วิธีดูว่าใครดู Google Doc ของคุณ

Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน เนื่องจากช่วยให้คนหลายคนสามารถแก้ไขและทำงานในเอกสารเดียวพร้อมกันได้ โดยไม่สูญเสียการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยสมาชิกในทีมหลายคน อย่างไรก็ตาม การรู้ว่าใครดูเอกสารใดและเมื่อใดจะเป็นประโยชน์หากคุณหรือองค์กรของคุณใช้ Google เอกสาร ตั้งแต่การทำให้ทุกคนอ่านร่าง ดูข้อกำหนดและเงื่อนไข การส่งล่าสุด นโยบายและขั้นตอน หรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ความสามารถในการดูว่าใครทำอะไรและเมื่อใดจึงเป็นสิ่งสำคัญ

หมายเหตุ:แดชบอร์ดกิจกรรมของ Google ใช้ได้กับบัญชี Google Workspace หรือผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ในบัญชีเท่านั้น ไม่ใช่ตัวเลือกสำหรับบัญชีส่วนบุคคล

จนกระทั่งเมื่อเร็วๆ นี้ คุณไม่สามารถดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณบ้าง คุณสามารถดูว่าใครเป็นคนแก้ไข แต่ไม่ใช่ใครเพิ่งอ่าน หากพวกเขาไม่ได้บันทึก แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็น คุณจะไม่รู้ว่ามีบุคคลใดอ่านเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารหรือไม่ นอกจากนี้ เนื่องจากคุณสามารถแบ่งปัน Google เอกสารด้วยสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียว คุณจึงสามารถแบ่งปันเอกสารกับบางคนโดยมีเจตนาที่จะตรวจสอบแต่ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้

Google เอกสารเวอร์ชันปัจจุบันช่วยให้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเพื่อดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณ มาดูกันว่าคุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองอย่างไร

การตรวจสอบกิจกรรม G Suite

โดยทั่วไปแล้วองค์กรจะใช้ G Suite ซึ่งจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกัน หากคุณใช้ G Suite เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นเป็นประจำ คุณจะใช้ตัวตรวจสอบกิจกรรมเพื่อดูประวัติการดูไฟล์ Google เอกสารได้

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดไฟล์ Google ชีต
   
2. คลิกที่ ไอคอนลูกศรแนวโน้มขึ้นในส่วนขวาบนหรือไปที่เมนูแบบเลื่อนลงเครื่องมือ
   
3. เปิด แดช บอร์ดกิจกรรม
   
4. คลิกที่ แท็บ ผู้ดูทั้งหมดสำหรับองค์กรของคุณ
   

กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามมุมมองทั้งหมดในเอกสาร รวมถึงวันที่และเวลาของมุมมองล่าสุดโดยสมาชิกในทีมแต่ละคน

หากคุณไม่เห็นตัวเลือกการตรวจสอบกิจกรรมใน Google เอกสาร แสดงว่าคุณอาจลงชื่อเข้าใช้ Google เอกสารส่วนตัว แทนที่จะเป็นเวอร์ชัน G Suite

แนวโน้มผู้ชมและความคิดเห็น

นอกเหนือจากการดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณแล้ว ตัวตรวจสอบกิจกรรมยังช่วยให้คุณเห็นแนวโน้มเมื่อมีคนดูหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารของคุณ

แนวโน้มของผู้ดู:แสดงแผนภูมิแท่งของจำนวนผู้ดูที่ไม่ซ้ำในช่วงเวลาที่กำหนด ตั้งแต่เจ็ดวันไปจนถึงตลอดเวลา

แนวโน้มความคิดเห็น:นี่จะแสดงแผนภูมิแท่งของแนวโน้มความคิดเห็นตั้งแต่เจ็ดวันจนถึงตลอดเวลา

ปิดการดูประวัติใน Google เอกสาร

หากคุณต้องการปิดประวัติการดูเอกสารไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณก็สามารถทำได้เช่นกันโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. เปิด Google ชีต
   
2. คลิกที่ ลูกศรแนวโน้มขึ้นที่ด้านขวาบนของเอกสารของคุณ หรือไปที่เครื่องมือจากเมนูแบบเลื่อนลง
   
3. เปิด  แดช บอร์ดกิจกรรม
   
4. เลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว
   
5. ใต้การตั้งค่าเอกสารให้สลับแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับเอกสารนี้เพื่อปิด
   

ตัวเลือกนี้มีให้ใช้งานใน Google Docs เวอร์ชันส่วนตัวหรือเวอร์ชันฟรีด้วย คุณสามารถปิดประวัติการดูของคุณได้หากคุณกำลังทำงานบนเอกสารแต่ไม่ต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันรู้จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแชร์การแก้ไขครั้งสุดท้าย

1. เริ่มต้นด้วยการเปิดGoogle ชีตแล้วคลิกที่การตั้งค่า
2. เมนูการตั้งค่าช่วยให้คุณปิดประวัติการดูของคุณด้วยการตั้งค่าแดชบอร์ดกิจกรรม คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณสลับไปที่ตำแหน่งปิดแล้ว

วิธีดูว่าใครทำการเปลี่ยนแปลง Google Doc ของคุณ

การควบคุมเวอร์ชันถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยหลักแล้วหากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม การควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งที่ Google Docs ทำได้ดีมาระยะหนึ่งแล้ว เอกสารจะแสดงว่าใครแก้ไขเอกสาร บันทึก หรือแชร์เอกสาร ซึ่งใช้งานได้ไม่เฉพาะกับ G Suite แต่กับ Google เอกสารส่วนตัว

หากคุณสนใจในการควบคุมเวอร์ชันหรือต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีใครทำการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ควรทำโดยไม่ล็อกไฟล์ คุณสามารถดูได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดGoogle ชีตที่คุณต้องการติดตาม
   
2. เลือกประวัติไฟล์และเวอร์ชัน
   
3. เลือกดูประวัติเวอร์ชัน
   
4. หน้าต่างควรปรากฏทางด้านขวาของหน้าจอ โดยแสดงรายการบันทึกและการแก้ไขเอกสารที่ต้องการ
   

ภายในหน้าต่างนั้น คุณควรมีตัวเลือกในการดูเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าก่อนที่จะทำการแก้ไข

นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน เนื่องจากคุณมีหลักฐานการตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง เกิดขึ้นเมื่อใด และโดยใคร นอกจากนี้ยังมีประโยชน์หากคุณทำการเปลี่ยนแปลง นอนทับ เปลี่ยนใจ หรือต้องการย้อนกลับ

วิธีดูว่าใครแชร์ Google Doc ของคุณ

คุณยังสามารถดูว่าใครแบ่งปัน Google Doc ของคุณและเมื่อใด นอกจากนี้ การตั้งค่าการแชร์ยังช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้ดียิ่งขึ้น

1. ไปที่drive.google.com
   
2. คลิกที่ไดรฟ์ของฉันทางด้านซ้าย
   
3. คลิก ปุ่ม i เล็ก ๆ ที่มุมขวาบน
   
4. ตอนนี้คลิกกิจกรรม
   
5. คลิกที่แต่ละไฟล์หรือโฟลเดอร์ทีละรายการ หรือตรวจสอบทุกอย่างโดยใช้แถบเลื่อน นี่จะแสดงให้คุณเห็นว่าใครแชร์เอกสารของคุณ
   

คุณยังสามารถตรวจสอบจากภายในเอกสารโดยเลือกแชร์ ชื่อของบุคคลบางคนจะปรากฏในหน้าต่างป๊อปอัป หากคุณแชร์ไฟล์กับผู้ใช้มากกว่าที่ระบุไว้ ให้คลิกที่ชื่อ จากนั้นรายชื่อบุคคลทั้งหมดจะปรากฏขึ้น

ความคิดสุดท้าย

ความสามารถในการระบุผู้ที่ดู แชร์ และแก้ไขเอกสารของคุณจะถูกจำกัดหากคุณไม่สามารถเข้าถึงบัญชี G Suite ได้ อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีรับข้อมูลพื้นฐานบางประการอยู่

เมื่อทำตามขั้นตอนในคู่มือนี้ คุณจะสามารถดูได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายว่าใครดู แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร Google เอกสารของคุณในลักษณะใดก็ตาม คุณมีคำถาม ประสบการณ์ หรือเคล็ดลับเกี่ยวกับการดูกิจกรรมบน Google เอกสารของคุณหรือไม่ แสดงความคิดเห็นในส่วนด้านล่าง