วิธีลบแถวและคอลัมน์ว่างทั้งหมดใน Google ชีต

Google ชีตมีความคล้ายคลึงกับ Microsoft Excel และคุณลักษณะต่างๆ ของ Excel จะถูกจำลองแบบหรือมิเรอร์ภายในชีต ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนจากชุดเพิ่มประสิทธิภาพของ Microsoft เป็นข้อเสนอของ Google เอง ผู้ใช้ที่มีสเปรดชีตพื้นฐาน (ที่ไม่มีมาโครหรือองค์ประกอบการออกแบบที่กำหนดเอง) สามารถนำเข้าไฟล์ Excel ไปยังชีตได้โดยตรงโดยไม่มีปัญหาหรือข้อบกพร่องใดๆ

ปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้สเปรดชีตมีคือในกระบวนการนำเข้าและเรียงข้อมูลจากหลายแหล่ง (หนึ่งในหลายๆ งานที่สเปรดชีตทำได้ดี) ไม่ใช่เรื่องแปลกเลยที่เซลล์ว่าง แถว และคอลัมน์แบบสุ่มจะปรากฏขึ้น ภายในเอกสาร แม้ว่าปัญหานี้สามารถจัดการได้ในแผ่นงานขนาดเล็ก แต่คุณสามารถลบแถวด้วยตนเองได้ แต่มันเป็นปัญหาใหญ่เมื่อครอบตัดในเอกสารขนาดใหญ่

อย่างไรก็ตาม การลบช่องว่างเหล่านี้ทำได้ง่ายและรวดเร็วหากคุณทราบขั้นตอนที่ถูกต้อง ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีลบแถวและคอลัมน์ว่างทั้งหมดในเอกสาร Google ชีตโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ

การลบแถวและคอลัมน์ว่างใน Google ชีตโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

หากคุณกำลังพยายามลบแถวว่างด้านล่างเนื้อหาของคุณทั้งหมด คุณสามารถทำได้

1. หากต้องการกำจัดคอลัมน์ว่างทั้งหมด เพียงคลิกที่แถวที่คุณต้องการเริ่มต้นและใช้คำสั่งแป้นพิมพ์ต่อไปนี้:
   • บน Mac กด Command + Shift + ลูกศรลง
   • บน Windows กดControl + Shift + ลูกศรลง
2. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะสังเกตเห็นว่าทั้งแผ่นงานถูกเน้น คลิกขวาและเลือกตัวเลือกเพื่อลบแถวทั้งหมด ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปของคุณจะมีลักษณะดังนี้:

คุณสามารถทำเช่นเดียวกันกับทุกคอลัมน์ทางด้านขวาของข้อมูลได้เช่นกัน ใช้คำสั่งเดียวกับด้านบน ใช้ลูกศรขวา เน้นคอลัมน์ทั้งหมด คลิกขวา และลบ สิ่งนี้ทำให้แผ่นข้อมูลดูสะอาดตามากขึ้น

การลบแถวและคอลัมน์ว่างโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ

พูดง่ายๆ ; ตัวกรองอัตโนมัติใช้ค่าภายในคอลัมน์ Excel ของคุณและเปลี่ยนเป็นตัวกรองเฉพาะตามเนื้อหาของแต่ละเซลล์ หรือในกรณีนี้คือส่วนที่ขาดไป

แม้ว่าจะเปิดตัวครั้งแรกใน Excel 97 แต่ตัวกรองอัตโนมัติ (และตัวกรองทั่วไป) ได้กลายเป็นส่วนใหญ่ของโปรแกรมสเปรดชีต แม้จะมีผู้ใช้ส่วนน้อยที่รู้จักและใช้งานก็ตาม

การตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติ

ฟังก์ชันกรองอัตโนมัติสามารถใช้กับวิธีการจัดเรียงต่างๆ ได้หลายวิธี อันที่จริงแล้ว พวกมันทรงพลังมากพอที่จะจัดเรียงและผลักเซลล์ว่างทั้งหมดไปที่ด้านล่างหรือด้านบนของสเปรดชีตของคุณ

1. เริ่มต้นด้วยการเปิดสเปรดชีตที่มีแถวและคอลัมน์ว่างที่คุณต้องการลบออกจากเอกสารของคุณ
2. เมื่อเปิดเอกสารแล้ว ให้เพิ่มแถวใหม่ที่ด้านบนสุดของสเปรดชีต ในเซลล์แรก (A1) ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้สำหรับตัวกรองของคุณ นี่จะเป็นเซลล์ส่วนหัวสำหรับตัวกรองที่เรากำลังจะสร้าง
3. หลังจากสร้างแถวใหม่แล้ว ให้ค้นหาไอคอนตัวกรองในแถวคำสั่งภายใน Google ชีต เป็นภาพด้านล่าง; ลักษณะโดยทั่วไปคล้ายกับสามเหลี่ยมกลับหัวที่มีเส้นวิ่งออกไปด้านล่างเหมือนแก้วมาตินี่
4. การคลิกปุ่มนี้จะสร้างตัวกรอง ซึ่งตามค่าเริ่มต้นจะเน้นเซลล์บางส่วนของคุณเป็นสีเขียวทางด้านซ้ายของแผง
5. เนื่องจากเราต้องการให้ตัวกรองนี้ขยายไปทั่วทั้งเอกสารของเรา ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงขนาดเล็กถัดจากไอคอนตัวกรอง ที่นี่ คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ สำหรับการเปลี่ยนตัวกรองของคุณ ที่ด้านบนของรายการ เลือกสร้างมุมมองตัวกรองใหม่
6. แผง Google ชีตของคุณจะขยายและเปลี่ยนเป็นสีเทาเข้ม พร้อมด้วยจุดเริ่มต้นเพื่อให้คุณแทรกพารามิเตอร์ของตัวกรอง ไม่จำเป็นที่คุณจะต้องรวมทุกคอลัมน์ แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้รวมทุกแถวและทุกคอลัมน์ในเอกสารของคุณที่มีช่องว่าง

เพื่อความปลอดภัย คุณสามารถให้ตัวกรองครอบคลุมทั้งเอกสารของคุณ หากต้องการป้อนข้อมูลลงในเอกสาร ให้พิมพ์A1:G45โดยที่A1เป็นเซลล์เริ่มต้น และG45เป็นเซลล์สิ้นสุด ทุกเซลล์ที่อยู่ระหว่างนั้นจะถูกเลือกในตัวกรองใหม่ของคุณ

การใช้ตัวกรองอัตโนมัติเพื่อย้ายเซลล์ว่าง

บิตถัดไปนี้อาจดูแปลก ๆ เล็กน้อยเพราะมันจะย้ายและจัดระเบียบข้อมูลของคุณใหม่ในลักษณะที่ขัดต่อสัญชาตญาณที่ดีที่สุดและทำลายล้างอย่างที่สุด

1. เมื่อเลือกตัวกรองแล้ว ให้คลิกไอคอนเส้นสามเส้นสีเขียวใน คอลัมน์ A1ของสเปรดชีตที่คุณตั้งชื่อไว้ก่อนหน้านี้
2. เลือกจัดเรียง AZจากเมนูนี้ คุณจะเห็นข้อมูลย้ายตามลำดับตัวอักษร เริ่มต้นด้วยตัวเลขและตามด้วยตัวอักษร นอกจากนี้ พื้นที่ว่างจะถูกผลักไปที่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ
3. ใช้คอลัมน์สเปรดชีตของคุณต่อไปทีละคอลัมน์จนกว่าเซลล์ว่างของคุณจะย้ายไปที่ด้านล่างของจอแสดงผล และคุณมีกลุ่มข้อมูลที่มั่นคงแสดงอยู่ที่ด้านบนของ Google ชีต

การดำเนินการนี้อาจทำให้ข้อมูลของคุณสับสนและอ่านไม่ออก ไม่ต้องกังวล ทุกอย่างจะจบลงในที่สุด

การลบเซลล์ว่างของคุณ

เมื่อย้ายเซลล์ว่างของคุณไปที่ด้านล่างของสเปรดชีตแล้ว การลบเซลล์เหล่านั้นทำได้ง่ายเหมือนกับการลบเซลล์อื่นๆ

1. ใช้เมาส์เพื่อเน้นและเลือกเซลล์ว่างในสเปรดชีตของคุณซึ่งถูกย้ายไปที่ด้านล่างของเอกสาร ทำได้โดยคลิกเมาส์ปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากเคอร์เซอร์ไปวางบนเซลล์ว่าง
   • ขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ว่างและพื้นที่ทำงานของสเปรดชีต คุณอาจต้องการซูมออกจากจอแสดงผลเล็กน้อยเพื่อดูพื้นที่รอบๆ มากขึ้น (เบราว์เซอร์ส่วนใหญ่ รวมถึง Chrome อนุญาตให้คุณซูมโดยใช้ Ctrl/Cmd และ ปุ่ม + และ – คุณยังสามารถกด Ctrl/Cmd ค้างไว้และใช้ล้อเลื่อนบนเมาส์หรือทัชแพดของคุณ)
2. เมื่อไฮไลต์แล้ว ให้คลิกขวาเพื่อลบเซลล์ว่าง

จัดระเบียบสเปรดชีตของคุณใหม่

ตอนนี้คุณได้ลบเซลล์ว่างที่มีปัญหาออกไปแล้ว คุณสามารถจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณกลับเป็นลำดับปกติได้ ในขณะที่คลิกที่ปุ่มเมนูสามบรรทัดเดิมจากก่อนหน้านี้ภายในตัวกรองจะอนุญาตให้คุณจัดระเบียบตามลำดับตัวอักษรหรือย้อนกลับเท่านั้น มีตัวเลือกการจัดเรียงอื่น: การปิดตัวกรองอัตโนมัติของคุณ

1. โดยคลิกปุ่มเมนูสามเหลี่ยมถัดจากไอคอนตัวกรองอัตโนมัติภายในชีต
2. ภายในเมนูนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับตัวกรองของคุณ (เรียกว่าตัวกรอง 1 หรือตัวกรองหมายเลขใดก็ตามที่คุณสร้าง ขึ้น) รวมถึงตัวเลือกสำหรับไม่มี หากต้องการปิดตัวกรองที่คุณใช้ก่อนหน้านี้ เพียงเลือกไม่มีจากเมนูนี้

สเปรดชีตของคุณจะกลับสู่ปกติเหมือนเวทมนต์ แต่ไม่มีเซลล์ว่าง คุณลบไปก่อนหน้านี้

เมื่อลบเซลล์แล้ว คุณสามารถดำเนินการจัดระเบียบใหม่และเพิ่มข้อมูลกลับเข้าไปในสเปรดชีตของคุณได้ หากวิธีนี้ทำให้ข้อมูลของคุณไม่เป็นระเบียบ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม การย้อนกลับนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่ดำดิ่งลงไปในประวัติของเอกสารและเปลี่ยนกลับเป็นสำเนาก่อนหน้า

คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันคัดลอกและวางเพื่อย้ายข้อมูลของคุณไปรอบๆ ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องจัดการกับเซลล์ว่างหลายร้อยเซลล์ที่ขวางเส้นทางของคุณ นี่ไม่ใช่โซลูชันที่สมบูรณ์แบบ แต่ช่วยให้ข้อมูลของคุณอยู่เหนือเซลล์ว่างจำนวนมากในเอกสารของคุณ และท้ายที่สุด มันง่ายกว่าการลบทีละแถวจำนวนมาก