วิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Teams

คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ มากมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม และหนึ่งในนั้นคือการใช้ฮับการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Teams เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้เพื่อแชท แชร์ไฟล์ และทำการประชุมทางเสียงและวิดีโอกับทีมของคุณ

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Teams คุณอาจไม่แน่ใจว่าจะจัดกำหนดการประชุมอย่างไร มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้ และตัวเลือกของคุณจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Microsoft Teams ที่คุณกำลังใช้ ในบทความนี้ เราจะให้รายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องรู้

การจัดกำหนดการประชุมใน Microsoft Teams

บัญชี Microsoft Teams ของคุณเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 Group ทั้งหมด เช่น SharePoint, Outlook, Yammer เป็นต้น และปฏิทินที่คุณใช้ใน Teams จะเชื่อมต่อโดยตรงกับปฏิทิน Microsoft Exchange

Outlook ใช้ปฏิทิน Exchange เช่นกัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณจัดกำหนดการประชุมผ่าน Outlook แล้ว การประชุมนั้นจะปรากฏใน Teams โดยอัตโนมัติและในทางกลับกัน ต่อไปนี้เป็นวิธีกำหนดการประชุมใน Microsoft Teams:

1. ในการแชท Teams ให้คลิกที่ ไอคอน กำหนดการประชุม (ใต้กล่องสำหรับข้อความใหม่)
2. จากนั้น เลือกปฏิทิน ซึ่งอยู่ บนแผงด้านซ้าย จากนั้นคลิกการประชุมใหม่
3. หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกเวลาและวันที่สำหรับการประชุมได้
4. เมื่อตั้งเวลาเสร็จแล้ว ให้คลิกบันทึก หลังจากนั้น หน้าต่างป๊อปอัปจะปิด และคุณสามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยใช้ Outlook

ผู้ช่วยจัดตารางเวลา

ในหน้าต่างป๊อปอัป คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันของผู้ช่วยจัดกำหนดการได้ คุณลักษณะนี้จะช่วยให้คุณหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณ รวมทั้งคุณด้วย

เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสามารถดูได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมว่างหรือไม่ว่างเมื่อใด สีน้ำเงินเข้มแสดงถึงช่วงเวลาที่ไม่ว่าง ช่องสีฟ้าอ่อนคือเวลาที่ว่าง และช่องเวลาสีเทาคือชั่วโมงที่ไม่มีการทำงานของผู้เข้าร่วม

การเชิญบุคคลภายนอกทีมของคุณ

สิ่งที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งเกี่ยวกับ Microsoft Teams คือคุณสามารถเชิญบุคคลภายนอกองค์กรของคุณให้เข้าร่วมการประชุมได้

พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Microsoft Teams สิ่งที่คุณต้องมีคือชื่อและที่อยู่อีเมล และคุณสามารถส่งคำเชิญได้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

1. เปิด ตัวเลือก เพิ่มผู้เข้าร่วมที่ต้องการในแบบฟอร์มป๊อปอัปการประชุมใหม่
2. คลิกที่ตัวเลือก
3. ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น
4. คลิกที่เชิญคำเชิญทางอีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของพวกเขาในไม่ช้า

คุณยังสามารถจัดกำหนดการประชุมที่จะเกิดขึ้นภายในแชนเนล Teams เฉพาะได้อีกด้วย ใน แบบฟอร์ม การประชุมใหม่เลือกเพิ่มแชนเนล เมื่อคุณตั้งค่าและส่งคำเชิญแล้ว คุณจะเปลี่ยนช่องไม่ได้

หากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องสร้างคำเชิญใหม่ นอกจากนี้ ถ้าการประชุมเกิดขึ้นในแชนเนล ทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมนั้นจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ แม้ว่าจะไม่ได้รับคำเชิญก็ตาม

Microsoft Teams รุ่นใช้งานฟรี

ในกรณีที่คุณใช้ Teams รุ่นใช้งานฟรี คุณอาจสงสัยว่าตัวเลือกการตั้งเวลาในแอปของคุณอยู่ที่ใด น่าเสียดายที่ใน Microsoft Teams เวอร์ชันฟรี คุณไม่สามารถกำหนดเวลาการประชุมได้

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะประชุมไม่ได้เลย แอพนี้มี ตัวเลือก ประชุมทันทีเมื่อคุณต้องรวบรวมทีมอย่างรวดเร็ว

สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ไอคอนกล้องถัดจากMeet ทันทีจากนั้นเลือกชื่อทั้งหมดของผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุม คุณลักษณะนี้มีให้ใช้งานสำหรับบัญชี Teams ที่สมัครใช้งานเช่นกัน

เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมทีม Microsoft

คุณสามารถมีได้มากถึง 250 คนในการประชุม Teams ครั้งเดียว อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถดูผู้เข้าร่วมทุกคนพร้อมกันได้ ก่อนการอัปเดตล่าสุด คุณจะเห็นผู้เข้าร่วมที่ใช้งานอยู่ได้สูงสุดสี่คนในการโทร ตอนนี้คุณสามารถมีผู้เข้าร่วมเก้าคนบนหน้าจอพร้อมกันได้ แต่การอัพเดทใหม่ได้นำเสนอนวัตกรรมที่น่าตื่นเต้นอื่นๆ

ขณะนี้ผู้เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams มีคุณภาพเสียงที่ดีขึ้นและพื้นหลังที่กำหนดเองสำหรับการประชุม คุณยังสามารถปักหมุดวิดีโอได้หากจำเป็นต้องให้ความสนใจกับผู้เข้าร่วมการประชุมคนใดคนหนึ่งมากขึ้น คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการประชุมอื่นๆ ได้แก่ ล็อบบี้เสมือน การแชร์หน้าจอ และการแก้ไขปัญหาแบบโต้ตอบ

ทำให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น

มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำให้สถานที่ทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ Microsoft Teams ส่วนใหญ่เป็นแอปแชทและแชร์ไฟล์ แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องมีการประชุมทางวิดีโอกับทีมของคุณ

การจัดกำหนดการประชุมด้วยผู้ช่วยจัดกำหนดการทำให้โลจิสติกของการค้นหาเวลาที่เหมาะสมสะดวกสบายยิ่งขึ้น และถ้าใครไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือทีมของคุณ พวกเขายังสามารถเข้าร่วมได้ เพียงส่งคำเชิญทางอีเมล

คุณเคยเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams หรือไม่ หรือกำหนดการ? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง