วิธีการใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel

หากคุณทำงานกับชุดข้อมูลใน Excel เป็นประจำ คุณจะทราบดีว่าการค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญเพียงใด ไม่ว่าคุณจะวิเคราะห์ตัวเลขยอดขาย ติดตามสินค้าคงคลังหรือจัดการงบประมาณ ความสามารถในการกรองข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญ

โชคดีที่Microsoft Excelมีเครื่องมือในตัวอันทรงพลังที่สามารถช่วยได้ นั่นคือ ฟังก์ชัน FILTER ด้วยการใช้ฟังก์ชัน FILTER คุณจะสามารถจัดเรียงชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็วและดึงข้อมูลที่คุณต้องการออกมาตามเงื่อนไขที่ระบุได้

สารบัญ

• ฟังก์ชั่น FILTER คืออะไร?
• วิธีการใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel
  • การใช้เกณฑ์หลายรายการในฟังก์ชัน FILTER
• วิธีการใช้ FILTER ร่วมกับฟังก์ชัน Excel อื่น ๆ
• กรองข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพด้วยฟังก์ชั่น FILTER ของ Excel

ฟังก์ชั่น FILTER คืออะไร?

ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel ช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลย่อยจากช่วงโดยอิงจากเกณฑ์หนึ่งเกณฑ์หรือมากกว่านั้น ฟังก์ชันนี้จะประเมินค่าแต่ละค่าในช่วงข้อมูลและส่งคืนแถวหรือคอลัมน์ที่ตรงตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ เกณฑ์ดังกล่าวแสดงเป็นสูตรที่ประเมินผลเป็นค่าตรรกะ

ฟังก์ชัน FILTER ใช้รูปแบบต่อไปนี้:

=FILTER(array, include, [if_empty])

ในนั้น:

• อาร์เรย์คือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการกรอง
• รวมแสดงถึงเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้ในการกรองข้อมูลของคุณ อาจเป็นเกณฑ์เดียวหรือหลายเกณฑ์ที่แยกกันด้วยฟังก์ชันตรรกะของ Excel
• [if_empty]เป็นอาร์กิวเมนต์เสริมที่ระบุค่าส่งคืนหากไม่มีข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ

วิธีการใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel

มาดูตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูลที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อ อายุ และเพศ และคุณต้องการกรองตารางเพื่อแสดงเฉพาะผู้หญิงเท่านั้น คุณจะใช้สูตรดังต่อไปนี้:

=FILTER(A2:C10, C2:C10="Female")

ในการแยกวิเคราะห์สูตร อาร์กิวเมนต์ของอาร์เรย์คือA2:C10และอาร์กิวเมนต์เกณฑ์คือC2:C10="Female"สูตรนี้จะส่งคืนอาร์เรย์ของค่าที่มีเฉพาะแถวที่มี Gender เป็น "Female" เท่านั้น

มาดูตัวอย่างอื่นกันดีกว่า! สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูลที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ หมวดหมู่และราคาคุณต้องการกรองตารางเพื่อแสดงเฉพาะแถวที่มีราคาต่ำกว่าหรือเท่ากับ $400 คุณจะใช้สูตรดังต่อไปนี้:

=FILTER(A2:C10, C2:C10<>

ฟังก์ชัน FILTER จะใช้ตัวดำเนินการเชิงตรรกะ (<=) เพื่อทดสอบ คอลัมน์ ราคาว่ามีเงื่อนไขว่าน้อยกว่าหรือเท่ากับ $400 หรือไม่

การใช้เกณฑ์หลายรายการในฟังก์ชัน FILTER

ฟังก์ชัน FILTER ของ Excel ช่วยให้คุณสามารถระบุเกณฑ์ในการกรองข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งเกณฑ์ หากต้องการเพิ่มเกณฑ์หลายรายการในฟังก์ชัน FILTER คุณต้องใช้ฟังก์ชันตรรกะ "AND" หรือ "OR"

ฟังก์ชัน AND กำหนดให้เกณฑ์ทั้งหมดต้องเป็นจริงสำหรับแถวที่จะรวมอยู่ในผลลัพธ์ตัวกรอง ในขณะที่ฟังก์ชัน OR กำหนดให้เกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์ต้องเป็นจริงสำหรับแถวที่จะรวมอยู่ในผลลัพธ์

นี่คือตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน AND ภายในฟังก์ชัน FILTER เพื่อดึงข้อมูลจากช่วงโดยอิงตามเกณฑ์สองประการ:

=FILTER(A2:C10, (B2:B10="Tech")*(C2:C10>400))

สูตรนี้ส่งคืนแถวที่ตรงตามเกณฑ์สองข้อที่ระบุ เกณฑ์แรกคือค่าในคอลัมน์ B ต้องเป็นTechและเกณฑ์ที่สองคือค่าในคอลัมน์ C ต้องมากกว่า 400 สัญลักษณ์ดอกจัน ( * ) แสดงถึงตัวดำเนินการ AND ซึ่งรวมเกณฑ์สองข้อเข้าด้วยกัน

วิธีการใช้ FILTER ร่วมกับฟังก์ชัน Excel อื่น ๆ

ฟังก์ชัน FILTER ใน Excel สามารถใช้ร่วมกับฟังก์ชันอื่นๆ มากมายเพื่อดำเนินการคำนวณขั้นสูงและวิเคราะห์ชุดข้อมูลเฉพาะในตารางขนาดใหญ่

วิธีทั่วไปในการใช้ FILTER ร่วมกับฟังก์ชันอื่นๆ คือการกรองช่วงข้อมูลด้วยฟังก์ชัน FILTER ก่อน แล้วจึงใช้ฟังก์ชันอื่นกับรายการที่กรองแล้ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชัน SORT ร่วมกับฟังก์ชัน FILTER

นี่คือตัวอย่าง: สมมติว่าคุณมีตารางที่ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆ รวมถึงชื่อ ราคา และความพร้อมจำหน่าย คุณต้องการกรองตารางเพื่อแสดงเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่มีในสต็อกและเรียงลำดับรายการที่กรองตามราคา

สูตรในกรณีนี้จะเป็นดังนี้:

=SORT(FILTER(A2:C10, C2:C10="In Stock"), 2, TRUE)

สูตรนี้จะส่งคืนตารางที่ถูกกรองซึ่งมีเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่อยู่ในสต็อกขณะนี้เท่านั้น โดยเรียงลำดับตามราคาจากน้อยไปมาก อาร์กิวเมนต์ที่สองในฟังก์ชัน SORT (เช่น 2) แสดงถึงหมายเลขคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ

ในกรณีนี้ เราต้องการเรียงลำดับตามราคาในคอลัมน์ B ดังนั้น เราจึงใช้หมายเลข 2 อาร์กิวเมนต์ที่สามในฟังก์ชัน SORT (เช่น TRUE) ระบุว่าเราต้องการเรียงลำดับค่าตามลำดับจากน้อยไปมาก

นี่คือฟังก์ชัน Excel อื่นๆ ที่คุณสามารถรวมกับฟังก์ชัน FILTER ได้:

• SUMIFหรือAVERAGEIF : คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FILTER เพื่อสร้างชุดย่อยของข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์บางอย่าง จากนั้นใช้ฟังก์ชัน SUMIF หรือ AVERAGEIF เพื่อคำนวณผลรวมหรือค่าเฉลี่ยของชุดย่อยของข้อมูลนั้น
  • ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการข้อมูลการขายสำหรับผลิตภัณฑ์ต่างๆ และต้องการคำนวณยอดขายรวมสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะ คุณสามารถใช้ FILTER เพื่อสร้างชุดย่อยของข้อมูลสำหรับผลิตภัณฑ์นั้น จากนั้นใช้ฟังก์ชัน SUMIF เพื่อคำนวณยอดขายรวม
• MAXและMIN : คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FILTER เพื่อค้นหาค่าที่ใหญ่ที่สุดหรือน้อยที่สุดในชุดย่อยของข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์บางอย่าง ในตัวอย่างข้อมูลการขาย คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FILTER ร่วมกับ MAX หรือ MIN เพื่อค้นหาผลิตภัณฑ์ที่มีการขายสูงสุดหรือต่ำสุด
• COUNT : คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน COUNT ร่วมกับ FILTER เพื่อรับจำนวนเซลล์ที่ตรงตามเกณฑ์บางอย่าง

โดยรวมแล้ว การรวมฟังก์ชัน FILTER เข้ากับฟังก์ชัน Excel อื่นๆ จะช่วยให้คุณวิเคราะห์ขั้นสูงได้มากขึ้น และทำให้ข้อมูลของคุณมีความหมายและมีประโยชน์มากขึ้น

กรองข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพด้วยฟังก์ชั่น FILTER ของ Excel

ฟังก์ชัน FILTER ของ Excel ช่วยให้คุณกรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายตามเงื่อนไขที่ระบุ ด้วยการใช้ฟังก์ชัน FILTER คุณสามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการต้องจัดเรียงข้อมูลขนาดใหญ่ด้วยตนเองเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ คุณสามารถระบุเกณฑ์ต่างๆ ได้หลายเกณฑ์และรวมเข้าด้วยกันโดยใช้ตัวดำเนินการ เช่น "AND" และ "OR" ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นและควบคุมสูตรตัวกรองของคุณได้

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักวิเคราะห์ที่มีประสบการณ์หรือมือใหม่ ฟังก์ชัน FILTER ของ Excel สามารถช่วยให้คุณปรับเวิร์กโฟลว์ของคุณให้มีประสิทธิภาพและใช้ประโยชน์จากข้อมูลของคุณได้มากที่สุด