6 ฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ของ Microsoft Office ที่คนส่วนใหญ่ไม่รู้

Microsoft Office มีคุณลักษณะมากมาย แต่คนส่วนใหญ่มักจะใช้เพียงผิวเผินเท่านั้น แม้ว่าจะผ่านการใช้งานมาแล้วกว่าทศวรรษ แต่ผู้คนยังคงพบสิ่งดีๆ ที่ซ่อนอยู่ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาได้อย่างมาก

สารบัญ

• 1. การบอกตามคำบอกและการถอดเสียง
• 2. การค้นหาของ Microsoft
• 3. กล่องจดหมายที่เน้นของ Outlook
• 4. ขั้นตอนด่วนใน Outlook
• 5. เปรียบเทียบเอกสารใน Word
• 6. ตัวแก้ปัญหาทางคณิตศาสตร์ใน OneNote

1. การบอกตามคำบอกและการถอดเสียง

ต้องการวิธีที่เร็วกว่าในการเขียนความคิดของคุณลงบนกระดาษหรือไม่? คุณลักษณะการสั่งงานด้วยคำสั่งของMicrosoft Wordช่วยให้คุณแปลงคำพูดเป็นข้อความได้ ในการเริ่มต้น ให้ไปที่ แท็บ หน้าแรกคลิกสั่งการด้วยคำพูดและให้สิทธิ์ไมโครโฟนตามที่จำเป็น

ตอนนี้คุณสามารถเริ่มพูดได้ และปล่อยให้ Microsoft Office จัดการการพิมพ์ให้ ความแม่นยำขึ้นอยู่กับสำเนียงและความเร็วในการพูดของคุณเป็นหลัก คุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าการบอกตามคำบอกเพิ่มเติมเพื่อเปิดใช้งานเครื่องหมายวรรคตอนอัตโนมัติและกรองวลีที่ละเอียดอ่อนได้

หากคุณต้องการมากกว่าการบอกตามคำบอกแบบเรียลไทม์ คุณสามารถใช้คุณลักษณะถอดเสียงใน Wordและ OneNote เพื่อเน้นการฟังแทนการจดบันทึก ฟีเจอร์นี้จะแปลงคำพูดเป็นข้อความบทสนทนาพร้อมข้อมูลผู้พูด ตราประทับเวลา และความสามารถในการแก้ไขหรือแทรกส่วนต่างๆ ลงในเอกสารของคุณ คุณสามารถบันทึกหรืออัปโหลดไฟล์เสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้าเพื่อถอดเสียงได้

2. การค้นหาของ Microsoft

ฟังก์ชันการค้นหาในแอปพลิเคชัน Microsoft Office เช่น Word และ Excel ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือค้นหาวิธีใช้เท่านั้น แต่ยังทำหน้าที่เป็นฟีเจอร์การแปลงข้อความเป็นคำสั่งอีกด้วย ช่วยให้คุณสามารถใช้การดำเนินการที่เจาะจงได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเลื่อนผ่าน Ribbon ตัวอย่างเช่น หากต้องการแทรกตาราง ให้คลิกบนแถบค้นหา พิมพ์แทรกตารางและสุดท้าย ให้คลิกเพิ่มตาราง

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มหรือลบคอลัมน์ แผนภูมิ ลายน้ำ และอื่นๆ ลงในเอกสารของคุณได้โดยไม่ต้องนำทางผ่าน Ribbon ด้วยตนเอง ใน Excel คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาสูตร เรียงลำดับข้อมูล หรือใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ

3. กล่องจดหมายที่เน้นของ Outlook

Focused Inbox ใน Outlook เป็นฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้งาน คุณสมบัตินี้จะส่งข้อความสำคัญไปยังแท็บโฟกัสในขณะที่เปลี่ยนเส้นทางข้อความที่ไม่สำคัญ เช่น จดหมายข่าวและโปรโมชัน ไปยังแท็บอื่นๆ ซึ่งช่วยลดสิ่งรบกวน

คุณสามารถเปิดใช้งานกล่องจดหมายที่เน้นในการตั้งค่า Outlook ได้ เปิด Outlook เลือกกล่องจดหมายและเปิด แท็บ มุมมองจากนั้นคลิกดูการตั้งค่าที่มุมซ้ายบน

ใน แท็บ เค้าโครงให้เลือกเรียงลำดับข้อความเป็นแบบโฟกัสและอื่นๆเพื่อเปิดใช้งานกล่องจดหมายแบบโฟกัส

กล่องจดหมายที่เน้นใช้การกรองเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของอีเมลตามการโต้ตอบในอดีตของคุณกับผู้ติดต่อและผู้ส่งที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถย้ายอีเมลไปยังแท็บโฟกัสด้วยตนเองได้ เลือกและคลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการย้าย เลือกย้ายจากนั้นเลือกโฟกัสหรืออื่นๆขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณต้องการส่งอีเมล

4. ขั้นตอนด่วนใน Outlook

ขั้นตอนด่วนใน Outlook ช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้เร็วขึ้นด้วยการดำเนินการหลายอย่างด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วนเพื่อส่งต่ออีเมลจากผู้ส่งที่ระบุไปยังหัวหน้าทีมของคุณและย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ในเวลาเดียวกันได้ คุณยังสามารถตั้งค่าแป้นพิมพ์ลัดเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็วยิ่งขึ้นได้อีกด้วย

คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนด่วนในการตั้งค่า Outlookโดยใช้การดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้ คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วนแบบกำหนดเองสำหรับงานต่างๆ เช่น การบันทึกอีเมลเป็นเทมเพลตเพื่อการใช้งานซ้ำได้อย่างง่ายดาย

5. เปรียบเทียบเอกสารใน Word

Microsoft ช่วยให้การเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Word เป็นเรื่องง่าย แม้ว่าคุณสมบัตินี้จะใช้ได้เฉพาะในเวอร์ชันเดสก์ท็อปเท่านั้น คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง ระบุความแตกต่าง และตรวจพบปัญหาต่างๆ ก่อนที่จะสรุปเอกสารของคุณ

หากต้องการเปรียบเทียบเอกสารใน Word ให้ไปที่ แท็บ ตรวจสอบคลิกเปรียบเทียบและเลือกเปรียบเทียบเอกสาร ในกล่องโต้ตอบเปรียบเทียบเอกสาร ให้อัปโหลดเอกสารต้นฉบับและแก้ไขจากไดรฟ์ในเครื่องของคุณ จากนั้นคลิกตกลงเพื่อดำเนินการต่อ

จากนั้น Word จะรวมเอกสารทั้งสองและแสดงความแตกต่างเป็นความคิดเห็นในแผงด้านข้าง หากคุณพอใจกับการแก้ไขของคุณ คุณสามารถรวมการแก้ไขเหล่านั้นเข้าในเอกสารต้นฉบับได้

หากต้องการรวมเอกสาร ใน แท็บ การตรวจสอบให้คลิกเมนูแบบดรอปดาวน์สำหรับยอมรับจากนั้นเลือก ยอมรับ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

6. ตัวแก้ปัญหาทางคณิตศาสตร์ใน OneNote

OneNote เป็นแอปจดบันทึกที่ยอดเยี่ยมด้วยเหตุผลหลายประการ หากคุณเป็นนักเรียน แอปนี้สามารถช่วยให้คุณแก้โจทย์คณิตศาสตร์หรือคำนวณได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการดูความสามารถในการแก้คณิตศาสตร์ของ OneNote ในทางปฏิบัติ ให้เขียนนิพจน์หรือสมการทางคณิตศาสตร์ของคุณโดยไม่เว้นวรรค ตามด้วยเครื่องหมายเท่ากับเพื่อรับคำตอบ ตัวอย่างเช่น พิมพ์(25+75)/2=แล้วกดEnterเพื่อดูผลลัพธ์

OneNote สามารถจัดการกับเลขคณิตพื้นฐาน พีชคณิต และแม้แต่สมการที่ซับซ้อนกว่านั้นได้ หากคุณมีบัญชี Microsoft Work หรือ School คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะ Math Assistant เพื่อการคำนวณขั้นสูงได้อีกด้วย