่น ไฟล์ .docx, .xlsx และ .pdf ทั้งหมดจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เอกสาร ไฟล์รูปภาพเช่น .jpg และ .png จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รูปภาพ และไฟล์ทางลัด .lnk จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ทางลัด

การตั้งค่านี้ทำได้ง่ายๆ โดยใช้อินเทอร์เฟซอันเรียบง่ายของ Power Automate ขั้นแรก ให้เปิด Power Automate สำหรับเดสก์ท็อป แล้วคลิก โฟล ว์ใหม่ ตั้งชื่อโฟลว์ของคุณด้วยคำอธิบาย เช่น "การล้างเดสก์ท็ อป" แล้วคลิกสร้างคุณจะถูกส่งต่อไปยังแผงกระแสหลัก ที่นี่ ให้คัดลอกและวางสคริปต์ต่อไปนี้ลงในพื้นที่กระแสหลัก และคลิกบันทึก

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

คุณสามารถกำหนดเวลาให้โฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติได้โดยใช้ ตัวกำหนด เวลางานของ Windows

2. เอกสารได้รับการจัดระเบียบด้วยระบบควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติ

การควบคุมเวอร์ชันไม่ได้มีไว้สำหรับนักพัฒนาเท่านั้น แต่เป็นสิ่งที่ช่วยชีวิตได้สำหรับทุกคนที่ทำงานกับไฟล์ที่อัปเดตบ่อยๆ แน่นอนว่าคุณคงเคยประสบปัญหาในการติดตามการแก้ไขเอกสาร ซึ่งมักจะจบลงด้วยเอกสารหลายเวอร์ชันที่กระจัดกระจายอยู่ในโฟลเดอร์ต่างๆ Power Automate และ OneDrive เข้ามาช่วยเหลือคุณ

ตั้งค่าโฟลว์ที่จะสำรองเอกสารสำคัญของคุณโดยอัตโนมัติ รวมถึงPDFและสเปรดชีต ไปยัง OneDrive ทุกครั้งที่มีการแก้ไข Flow จะตรวจสอบโฟลเดอร์เฉพาะเพื่อดูการเปลี่ยนแปลง และซิงโครไนซ์ไฟล์ที่อัปเดตกับโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกัน

ซึ่งจะช่วยให้คุณมีข้อมูลสำรองเอกสารสำคัญบนคลาวด์ที่อัปเดตอยู่เสมอ ซึ่งทำให้สามารถเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น มันเหมือนกับมีผู้ช่วยส่วนตัวคอยดูแลไฟล์ให้ปลอดภัยและเป็นระเบียบตลอดเวลาโดยที่คุณไม่ต้องขยับนิ้วเลย

หมายเหตุ : หากต้องการตั้งค่าโฟลว์นี้ คุณต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี OneDrive ในเบราว์เซอร์ของคุณ

นอกจากนี้ คุณควรตั้งค่าเวอร์ชันไทม์สแตมป์ใน OneDrive ด้วย เพื่อให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงตามระยะเวลาได้ หากคุณเขียนทับไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจหรือต้องการอ้างอิงกลับไปยังเวอร์ชันเก่า คุณสามารถคืนค่าจากประวัติเวอร์ชันของ OneDrive ได้อย่างรวดเร็ว

3. ทำการแปลงไฟล์อัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา

การทำงานกับไฟล์ในรูปแบบต่างๆ อาจเป็นเรื่องปวดหัว โดยเฉพาะเมื่อต้องแปลงไฟล์ด้วยตนเอง คุณคงต้องใช้เวลานานมากกับการแปลงข้อมูลที่น่าเบื่อเหล่านี้ จนกว่าคุณจะเริ่มใช้ Power Automate แทน

แอปเดสก์ท็อป Power Automate มีขั้นตอนการแปลงไฟล์ในตัวหลายขั้นตอน จะตรวจสอบไดเรกทอรีที่ระบุสำหรับไฟล์ใหม่ ทุกครั้งที่มีการเพิ่มไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร Word หรือการนำเสนอ PowerPoint Flow จะแปลงไฟล์เป็นรูปแบบที่ต้องการ เช่น PDF โดยอัตโนมัติ

หลังจากการแปลงแล้ว โฟลว์จะย้ายไฟล์ที่ได้รับการประมวลผลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะตามประเภทและวัตถุประสงค์ของไฟล์ สิ่งนี้ช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ช่วยประหยัดเวลาจริงคือขั้นตอนสุดท้าย: Flow จะแชร์ไฟล์ที่แปลงแล้วโดยอัตโนมัติผ่านอีเมลโดยใช้ Outlook ไม่ต้องแนบไฟล์ด้วยตนเองหรือยุ่งเกี่ยวกับเส้นทางไฟล์อีกต่อไป เพียงตั้งค่าไว้และลืมมันไปได้เลย

4. Power Automate เพื่อความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว

การรักษาสมดุลระหว่างงานกับชีวิตอาจเป็นเรื่องท้าทายเมื่องานและชีวิตส่วนตัวอยู่ห่างไปแค่คลิกเดียว การดำเนินการงานนอกเวลาที่กำหนดเป็นเรื่องง่าย นั่นคือจุดที่ Power Automate และ Windows Task Scheduler มีประโยชน์

ตัวอย่างเช่น สร้างโฟลว์ที่ปิดแอปที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น Outlook, Teams และ VPN ของบริษัทของคุณในเวลาที่กำหนดทุกๆ เย็น สิ่งนี้ช่วยให้คุณตัดขาดจากการทำงานและเพลิดเพลินกับเวลาของคุณโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการตรวจสอบการแจ้งเตือนอยู่ตลอดเวลา

เธรดจะถูกทริกเกอร์โดยงานที่กำหนดเวลาไว้ในตัวกำหนดเวลางานของ Windows ดังนั้นจึงจะทำงานอย่างสม่ำเสมอตามเวลาที่กำหนดไว้

สร้างโฟลว์นี้โดยใช้การบันทึกใน Power Automate Desktop ขั้นแรกให้เปิดแอปพลิเคชันที่คุณต้องการปิดและเริ่มการบันทึกใหม่ จากนั้นปิดแอปแต่ละรายการด้วยตนเองในขณะที่ Power Automate บันทึกการดำเนินการของคุณ เมื่อคุณหยุดการบันทึก คุณจะมีโฟลว์พื้นฐานที่สามารถจำลองกิจวัตรการปิดแอปของคุณได้

ขั้นตอนต่อไป แก้ไขสตรีมที่บันทึกเพื่อเพิ่มการจัดการข้อผิดพลาดเพื่อให้แน่ใจว่าสตรีมสามารถจัดการสถานการณ์ต่างๆ เช่น แอปไม่เปิดได้

การสร้างสตรีมที่คล้ายกันในช่วงสุดสัปดาห์จะทำให้เกิดโหมด "ไม่มีงาน" ที่เข้มงวดยิ่งขึ้น โหมดนี้ช่วยให้คุณตอบกลับเมื่อคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศใน Outlook ดังนั้นเส้นแบ่งระหว่างการทำงานและการเล่นจึงไม่เบลออีกต่อไป