เหตุใด Checkbox จึงเป็นฟีเจอร์ของ Excel ที่ยังไม่ได้รับการใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่

หากมองเผินๆกล่องกาเครื่องหมายของ Excelอาจดูเหมือนเป็นฟีเจอร์ที่เรียบง่ายมาก ซึ่งอาจเป็นสาเหตุที่มักมีการมองข้ามฟีเจอร์เหล่านี้ แต่เมื่อใช้ถูกวิธี ฟีเจอร์ที่ถูกมองข้ามนี้อาจเปลี่ยนสเปรดชีตของคุณให้กลายเป็นเอกสารแบบโต้ตอบและใช้งานง่ายได้ มาดูตัวอย่างง่ายๆ กัน!

1. สร้างแบบสำรวจและแบบฟอร์มแบบโต้ตอบ

กล่องกาเครื่องหมายของ Excel ช่วยให้สามารถสร้างแบบสำรวจและแบบฟอร์มแบบโต้ตอบที่เลียนแบบแบบออนไลน์ได้ การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยปรับปรุงการรวบรวมข้อมูล จึงเหมาะสำหรับการสำรวจภายใน แบบสอบถามง่ายๆ หรือการรวบรวมคำติชม

ช่องกาเครื่องหมายยังอนุญาตให้ตรวจสอบข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ผู้ใช้ยินยอมที่จะแบ่งปันที่อยู่อีเมลของตนก่อนที่จะป้อนข้อมูล

หากต้องการทำสิ่งนั้น ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• คลิกบนกล่องข้อความที่ผู้ใช้จะต้องป้อนที่อยู่อีเมล
• เลือก แท็บ ข้อมูลและคลิกการตรวจสอบข้อมูลใน ส่วน เครื่องมือข้อมูลของ Ribbon
• ใน แท็บ การตั้งค่าคลิกเมนูแบบดรอปดาวน์ใต้อนุญาตและเลือกกำหนดเองในเมนู
• ในกล่องข้อความด้านล่างสูตรให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับตามด้วยเซลล์ที่มีช่องกาเครื่องหมาย ในตัวอย่างสูตรคือ= C21
• เลือก แท็บการ แจ้งเตือนข้อผิดพลาด
• ในกล่องข้อความด้านล่างข้อความแสดงข้อผิดพลาดให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการแสดงหากผู้ใช้พยายามป้อนที่อยู่อีเมลโดยไม่ได้ทำเครื่องหมายในช่องกาเครื่องหมาย
• คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและใช้การเปลี่ยนแปลง

หากผู้ใช้ป้อนที่อยู่อีเมลของตนโดยไม่ได้ทำเครื่องหมายในช่องกาเครื่องหมาย พวกเขาจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด

2. ติดตามงานและรายการที่สำคัญ

คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปแยกต่างหากเพื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมาย Excel เพื่อติดตามงาน โปรเจ็กต์ รายการสินค้าคงคลัง หรือผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในสเปรดชีตการวางแผนกิจกรรมพร้อมช่องกาเครื่องหมายเพื่อทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์

หากต้องการดำเนินการอีกขั้นตอนหนึ่ง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excelเพื่อกรองงานบางอย่างขึ้นอยู่กับว่ามีการเลือกงานนั้นไว้หรือไม่ สร้างชีตใหม่ชื่องานที่รอดำเนินการเพื่อกรองงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ออก

ในเวิร์กชีตใหม่ ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางสูตร FILTER รูปแบบประโยคจะมีลักษณะดังด้านล่างนี้:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

ในตัวอย่างข้างต้น ทั้งอาร์เรย์และช่วงตัวกรองจะอยู่ใน แผ่น งานสิ่งที่ต้องทำช่วงอาร์เรย์คือB4:B9โดยที่คำอธิบายของงานอยู่ และช่วงตัวกรองคือF4:F9โดยที่ช่องกาเครื่องหมายอยู่ ดังนั้นสูตรจริงจะมีลักษณะดังนี้:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

โดยพื้นฐานแล้วสูตรนี้หมายถึงเราต้องการแสดงงานที่ยังไม่ได้ถูกตรวจสอบว่าเสร็จสมบูรณ์ (เทียบเท่ากับFALSE ) เครื่องหมายคำพูดคู่ที่ตอนท้ายจะบอกให้สูตรไม่แสดงอะไรเลยถ้าไม่มีผลลัพธ์ วิธีนี้จะทำให้คุณไม่ได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อเซลล์ว่างเปล่า

โดยถือว่าทุกอย่างได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง งานที่รอดำเนินการทั้งหมดจะปรากฏบน แผ่น งานงานที่รอดำเนินการ เมื่อใดก็ตามที่คุณทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์บนแผ่นงานสิ่งที่ต้องทำ งานนั้นจะหายไปจากแผ่นงานงานที่รอดำเนินการ

คุณสามารถสร้างแผ่นงานอื่นเพื่อติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้ เพียงแค่แทนที่FALSEในสูตรด้วยTRUEเท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย

3. ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยอิงจากการเลือกช่องกาเครื่องหมาย

กล่องกาเครื่องหมายยังช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ได้ ซึ่งทำให้สเปรดชีตของคุณมีไดนามิกมากขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนสีพื้นหลังเป็นสีเขียวเพื่อให้สามารถระบุงานที่เสร็จสมบูรณ์ได้ง่ายขึ้น

• เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ
• ใน ส่วน สไตล์ของ แท็บ หน้าแรกคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่
• ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกใช้สูตรเพื่อกำหนดว่าจะจัดรูปแบบเซลล์ใด
• คลิกภายในข้อความด้านล่างนี้เพื่อจัดรูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริงจากนั้นคลิกช่องกาเครื่องหมายแรก นี่จะทำให้คุณได้สูตรที่ชี้ไปยังช่องกาเครื่องหมายนั้น
• ลบเครื่องหมายดอลลาร์ตัวที่สองออกจากสูตร มันจะมีลักษณะเหมือน=$ F4
• คลิก ปุ่ม รูปแบบ
• เลือก แท็บ เติมเลือกสีที่คุณต้องการให้เซลล์ที่จัดรูปแบบเปลี่ยนไป แล้วคลิกตกลง

เคล็ดลับ : ใน Excel เครื่องหมายดอลลาร์ ($) แสดงถึงการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เมื่อสูตรมีทั้งแถวและคอลัมน์แบบสัมบูรณ์ กฎการจัดรูปแบบทั้งหมดจะนำไปใช้กับเซลล์แรก นี่คือเหตุผลว่าทำไมสัญลักษณ์ดอลลาร์ตัวที่สองจึงต้องถูกลบออก

ขณะนี้ เมื่อคุณคลิกช่องกาเครื่องหมาย Excel จะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ

ช่องกาเครื่องหมายใน Excel สามารถทำได้มากกว่าที่คุณคิด แม้ว่าบทความนี้จะครอบคลุมแอปพลิเคชันพื้นฐานบางส่วนแล้ว แต่คุณสามารถสำรวจการใช้งานที่ซับซ้อนมากขึ้นได้โดยการรวมกล่องกาเครื่องหมายเข้ากับฟังก์ชันและคุณลักษณะอื่นๆ ของ Excel ทดลองกับสเปรดชีตของคุณเพื่อปลดล็อคศักยภาพทั้งหมด!