รักษาการแก้ไขของผู้เขียนให้มองเห็นได้เมื่อส่งออกเป็นไฟล์ DOCX

ในการส่งไฟล์ DOCX ที่สามารถตรวจสอบได้จาก LibreOffice Writer ให้บันทึกสำเนาการทำงานเป็นไฟล์ ODT เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง > บันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแสดงอยู่ และใช้ไฟล์ > บันทึกเป็นเพื่อสร้างไฟล์ Word DOCX แยกต่างหาก จากนั้นเปิดไฟล์ DOCX นั้นในเวอร์ชันของ Microsoft Word ที่ผู้รับของคุณใช้ และตรวจสอบด้วยตรวจสอบ > ทำเครื่องหมายทั้งหมดวิธีนี้จะช่วยรักษาสารบบต้นฉบับที่แก้ไขได้และตรวจจับปัญหาการแปลงก่อนที่คุณจะแชร์ไฟล์ แต่ไม่มีการตั้งค่าการส่งออกใดที่รับประกันได้ว่ารูปแบบจะเหมือนกันในทุกเอกสาร

ส่วนควบคุมด้านล่างนี้อ้างอิงจากเอกสารช่วยเหลือของ LibreOffice 26.8 ที่ตรวจสอบเมื่อวันที่ 9 ตุลาคม 2026 ตำแหน่งของเมนูอาจแตกต่างกันไปตามระบบปฏิบัติการ โหมดอินเทอร์เฟซ และเวอร์ชัน หากป้ายกำกับแตกต่างกัน ให้ใช้คำสั่งที่เทียบเท่ากันในอินเทอร์เฟซแก้ไขหรือตรวจสอบ

ฟังก์ชัน Record and Show ทำอะไรได้บ้าง?

ตัวเลือก "บันทึก " จะสั่งให้โปรแกรม Writer บันทึกการแก้ไขใหม่ รวมถึงผู้ที่ทำการแก้ไขและเวลาที่ทำการแก้ไข ตัว เลือก "แสดง " จะควบคุมว่าการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามจะแสดงในเอกสารหรือไม่ การซ่อนการเปลี่ยนแปลงไม่ได้เป็นการลบการเปลี่ยนแปลง และการปิดการบันทึกไม่ได้เป็นการยอมรับหรือลบการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้แล้วในไฟล์ ตัวเลือกทั้งสองนี้แยกจากกัน ดังนั้นควรตรวจสอบทั้งสองตัวเลือกก่อนทำการแก้ไขและส่งออก

ในเมนูมาตรฐาน ให้เลือกแก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > บันทึกในโหมดแท็บ ตัวควบคุมที่เกี่ยวข้องจะอยู่บน แท็บ ตรวจสอบหากต้องการแสดงเครื่องหมายที่มีอยู่ ให้เลือกแก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > แสดง แถบเครื่องมือติดตามการเปลี่ยนแปลงยังแยกตัวควบคุม บันทึก และ แสดง ออกจากกัน ดูคำแนะนำของ LibreOffice เกี่ยวกับการบันทึกการเปลี่ยนแปลงและข้อมูล อ้างอิงแถบเครื่องมือติดตาม การเปลี่ยนแปลง

คุณควรเตรียมเอกสารอย่างไร?

1. เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้โดยไม่แก้ไขเปิดเอกสารและบันทึกสำเนาในรูปแบบไฟล์ OpenDocument Text (.odt) โดยใช้ชื่อไฟล์ใหม่ หากไฟล์นั้นมาจาก Word อยู่แล้ว ให้เก็บไฟล์ DOCX ต้นฉบับไว้ด้วย วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวอร์ชันสำรองไว้ใช้หากไฟล์ที่ส่งออกมีการเปลี่ยนแปลงการขึ้นบรรทัดใหม่ ระยะห่าง หรือตำแหน่งของวัตถุ
2. เริ่มบันทึกก่อนทำการแก้ไขใน Writer ให้เลือกEdit > Track Changes > Recordหรือใช้Review > Recordในแท็บต่างๆ ตรวจสอบว่าคำสั่งนี้เปิดใช้งานอยู่ สำหรับการทดสอบที่ชัดเจนในเอกสารจริงของคุณ ให้เพิ่มวลีสั้นๆ แล้วลบวลีอื่นออก อย่าพึ่งพาเพียงแค่สีเป็นหลักฐานว่าการติดตามทำงานอยู่
3. ทำให้เครื่องหมายปรากฏให้เห็นได้เปิดใช้งาน แก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > แสดง โปรแกรม Writer จะแสดงการแทรกและการลบเป็นเครื่องหมายการแก้ไข โดยมีตัวบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงอยู่ที่ขอบหน้ากระดาษ สีและการแสดงเครื่องหมายที่แน่นอนอาจขึ้นอยู่กับการตั้งค่า ดังนั้นให้มองหาการเปลี่ยนแปลงนั้นเองและผู้เขียนหรือตัวควบคุมการแก้ไข ไม่ใช่สีใดสีหนึ่งโดยเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น หากประโยคหนึ่งกล่าวว่า “การตรวจสอบเริ่มต้นวันจันทร์” และคุณเปลี่ยนเป็น “การตรวจสอบเริ่มต้นวันอังคาร” ผู้รับควรจะสามารถตรวจสอบคำที่ถูกลบและคำที่แทนที่แยกกันได้ หากประโยคปรากฏเพียงแค่ “วันอังคาร” โดยไม่มีเครื่องหมายแก้ไข ให้หยุดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดการบันทึกไว้ขณะแก้ไขแล้ว ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดในข้อความสุดท้ายเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าเป็นการแก้ไขที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้

จะส่งออกไฟล์โดยไม่ลบเครื่องหมายรีวิวได้อย่างไร?

1. บันทึกสำเนาการทำงานของ ODT ไว้ หากผู้รับต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ให้ปล่อยการเปลี่ยนแปลงนั้นไว้ในสถานะที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์
2. เลือกไฟล์ > บันทึกเป็นป้อนชื่อที่ไม่ซ้ำกัน เช่นproposal-review.docxและเลือกเอกสาร Word 2010–365 (.docx)เป็นประเภทไฟล์ รายการตัวกรองปัจจุบันของ LibreOffice ใช้ชื่อนี้สำหรับตัวกรองการส่งออก DOCX หน้าต่างบันทึกเป็นอาจขอให้คุณยืนยันรูปแบบที่เลือก เลือกตัวเลือกเพื่อใช้รูปแบบ Word สำหรับสำเนานี้
3. เก็บไฟล์ ODT ไว้ อย่าแทนที่ไฟล์ต้นฉบับเพียงไฟล์เดียวของคุณด้วยไฟล์ DOCX หากคุณยอมรับ/ปฏิเสธการแก้ไข หรือเปลี่ยนไปใช้มุมมองที่ซ่อนเครื่องหมาย การกระทำเหล่านั้นจะไม่ถือเป็นการตรวจสอบคุณภาพการส่งออก ให้บันทึกสำเนาสำหรับตรวจสอบแยกต่างหากแทน

เอกสารของ LibreOffice ระบุว่าสามารถโหลดและบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Microsoft Office ได้ แต่ก็เตือนว่าการจัดวางและรูปแบบที่ซับซ้อนอาจได้รับการจัดการแตกต่างกันหรืออาจไม่ได้รับการสนับสนุน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เครื่องหมายแก้ไข (revision marks) เป็นหนึ่งในปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการแปลงไฟล์ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไม “บันทึกเป็น DOCX” จึงเป็นการแปลงรูปแบบไฟล์ ไม่ใช่การรับประกันว่าจะได้ไฟล์ที่มีรายละเอียดเท่ากันทุกพิกเซลหรือทุกคุณสมบัติ โปรดตรวจสอบคู่มือของ LibreOffice เกี่ยวกับการบันทึกในรูปแบบ Microsoft Officeรายการตัวกรองเอกสารและหมายเหตุเกี่ยวกับข้อจำกัดในการนำเข้าและส่งออกของ Microsoft Office

คุณควรตรวจสอบอะไรบ้างใน Microsoft Word?

เปิดไฟล์ที่ส่งออกใน Word ไม่ใช่ใน Writer หาก Word เป็นแอปพลิเคชันเป้าหมายของผู้รับ ใน แท็บ ตรวจสอบให้เลือกการแก้ไขทั้งหมดเพื่อให้การแทรก การลบ และการแก้ไขอื่นๆ ที่รองรับแสดงขึ้น Microsoft อธิบายว่ามุมมองเช่น ไม่มีเครื่องหมาย สามารถซ่อนการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ลบออก การยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงจะเป็นการกระทำที่ลบการเปลี่ยนแปลงออกจากเอกสาร โปรดดูคำแนะนำการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft สำหรับ Word

ตรวจสอบการแทรกและการลบอย่างละหนึ่งรายการ จากนั้นสแกนส่วนต่างๆ ของเอกสารที่อาจมีการเปลี่ยนแปลงมากที่สุด ได้แก่ หัวข้อ ตาราง รายการลำดับเลข รูปภาพ การแบ่งหน้า ส่วนหัว ส่วนท้าย และขอบเขตส่วนต่างๆ บันทึกข้อความสั้นๆ อาจต้องการเพียงการตรวจสอบอย่างรวดเร็วเท่านั้น รายงานขนาดยาวที่มีคอลัมน์ ตารางที่ซับซ้อน รูปภาพที่ตรึงไว้ หรือหลายส่วน ควรได้รับการเปรียบเทียบทีละหน้า เนื่องจากโครงสร้างเหล่านี้ทำให้ความแตกต่างในการแปลงมีความสำคัญมากขึ้น นี่เป็นการตรวจสอบตามความเสี่ยง ไม่ใช่การรับประกันว่าได้ทดสอบทุกคุณสมบัติที่เป็นไปได้แล้ว

คุณควรเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานเมื่อใด?

หาก Word ไม่แสดงเครื่องหมายใดๆ ให้ตรวจสอบก่อนว่าคุณได้เปิดไฟล์ DOCX ที่ต้องการแล้ว และ เลือก " แสดงเครื่องหมายทั้งหมด" (All Markup ) แล้ว หากเครื่องหมายยังไม่ปรากฏ ให้กลับไปที่ไฟล์ ODT ต้นฉบับ ตรวจสอบ "บันทึกและแสดง" (Record and Show) แล้วส่งออกไฟล์ใหม่ อย่ารับการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างเพียงเพื่อให้ไฟล์ดูเรียบร้อย หากผู้ตรวจสอบจะต้องเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะเก็บการแก้ไขใดบ้าง

หากเครื่องหมายตรวจสอบยังคงอยู่ แต่การเปลี่ยนแปลงเค้าโครงมีความสำคัญ ให้ใช้ Word สำหรับการจัดรูปแบบขั้นสุดท้ายเมื่อ Word เป็นสภาพแวดล้อมการส่งงานที่ต้องการ จากนั้นบันทึกเป็นไฟล์ DOCX ใหม่และตรวจสอบการแก้ไขอีกครั้ง สำหรับเอกสารที่รูปลักษณ์ต้องคงที่ สามารถแนบไฟล์ PDF ไปกับไฟล์ DOCX ที่แก้ไขได้ แต่ไฟล์ PDF ไม่สามารถใช้แทนไฟล์ที่ตรวจสอบได้ ขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเอกสารและซอฟต์แวร์ของผู้รับ โดยทั่วไปแล้วข้อความธรรมดาจะเปรียบเทียบได้ง่ายกว่าเอกสารที่สร้างขึ้นจากเค้าโครงหน้ากระดาษที่ซับซ้อน

คุณจะยืนยันได้อย่างไรว่าการส่งมอบงานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี?

ไฟล์ DOCX พร้อมใช้งานเมื่อเปิดใน Word ฟังก์ชัน All Markup จะแสดงการแก้ไขที่คาดไว้ สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ และองค์ประกอบสำคัญของหน้ายังคงอยู่ครบถ้วน เก็บไฟล์ต้นฉบับ ODT และไฟล์ DOCX ที่ส่งออกไว้ด้วยกันจนกว่าผู้รับจะยืนยันว่าไฟล์ใช้งานได้ หากเครื่องหมายการแก้ไขหรือองค์ประกอบเค้าโครงที่สำคัญหายไป ให้ถือว่าเป็นปัญหาการแปลงและแก้ไขไฟล์ DOCX ในโปรแกรมปลายทางก่อนส่ง