คุณสามารถสร้างจดหมาย Writer ที่ปรับแต่งเฉพาะบุคคลโดยใช้โลโก้เดียวกันในทุกฉบับได้โดยการเชื่อมต่อสเปรดชีต Calc เพิ่มฟิลด์การผสานข้อความลงในเทมเพลต Writer และเรียกใช้Tools > Mail Merge Wizardแทรกกราฟิกที่ใช้ร่วมกันเพียงครั้งเดียว Writer จะทำซ้ำกราฟิกนั้นเมื่อแทนที่ฟิลด์ข้อความในแต่ละรายการ ความช่วยเหลือเกี่ยวกับการผสานจดหมายมาตรฐานของ LibreOffice ไม่ได้ระบุฟิลด์ที่เปลี่ยนรูปภาพสำหรับผู้รับแต่ละราย ดังนั้นเวิร์กโฟลว์นี้จึงใช้รูปภาพคงที่เพียงภาพเดียว
เอกสารช่วยเหลือของ LibreOffice 26.8 อธิบายวิธีใช้งานตัวช่วยสร้างการผสานจดหมาย (Mail Merge Wizard) และวิธีการบันทึกจดหมายที่ผสานแล้วเป็นไฟล์เดียวหรือแยกกัน เทมเพลตและแหล่งข้อมูลที่บันทึกไว้ทำให้สามารถทำซ้ำการทำงานในภายหลังได้: อัปเดตสเปรดชีต ดูตัวอย่างระเบียน และผสานอีกครั้ง นี่คือเวิร์กโฟลว์ที่ผู้ใช้เริ่มต้นและทำซ้ำได้ โดยจะไม่ตรวจสอบสเปรดชีตและสร้างจดหมายใหม่ในพื้นหลัง ควรเก็บเวิร์กบุ๊กและเทมเพลตไว้ด้วยกันเพื่อการใช้งานซ้ำ
ในโปรแกรม Calc ให้ใส่ผู้รับหนึ่งคนต่อหนึ่งแถว และล้างชื่อฟิลด์ในแถวแรก เช่นFirstName, LastName, Email, และCompanyหลีกเลี่ยงการเว้นหัวข้อว่าง และรักษาความสม่ำเสมอของแต่ละคอลัมน์ คอลัมน์ที่มีชื่อว่าImagePathจะไม่เปลี่ยนเป็นรูปภาพโดยอัตโนมัติในการผสานข้อมูลแบบมาตรฐาน
เริ่มสร้างจากข้อมูลทดสอบสองหรือสามรายการก่อน ตรวจสอบชื่อ เครื่องหมายวรรคตอน และฟิลด์เสริม จากนั้นบันทึกสเปรดชีตในตำแหน่งที่เสถียร หาก Writer ไม่แสดงเป็นแหล่งข้อมูล ให้เลือกรายการในตัวช่วยสร้างและจับคู่หัวข้อเมื่อได้รับแจ้ง
หากคุณต้องการประมวลผลเพียงบางส่วนของรายการ ให้กำหนดช่วงระเบียนในขั้นตอนการรวมขั้นสุดท้ายแทนการลบแถวจากแหล่งข้อมูล เก็บสำเนาของสเปรดชีตที่ไม่เปลี่ยนแปลงไว้ก่อนทำการจัดเรียงหรือแก้ไขข้อมูลผู้รับ
เปิดเอกสาร Writer แล้วเลือกเครื่องมือ > ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายใช้เอกสารปัจจุบันหรือเทมเพลตที่มีอยู่ จากนั้นเลือกสเปรดชีตและชีตในขั้นตอนที่อยู่ จับคู่หัวข้อสเปรดชีตกับช่องที่อยู่หากมีข้อความแจ้ง ดูวิธีใช้ตัวช่วยสร้าง "การสร้างจดหมายแบบฟอร์ม" ของ LibreOffice สำหรับขั้นตอนการใช้งานตัว ช่วยสร้าง
ในการปรับแต่งเนื้อหา ให้ลากหัวคอลัมน์จากแหล่งข้อมูล เช่นFirstNameลงในคำทักทาย หรือใช้แทรก > ฟิลด์ > ฟิลด์เพิ่มเติม > ฐานข้อมูล พิมพ์เว้นวรรคและเครื่องหมายวรรคตอนรอบๆ แต่ละฟิลด์ เทมเพลตอาจแสดงตัวยึดตำแหน่ง; ตัวอย่างควรแสดงค่าของระเบียนที่เลือก เมื่อลากหัวจากบานหน้าต่างแหล่งข้อมูล ให้ลากหัวคอลัมน์เองแทนที่จะคัดลอกค่าตัวอย่างที่มองเห็นได้ เพราะนั่นจะแทรกตัวยึดตำแหน่งของฟิลด์
คลิกตรงตำแหน่งที่ต้องการให้โลโก้ปรากฏ แล้วเลือกแทรก > รูปภาพเลือกไฟล์และปล่อยช่องทำเครื่องหมายเชื่อมโยง ไว้โดยไม่ต้องเลือก เพื่อบันทึกรูปภาพลงในเอกสาร รูปภาพที่เชื่อมโยงจะโหลดจากเส้นทางเดิม และอาจหายไปหากไฟล์นั้นถูกย้าย LibreOffice อธิบายเรื่องนี้ไว้ในความช่วยเหลือเกี่ยวกับการแทรกกราฟิก
ปรับขนาดจากมุมเพื่อรักษาสัดส่วน สำหรับโลโก้ที่จัดวางให้ตรงกับข้อความ ให้เลือกรูปแบบ > จุดยึด > เป็นตัวอักษรจากนั้นโลโก้จะเคลื่อนที่ไปพร้อมกับบรรทัดข้อความ บันทึกเทมเพลต Writer หลังจากจัดตำแหน่งกราฟิกแล้ว สำหรับโลโก้ที่จัดวางเป็นบรรทัด การยึดเป็นตัวอักษรจะทำให้ภาพอยู่ในลำดับของย่อหน้า หลีกเลี่ยงการวางโลโก้ที่แชร์ไว้ภายในส่วนที่เลือกข้อความที่อาจถูกแทนที่ในขณะที่แก้ไขฟิลด์การผสาน
วางรูปภาพไว้ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันกับทุกจดหมาย เช่น เหนือคำทักทาย โลโก้หรือแบนเนอร์ทั่วไปจะช่วยให้คงความสม่ำเสมอโดยไม่ต้องมีลิงก์รูปภาพเฉพาะสำหรับแต่ละจดหมาย
ดำเนินการต่อในขั้นตอนการแสดงตัวอย่างหรือการแก้ไขเอกสาร และเรียกดูระเบียนหลายรายการ รวมถึงรายการที่มีชื่อยาวหรือช่องข้อมูลที่ไม่จำเป็นว่างเปล่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละค่าปรากฏในตำแหน่งที่ถูกต้องและโลโก้ที่ใช้ร่วมกันยังคงมองเห็นได้ เรียกดูระเบียนแรก ระเบียนกลาง และระเบียนสุดท้ายเมื่อทำได้ ที่อยู่ยาวและช่องข้อมูลที่ไม่จำเป็นว่างเปล่าจะเผยให้เห็นปัญหาการเว้นวรรคที่ระเบียนแรกที่สั้นกว่าอาจซ่อนไว้ได้
หากโลโก้หายไป โปรดตรวจสอบว่าโลโก้ปรากฏอยู่ในเทมเพลตที่บันทึกไว้ และฝังอยู่ในเทมเพลตแทนที่จะเชื่อมโยงไปยังไฟล์ที่ย้ายไป หากยังคงเหลือเพียงชื่อฟิลด์แทนที่จะเป็นค่า โปรดเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลอีกครั้งและตรวจสอบการแมปฟิลด์
สำหรับการใช้รูปภาพที่แตกต่างกันสำหรับผู้รับแต่ละราย อย่าคิดว่าคอลัมน์เส้นทางรูปภาพเพียงอย่างเดียวจะเพียงพอเอกสารอ้างอิงฟิลด์ฐานข้อมูล ของ LibreOffice อธิบายฟิลด์การผสานจดหมายว่าเป็นตัวยึดตำแหน่งในฐานข้อมูล แต่ไม่ได้ระบุถึงการแทนที่รูปภาพอัตโนมัติในแต่ละระเบียน ควรใช้เวิร์กโฟลว์การสร้างเอกสารที่รองรับรูปภาพแบบแปรผันได้โดยเฉพาะ และทดสอบกับตัวอย่างขนาดเล็กก่อน
หากคุณวางแผนที่จะส่งอีเมล ให้ทดสอบการส่งภาพแยกต่างหาก LibreOffice ระบุไว้ในส่วนช่วยเหลือเกี่ยวกับจดหมายแบบฟอร์ม ว่า ภาพที่ฝังหรือลิงก์อยู่ในเอกสาร HTML จะไม่ถูกส่งไปพร้อมกับอีเมล การบันทึกและตรวจสอบไฟล์ก่อนจะช่วยให้คุณตรวจสอบภาพแต่ละภาพได้ก่อนส่ง
เลือกบันทึกผลลัพธ์ที่รวมกันแล้วลงในไฟล์ เลือก"บันทึกเป็นเอกสารแต่ละฉบับ"สำหรับจดหมายที่แก้ไขได้หนึ่งฉบับต่อผู้รับแต่ละราย หรือเลือก "บันทึกเป็นเอกสารฉบับเดียว"สำหรับไฟล์เดียวที่มีข้อมูลทั้งหมด ใช้โฟลเดอร์เอาต์พุตใหม่และชื่อไฟล์ที่ชัดเจน เอกสาร อ้างอิงการรวมจดหมายจะอธิบายตัวเลือกเอาต์พุตเหล่านี้
เปิดไฟล์รวมหรือตรวจสอบไฟล์แต่ละไฟล์ทีละไฟล์ ตรวจสอบว่าชื่อและที่อยู่เปลี่ยนแปลงไปตามแต่ละรายการ ในขณะที่โลโก้ยังคงคมชัดและอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ตรวจสอบตัวอักษรตัวแรกและตัวสุดท้าย และรายการใด ๆ ที่มีข้อความยาวผิดปกติ
ทำให้ฟังก์ชัน Python สามารถใช้งานได้ใน Calc เรียกใช้ฟังก์ชันนั้นกับสเปรดชีตที่เปิดอยู่ และแก้ไขปัญหามาโครหรือการนำเข้าที่หายไปโดยไม่ต้องผสมผสานระหว่าง LibreOffice และ Python ของระบบ
ล็อกข้อความเฉพาะส่วนเพื่อป้องกันการแก้ไขตามปกติ ในขณะที่ยังคงใช้งานส่วนที่เหลือของเอกสาร Writer ได้ และเรียนรู้ว่าเมื่อใดการเข้ารหัสไฟล์จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า
แก้ไขปัญหาข้อความในสเปรดชีตอ่านยากโดยตรวจสอบธีม สีตัวอักษรในเซลล์ การเติมสี และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Calc
เรียนรู้ว่าทำไม Calc จึงแสดงข้อความสูตรแทนค่าที่คำนวณได้ และวิธีแก้ไขโหมดการแสดงผล เซลล์ที่จัดรูปแบบด้วยข้อความ เครื่องหมายอัญประกาศ หรือผลลัพธ์ที่ล้าสมัย
สร้างจดหมายผสานข้อมูลที่สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้ด้วย Writer โดยใช้ข้อมูลผู้รับจาก Calc และรูปภาพที่ฝังไว้ร่วมกัน จากนั้นดูตัวอย่างและบันทึกจดหมายส่วนบุคคล
ปิดการแสดงสถิติการอัปเดตและการแจ้งเตือนรายงานข้อผิดพลาดของ LibreOffice จากนั้นตรวจสอบว่าการตั้งค่าเหล่านั้นครอบคลุมอะไรบ้างและวิธีการตรวจสอบความถูกต้อง
จัดระยะห่างให้เรียบร้อย ค้นหาข้อความที่มีโครงสร้าง และจัดเรียงชื่อใหม่ด้วยรูปแบบ regex ของ Writer ที่คุณสามารถดูตัวอย่างก่อนทำการแทนที่ได้
เปิดใช้งานการควบคุมแบบสองทิศทางของ Writer ตั้งค่าการไหลของย่อหน้าแบบ RTL และตรวจสอบข้อความผสมภาษาอาหรับหรือฮิบรูโดยไม่รบกวนคำและตัวเลขภาษาอังกฤษ
ติดตั้งฟอนต์ Linux ที่เข้ากันได้กับระบบเมตริก หรือแมปฟอนต์สำรองของ LibreOffice โดยคำนึงถึงข้อกำหนดด้านลิขสิทธิ์ฟอนต์และความแตกต่างของเค้าโครงของ Microsoft ด้วย
เพิ่มช่องข้อความที่ใช้งานได้ ช่องทำเครื่องหมาย และเมนูแบบเลื่อนลงใน Writer จากนั้นส่งออกเป็นไฟล์ PDF ที่ผู้รับสามารถกรอกข้อมูลและบันทึกได้
